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Die richtigen Informationen schnell und effizient zu finden ist eine Challenge, die jedes Unternehmen — egal ob klein oder groß — heutzutage hat. Die meisten Geschäftsinhaber oder Manager wissen, wie wichtig es für Ihre Mitarbeiter ist, die benötigten Informationen schnell und effizient zu finden. Daher wird initial oft in eine gute Ablagestruktur investiert, die Wiederauffindbarkeit zwar theoretisch bedacht und durch Richtlinien zur Ablage probiert zur verbessern. In der Praxis legen Mitarbeiter Ihre Informationen jedoch unterschiedlich ab und die wirklichen Probleme treten erst ab einer gewissen Datenmenge auf. Eine gute Suchfunktion steigert daher die Produktivität, verringert die Frustration und hilft Ihrem Team dabei, bessere Entscheidungen zu treffen.
Wenn Sie mit der aktuellen Suchfunktion Ihres Unternehmens — egal ob im DMS, im Intranet oder im E-Mailprogramm — in Ihrem Unternehmen nicht zufrieden sind, dann finden Sie hier 6 Tipps, wie Sie sie verbessern können:
1. Verwenden Sie eine spezielle Suchlösung für Unternehmen.
Es ist zwar möglich, allgemeine Suchtools wie Bing für die interne Suche zu verwenden, doch sind diese Tools nicht auf die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten. Außerdem haben viele Datensilos eigene Suchfunktionen, die jedoch eher verpflichtendes Beiprodukt als wirkliches Feature sind. Daher lassen die allgemein zur Verfügung stehenden Suchfunktionen zu wünschen übrig. Im Gegensatz dazu ist eine unternehmensweite Suchlösung darauf zugeschnitten, die für Ihr Unternehmen relevanten Inhaltstypen zu indizieren und zu durchsuchen, z. B. Dokumente, E-Mails und Datenbanken. Des Weiteren ermöglichen diese Lösungen eine deutlich bessere User Experience und sind in der Lage die Challenges, die allgemeineren Lösungen nicht datensiloübergreifend lösen können (spezifische Sprache, Zugriffsrechte, Zentralisierung), zu lösen.
2. Legen Sie den Umfang Ihrer Suche klar fest.
Bevor Sie mit der Implementierung einer neuen Suchlösung beginnen, ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie suchen wollen und warum. Sucht Ihr Team nach Dokumenten, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen? Möchten Sie die E-Mails eines bestimmten Zeitraums durchsuchen können? Suchen Sie Chatnachrichten? Wenn Sie den Umfang Ihrer Suche festlegen, können Sie die richtigen Tools auswählen und sie mit Unterstützung des Anbieters richtig konfigurieren.
3. Implementierung von Best Practices für die Suche.
Es gibt mehrere bewährte Verfahren, die die Effektivität Ihrer Suche verbessern können. So sollten Sie beispielsweise beschreibende Dateinamen verwenden und relevante Metadaten (wie Tags und Kategorien) einfügen, damit Ihr Suchtool den Kontext Ihrer Inhalte besser verstehen kann. Sie sollten jedoch zur Kenntnis nehmen, dass gute Suchtools heutzutage vor allen Dingen auf den Inhalt der Dokumente setzen und durch die Unterstützung von KI-Tags immer nebensächlicher werden.
4. Verwenden Sie Filter und Facetten, um die Ergebnisse zu verfeinern.
Wenn Benutzer nach etwas suchen, erhalten sie oft eine lange Liste von Ergebnissen, die eine Mischung aus relevanten und irrelevanten Dokumenten enthalten kann. Um ihnen zu helfen, das Gesuchte schneller zu finden, können Sie die Ergebnisse mit Filtern und Operatoren eingrenzen. Sie können den Nutzern zum Beispiel erlauben, nach Dateityp, Datumsbereich oder Autor zu filtern. Durch neue Technologien wie Natural Language Processing sind moderne Anbieter zusätzlich in der Lage, die Fragen Ihrer Nutzer auf Basis Ihres Datensatzes zu beantworten und so eine vollkommen neue Suchexperience zu bieten.
5. Schulen Sie Ihre Benutzer.
Change Management ist immer schwierig für Mitarbeiter. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Benutzer wissen, wie sie Ihr Suchwerkzeug effektiv nutzen können. Dies kann bedeuten, dass Sie ihnen Dokumentationen (oft auch anbieterseitig verfügbar) zur Verfügung stellen, Schulungen durchführen oder einfach dafür sorgen, dass die Suchoberfläche einfach zu bedienen ist. Indem Sie in Benutzerschulungen investieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Suchlösung optimal nutzen.
6. Machen Sie Ihre Suche erreichbar
Stellen Sie sicher, dass Ihre Suchmaschine schnell und einfach zu erreichen ist. Wenn Sie es den Mitarbeitern selbst überlassen, sich eine Verlinkung auf dem Desktop abzulegen, dann wird der Erfolg der Suchmaschine stark vom Können und Willen der Nutzer abhängen. Wenn Sie stattdessen Ihren Search Engine direkt gut sichtbar ins Intranet, das DMS oder per Gruppenrichtlinie als Standardstartwebseite installieren, wird die Sichtbarkeit und somit auch die Nutzung der Software steigen. Viele Anbieter bieten zusätzlich weitere Integrationen wie TeamsApps, Outlook Add-Ins, Desktopapplikationen etc. an.
Die Verbesserung der Suche in Ihrem Unternehmen kann eine schwierige Aufgabe sein, aber sie ist die Mühe wert. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihrem Team helfen, die benötigten Informationen schneller zu finden und dadurch bessere Entscheidungen zu treffen.