Die ENTECCOgroup ist eine inhabergeführte, unabhängige Unternehmensgruppe, die Standorte in fünf Ländern im Bereich der Luftreinhaltung betreibt. Hauptsitz ist Lahr im Schwarzwald. Seit ihrer Gründung im Jahr 2010 hat sich die Firma mit ihren innovativen Technologien einen Namen gemacht. Unter der Buy-and-Build-Strategie vereinte die ENTECCOgroup bekannte Marken wie GARANT-Filter, LHS-Clean Air Systems und Turbofilter unter einem Dach. Daneben wurden auch neue Gesellschaften wie beispielsweise 2016 in den USA gegründet. Ihr Angebot umfasst Lösungen zur Luftreinhaltung, die von der Produktfiltration bis zur Bindung und Entsorgung toxischer Stäube reichen.
Mit einem klaren Fokus auf den Schutz der Umwelt und unter Berücksichtigung strenger Klimaschutzregulierungen hat die ENTECCOgroup ihre globale Präsenz stetig ausgebaut. Mit Produktionsstätten in Österreich, den USA und Indien sowie einem Vertriebssatelliten in Polen bedient das Unternehmen wichtige Märkte in Europa, Nordamerika und darüber hinaus. Die ENTECCOgroup, die mittlerweile 115 Mitarbeiter beschäftigt und im Jahr 2023 einen Umsatz von 50 Millionen Euro erzielte, folgt einer nachhaltigen Produktions- und Internationalisierungsstrategie. Mit einer ausgeklügelten Strategie und einem klaren Bekenntnis zum Umweltschutz positioniert sich die ENTECCOgroup als ein wichtiger Akteur im globalen Markt der Umwelttechnik.
Die ENTECCOgroup zeichnet sich durch sein Engagement für fortschrittliche Technologien und nachhaltige Praktiken aus. Das Unternehmen versteht es, innovative Lösungen – auch in der IT – mit Umweltbewusstsein zu verbinden. Die Kunden der ENTECCOgroup profitieren von maßgeschneiderten Lösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, was das Unternehmen zu einem geschätzten Partner in zahlreichen Industriezweigen macht.
Die Challenge: Datenchaos durch die Unternehmensfusionen bei der ENTECCOgroup
Die früher eigenständigen Firmen wie LHS oder Turbofilter blicken auf eine jahrzehntelange Historie zurück. Durch die Integration in die ENTECCOgroup stand man vor der Herausforderung, das Wissen der einzelnen Firmen allen in der Gruppe zugänglich zu machen. Mehrere Terra-Byte an Daten verteilt auf verschiedenen IT-Systemen der einzelnen Firmen und Laufwerken, Excel-Listen, Kataloge oder Zeichnungen, teilweise auch doppelt.
Gerade neuen Mitarbeitenden war oft nicht klar, wo die aktuellsten Informationen liegen.
Um sicher zu stellen, dass die jeweiligen Informationen aktuell waren, musste daher oft bei KollegInnen nachgefragt werden. Dies kostete einerseits viel Zeit, setzte andererseits aber auch voraus, dass die MitarbeiterInnen verfügbar waren bzw. das Wissen überhaupt hatten.
Zusätzlich war es gerade für neue Mitarbeiter eine große Challenge sich in dieser unübersichtlichen Datenstruktur zurecht zu finden. Das dies nicht nur eine gefühlte Challenge war, belegten die Zahlen bei internen Umfragen unter den Mitarbeitern.
Über 70% der Mitarbeiter gaben an, täglich mehr als 15 Minuten mit der Informationsrecherche verbringen zu müssen. Bei über 25% der Mitarbeiter war dies sogar länger als 30 Minuten täglich.
Die IT-Leitung erkannte schon früh das Potenzial, welches in einer KI-gestützten Suche steckte.
