Die interne Recherche nach Informationen zieht mehr Informationen, als es den meisten Personen in einem Unternehmen bewusst ist. Mit diesem Blogartikel möchten wir einen Beispielcase geben und helfen, den Mehrwert zu visualisieren.
Als Grundlage für die Berechnungen empfehlen wir die Verwendung der ersten Methode von einem unserer beiden Frameworks. Die hier erhaltenen Ergebnisse werden genutzt, um die Zahlen fürs eigene Unternehmen zu ermitteln. Falls du deinen Case berechnen möchtest und dies noch nicht gemacht hast, dann führe zuerst die beschriebene Umfrage durch. Alternativ kannst du auch gerne unsere Zahlen nutzen und diese für dein Unternehmen hochrechnen.
Um den Business Case zu berechnen, gibt es verschiedene harte und weiche Faktoren. Dieser Artikel beschäftigt sich insbesondere mit der Berechnung der harten Faktoren. Nichtsdestotrotz sollen auch die weichen Faktoren zur Geltung kommen:
Die weichen Faktoren
Neben der klassischen Zeiteinsparung sind bei der Einführung einer Enterprise Search Engine weitere weiche Faktoren zu berücksichtigen. Dazu zählen u. A.:
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit – Mit einer Enterprise Search verspüren Mitarbeiter weniger Frust bei der Suche nach Informationen am Arbeitsplatz, das steigert die Zufriedenheit
- Weniger Fluktuation – Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit führt zu weniger Fluktuation und somit erheblich geringeren Personalakquise kosten
- Talente gewinnen – Eine moderne IT-Landschaft bzw. ein moderner digital Workplace gehören zu einer modernen IT-Landschaft dazu. Talente erwarten einen modernen digitalen Arbeitsplatz
- Schnellere Einarbeitung beim Onboarding – Anstatt ewig lange Kollegen zu „shadowen“ oder um Hilfe zu bitten, ermöglicht eine Enterprise Search neuen Mitarbeitern einen schnellen und vor allen Dingen selbstständigen Zugriff auf die internen Informationen
- New & Remote Work – Eine Enterprise Search ermöglicht das einfachere Arbeiten mit einem New Work Approach. Anstatt für jede Kleinigkeit die Kollegen um Hilfe bitten zu müssen, können Kollegen mit einer Enterprise Search die Informationen selbstständig finden
- Diese Liste ist erweiterbar, soll aber insbesondere ein Gedankenanstoß zu weiteren Mehrwerten auf kultureller Ebene neben der reinen Zeiteinsparung sein
Die harten Faktoren
Die Umfrage
In der bereits angesprochenen Umfrage stellen wir eine Frage, die als Grundlage für unsere Berechnungen herhält:
Wie viel Zeit verbringst du täglich durchschnittlich damit, interne Informationen zu suchen, die für die Arbeit benötigt werden?
Die Antwortmöglichkeiten sind dabei die folgenden:
- Weniger als 5 Minuten
- 5-15 Minuten
- 15-30 Minuten
- 30-45 Minuten
- 45-60 Minuten
- Mehr als 60 Minuten
Wir haben die Umfrage mehrfach durchgeführt und das Schöne ist, dass wir – wie so oft – eine Gauß- bzw. Normalverteilung haben:
Verteilung der Antworten auf die Frage: „Wie viel Zeit verbringst du täglich durchschnittlich damit, interne Informationen zu suchen, die für die Arbeit benötigt werden?„
Diese Verteilung hat sich über mehrere Umfragen hinweg bestätigt und wird sich vermutlich auch ungefähr in diesem Rahmen in deinem Unternehmen einpendeln.
Unser Beispielcase
Nehmen wir nun ein beispielhaftes Unternehmen mit 400 Mitarbeitern im Büro. Je nach Anzahl der Mitarbeiter deines Unternehmens kannst du die folgenden Schritte entsprechend mit deinen Zahlen durchrechnen.
Nehmen wir die vorgestellte Verteilung und rechnen diese auf alle Mitarbeiter in eine absolute Zahl an Mitarbeitern pro Kategorie um, dann erhalten wir die folgenden absoluten Zahlen:
| tägliche Zeitaufwände | Verteilung | Absolute Verteilung [400 MA] |
| Weniger als 5 Minuten | 11% | 44 |
| 5-15 Minuten | 38% | 152 |
| 15-30 Minuten | 32% | 128 |
| 30-45 Minuten | 9% | 36 |
| 45-60 Minuten | 6% | 24 |
| Mehr als 60 Minuten | 4% | 16 |
Rechnen wir die absolute Verteilung zusammen mit den gegebenen Antworten um in den täglichen Zeitaufwand (pro Stunde), dann investieren die Mitarbeiter eines Unternehmens mit 400 Büromitarbeitern durchschnittlich 136,5 Stunden pro Tag in die interne Recherche.