Daher suchte man aktiv den Kontakt mit amberSearch:
„Wir hatten amberSearch zuvor auf einer Messe der Filterbranche im Jahr 2022 kennengelernt und dort einen guten ersten Eindruck erhalten, wie sie ticken. Als das Bedürfnis zum besseren Informationsmanagement aus der Belegschaft an uns getragen wurde, war klar, dass amberSearch in der engeren Auswahl ist.“
Frederik Mussler, Head of IT, ENTECCOgroup
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Am 3. Mai um 10 Uhr werden wir gemeinsam mit der ENTECCOgroup ein Webinar über unsere Zusammenarbeit im Rahmen des KI-Monats Mai veranstalten. Du willst mehr über die Zusammenarbeit erfahren? Dann melde dich jetzt an:
Welche Anforderungen hatte die ENTECCOgroup?
Das eine KI-basierte Suche nicht ganz trivial ist, das war der IT-Abteilung der ENTECCOgroup schnell klar. Deshalb hatte man folgende Anforderungen definiert:
- Zugriffsrechte sollten basierend auf dem existierenden Zugriffsrechtemanagementsystem berücksichtigt werden
- Man wünschte sich eine Managed Service Lösung, die dennoch in der Lage sein sollte, auch lokale Systeme wie Laufwerke intelligent verarbeiten zu können.
- Die Softwarelösung sollte in der Lage sein, standort- und systemunabhängig zu funktionieren.
- Eine intuitiv in die Software eingebaute Intelligenz, die versteht, wonach gesucht wird, auch wenn das Wording oder der Speicherort unklar ist.
- Die gesuchte Lösung sollte DSGVO-konform sein und sich schlank in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren.
- Eingescannte Dokumente sollten durchsucht werden können.
- Insbesondere der IT war es wichtig, eine Softwareanbieter-unabhängige Lösung, die weder das eine noch das andere Softwaresystem bevorzugt und so einen Vendor-Lockin vermeidet
Mit amberSearch fand man eine Lösung, die diese Anforderung sowie einige weitere Funktionen erfolgreich lösen konnte. Damit sollte die Suchzeit und auch die daraus entstehenden Ineffizienzen bei der Arbeit reduziert werden. Zusätzlich wollte man gemeinsam mit amberSearch „Hands-On“ Erfahrungen im Bereich KI bekommen.
Darum entschied man sich im Frühjahr 2023 für die gemeinsame Zusammenarbeit mit amberSearch.
„Ich glaube, dass die ENTECCOgroup Anforderungen und Herausforderungen hat, die die meisten mittelständischen Unternehmen betreffen. Es freut uns, dass sie zum richtigen Zeitpunkt auf uns zugekommen sind, um mit unserer Expertise diese Challenges zu lösen.“
Bastian Maiworm, Mitgründer amberSearch
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Die Umsetzung und Zusammenarbeit zwischen der ENTECCOgroup und amberSearch
In der ersten Phase der Zusammenarbeit sollte die Machbarkeit sowie der Nutzen von amberSearch in der Produktivumgebung der ENTECCOgroup nachgewiesen werden. Mit dem Ziel, Ineffizienzen zu lösen und einen besseren Zugriff auf internes Know-How zu gewährleisten, wurde amberSearch als systemübergreifendes KI-Tool für die Mitarbeiter eingeführt. Dafür wurden neben diversen Laufwerken auch Onlinesysteme wie Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint oder OneNote eingebunden.
Nachdem nach einem ersten Test durch die Key User festgestellt wurde, dass weitere öffentliche Outlookordner integriert werden sollten, setze amberSearch diesen Wunsch innerhalb von einer Woche ebenfalls um. Anschließend wurde das System an weitere Abteilungen der ENTECCOgroup freigegeben. Diese reibungslose Erweiterung des Nutzerkreises demonstrierte nicht nur die Benutzerfreundlichkeit von amberSearch, sondern auch die Agilität der ENTECCOgroup, neue Technologien firmenweit zu adaptieren.
„Der technische Implementierungsaufwand war erstaunlich gering und hielt das Versprechen von amberSearch, mit weniger als einem halben Tag Aufwand eine nahtlose Integration zu ermöglichen.“
Frederik Mussler, Head of IT ENTECCOgroup
Ein Teil des ENTECCOgroup-Teams
Dieser unkomplizierte Beginn legte den Grundstein für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit. Die enge Zusammenarbeit beider Unternehmen sorgt bis heute dafür, dass Feedback schnell in funktionale Verbesserungen umgesetzt wurde, was die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit von amberSearch unter Beweis stellte.
Einführung von generative KI bei der ENTECCOgroup im August 2023
Im August 2023 hat amberSearch mit amberAI eine weitere Funktion freigeschaltet. Neben der intelligenten Suche wurden mit Hilfe von amberAI nun die Antworten zusammengefasst sowie das Chatten mit Dokumenten ermöglicht. Der große Vorteil für die IT:
Es gab einige Mitarbeiter, die sich frühzeitig mit diesen Technologien beschäftigt hatten und gerne solche Tools im Unternehmen nutzen wollten. Jedoch war das Problem, dass diese zunächst umständlich in teilweise nicht DSGVO-konforme Tools hochgeladen werden mussten und unklar war, was mit den Daten passiert. Mit der Einführung von amberAI ist die IT der ENTECCOgroup in der Lage, den MitarbeiterInnen ein DSGVO-konformes Tool zur Verfügung zu stellen, mit dem diese eine sichere Umgebung haben, um Erfahrungen mit KI zu sammeln.
Mehrwerte & Anwendungsfälle von amberSearch bei der ENTECCOgroup
Nach dem amberSearch nun mehrere Monate im Einsatz ist, kristallisieren sich u. A. folgende Anwendungsfälle heraus:
- Suchen von Kalkulationsgrundlagen oder Vorlagen
- Finden von alten Verträgen, in denen bspw. nur Nummern, Namen o. Ä. bekannt sind
- Informationen zu älteren Projekten, bei denen die Mitarbeiter selbst noch nicht bei der ENTECCOgroup waren
- Schneller Vergleich von Dokumenten, insb. wenn es um Teilenummern geht
- Finden von Bildern
Durch die Einführung von amberSearch werden Informationen, die zuvor über verschiedene Systeme und Standorte verstreut waren, zentral und intelligent durchsuchbar gemacht. Dies führte zu einer deutlichen Reduzierung der Zeit, die für die Suche und Verwaltung von Dokumenten aufgewendet wird.
Damit jeder amberSearch einmal ausprobieren kann, haben wir in unserer Onlinedemo eine mittlere sechsstellige Anzahl an Dokumenten auf über 10 Systeme verteilt:
Ein weiterer wesentlicher Mehrwert ist die verbesserte Datenqualität. Dadurch, dass in amberSearch aktuellere Dokumente gegenüber älteren Dokumenten bevorzugt werden, kann man sich sicher sein, dass die aktuellsten Daten gefunden werden. Dies ermöglicht den KollegInnen der ENTECCOgroup, auf der Grundlage aktueller und genauer Informationen zu Entscheidungen zu treffen.
„Das Feedback unserer Mitarbeiter zu amberSearch ist durchweg positiv. Sie schätzen besonders, wie intuitiv und zeitsparend die Suche nach Dokumenten und Informationen geworden ist.“
Frederik Mussler, Head of IT, ENTECCOgroup
Dank amberSearchs OCR-Funktionalität können auch Inhalte aus gescannten Dokumenten durchsucht werden, was die Reichweite der zugänglichen Informationen erweitert. Zudem unterstützt die Plattform die ENTECCOgroup dabei, Compliance-Anforderungen einfacher zu erfüllen, da relevante Dokumente und Richtlinien schneller gefunden und angewendet werden können [als ein allgemeines Beispiel gilt die ISO9001, wo unsere Lösung hilft, Anforderungen der Kapitel 7.1.6, 7.5 und 9.2 ISO einzuhalten].
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Fotocredits: ENTECCOgroup