Zum Vergleich: Bei einem 8 Stundenarbeitstag sind das 17 Personen, die Vollzeit nur nach internen Informationen suchen.
| Antwortmöglichkeiten | Absolute Verteilung | Zeitaufwand [h/Tag] |
| Weniger als 5 Minuten [5 min] | 44 | 3,7 |
| 5-15 Minuten [10 min] | 152 | 25,3 |
| 15-30 Minuten [22,5 min] | 128 | 48 |
| 30-45 Minuten [37,5 min] | 36 | 22,5 |
| 45-60 Minuten [52,5 min] | 24 | 21 |
| Mehr als 60 Minuten [60 min] | 16 | 16 |
| Summe [h/Tag]: | 136,5 |
Dieser Blogbeitrag basiert auf den Erkenntnissen aus unser Studie „Die Sicht der Mitarbeiter auf das Finden von Informationen im Unternehmen“. Wenn Sie die kompletten Studienergebnisse sehen möchten, dann laden Sie sich diese hier herunter:
Im nächsten Schritt geht es darum einen Wert für das Ganze Jahr zur ermitteln. Das haben wir in folgender Tabelle gemacht:
| Hochrechnung | Stunden |
| Summe [in h/Tag] | 136,5 |
| Summe [in h/Woche] | 682,5 |
| Summe [in h/Monat] | 2.934,8 |
| Summe [in h/Jahr] | 35.217,0 |
Berechtigterweise werden jetzt einige Leute sagen, dass die Werte zu hoch sind, da keine Person 100% der möglichen Arbeitstage wirklich am PC sitzt. Dem stimmen wir zu. Um uns die Berechnung hier etwas zu vereinfachen, nehmen wir pauschal an, dass Mitarbeiter ca. 40% der Zeit in Schulungen, auf Messen, im Urlaub, krank & Co sind.
Das macht aus den berechneten ca. 35.200 Stunden noch 21.120 Stunden/Jahr, die jedes Jahr für die interne Recherche nach Informationen benötigt werden.
Diesen Wert können wir jetzt mit einem durchschnittlichen, kalkulatorischen Stundensatz von 65€ multiplizieren. Heraus kommt, dass Unternehmen 1.370.000 €/Jahr verlieren, weil ihre Mitarbeiter die Zeit lieber mit der Recherche nach internen Informationen verbringen (sollen) – sie sind ja eh da. Zumindest ist das das Mindset von vielen Leuten…
Schade ist, dass dies verschwendetes Kapital ist, mit dem weder neue, mehrwertbringende Projekte umgesetzt werden können, noch dieses Geld in die Mitarbeiterfortbildung investiert werden kann. Mit diesem Kapital und insbesondere mit der freiwerdenden Zeit für Mitarbeiter könnte deutlich mehr gemacht werden – Reduktion des Stresses für Mitarbeiter, neue Investitionen & Co…
Was bedeutet das für dich?
Vermutlich hat dein Unternehmen nicht exakt 400 Mitarbeiter. Deshalb haben wir eine kleine 3-Satzrechnung gemacht, um dir ein Gefühl für die Werte deiner Unternehmensgröße zu geben:
| Betroffene Mitarbeiter [MA] | Monatlicher verschwendeter Aufwand |
| 50 | 14.375 € / Monat |
| 100 | 28.750 € / Monat |
| 200 | 57.500 € / Monat |
| 300 | 86.250 € / Monat |
| 500 | 143.750 € / Monat |
| 750 | 215.625 € / Monat |
Wenn du diese Rechnung einmal für dein Unternehmen ausrechnen willst, dann ändere gerne die Werte entsprechend und nutz die bereits vorgestellten Frameworks, um dir weitere Insights für dein Unternehmen geben zu lassen.
Wie können wir mit amberSearch helfen?
Uns ist bewusst, dass wir bei amberSearch diese Zeit nicht auf null reduzieren werden können – das kann keiner. Warum? Es wird immer den ein oder anderen kleineren Datentopf geben, der aus welchen Gründen auch immer nicht anbindbar ist oder der Mitarbeiter hat einfach nicht die Zugriffsrechte, um auf die gewünschte Information zugreifen zu können.
Dennoch bieten wir mit amberSearch eine KI-basierte Lösung, die diesen Wert um bis zu 40% (laut Kundenaussagen) reduzieren kann.
Wie würdest du eine eingesparte Millionen für dein Unternehmen investieren?
Wie ein mögliches Kosten/Nutzen Diagramm aussehen kann, haben wir in dem Diagramm einmal dargestellt. Das Tool, um diesen automatisch zu generieren, erhältst du hier:
Mit der Eingabe deiner Kontaktdaten übersenden wir dir direkt unser Exceltool, damit du dein Kosten-Nutzen Diagramm berechnen kannst.
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