RSM Ebner Stolz ist eine der größten unabhängigen mittelständischen Prüfungs- und Beratungsgesellschaften in Deutschland. Das Unternehmen gehört zu den Top Ten der Branche und verfügt über eine breite Expertise in Wirtschaftsprüfung, Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung.
Mit diesem multidisziplinären Beratungsansatz und über 2.700 Mitarbeitenden an 14 Standorten betreut RSM Ebner Stolz als einer der Marktführer im Mittelstand nationale und internationale Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen aller Branchen.
Als Mitglied von RSM International bietet RSM Ebner Stolz seinen Mandanten hochwertige Prüfungs- und Beratungsleistungen in weltweit 120 Ländern mit 820 Büros an.
Inhaltsverzeichnis
Erfolgreicher Einsatz von KI im Wissenstransfer
Die Management Consultants von RSM Ebner Stolz bieten Top-Management Beratung und Hands-On-Unterstützung bei der Implementierung und dem Betrieb spezifischer Finance-Tools für integrierte Planung und Konsolidierung an. Das in vielen Jahren erfolgreicher Projektarbeit entstandene Know-How in diesem Bereich ist in diversen Formaten im Unternehmen zugänglich dokumentiert: In Handbüchern, Tipps- & Tricks, Vorträgen und Onboarding / Support-Dokumentationen. Der Zugriff auf dieses Know-How über gängige Dokumentenverwaltungs- und Suchlösungen war mitunter langwierig und von personengebundenem Erfahrungswissen abhängig. Deshalb entschieden sich die RSM Ebner Stolz Management Consultants für die Implementierung der leistungsstarken Lösung amberSearch.
“Durch den engen Austausch und die jederzeitige Erreichbarkeit unseres Projektleiters auf Seiten von amberSearch konnten wir die typischen Hürden der Implementierung sehr schnell nehmen und bereits nach wenigen Wochen auf eine produktionsreife Lösung zurückgreifen” – Arne Sell, Senior Manager, RSM Ebner Stolz
Die Herausforderung
Die Suche nach spezifischen Informationen, relevanten Dokumenten und konkreten Problemlösungen in einem jahrelang gewachsenen Know-How-Pool ist häufig zeitaufwändig und wenig effizient. Support-Mitarbeitende mussten sich häufig auf ihre bisherige Erfahrung, ihre eigene Kenntnis verfügbarer Dokumente und auf das Gespräch mit erfahrenen Kolleginnen oder Kollegen verlassen. Dokumente und Informationen liegen zudem an unterschiedlichen internen Datenquellen vor (von Ticket-System bis Server-Ordner), was in Teilen Zugriffs- und Recherchezeiten verursachte.
Der schnelle, intuitive Zugriff auf die richtigen Informationen ist für den internen Support und ein schnelles Onboarding neuer Mitarbeitender essenziell. Ebenso kann erst durch eine effiziente und qualitative Suche das gesamte Know-How der vergangenen Jahre überhaupt verfügbar gemacht werden. Daher wurde nach einer Lösung gesucht, die Informationen aus verschiedenen Quellen bündelt und einfach zugänglich macht.
“Bei RSM Ebner Stolz haben wir erstmals die Möglichkeit genutzt, über einen eigenen Upload-Bereich Inhalte und Dokumente gezielt über amberSearch durchsuchbar zu machen. Hier wurde von Anfang an mit viel Weitblick eine Informationsbasis für einen einzigartigen Anwendungsfall geschaffen”
Moritz Nikula, Customer Success Manager, amberSearch
Die Lösung: KI-Assistenten kombiniert mit bestehendem Know-How
Mit der Implementierung von amberSearch konnten gezielt intelligente KI-Assistenten für spezifische Themenbereiche eingerichtet werden. Der Ansatz von amberSearch nutzt internes Wissen in Kombination mit dem Know-How des Unternehmens, um Anfragen in Echtzeit zu analysieren und die relevanten Antworten aus den verknüpften Informationsquellen bereitzustellen. Dadurch erhalten alle Mitarbeitenden direkte und präzise Antworten, ohne lange Wartezeiten oder umständliche manuelle Recherchen.
Berater von RSM Ebner Stolz beim Erfahrungsaustausch
Die KI-Lösung amberSearch ist im Kern eine innovative Such- und Chatplattform, die es ermöglicht, Informationen aus verschiedenen Quellen zentral zu finden und zu verknüpfen. Bei der Entwicklung fokussierten sich die Entwickler besonders auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit, um die Nutzung auch für ungeübte Mitarbeitende so einfach wie möglich zu gestalten. Auf Basis der amberSearch-Plattform können verschiedene KI-Assistenten für bestimmte Fachbereiche definiert werden. Diese KI-Assistenten beantworten konkrete Fragen auf Basis von spezifisch vorgehaltenen
Informationen und sind somit deutlich präziser als herkömmliche Chattools wie ChatGPT und zusätzlich komplett DSGVO-konform. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden das gezielte und effiziente Lösen von Supportanfragen und auftretenden Problemen.
Ein weiterer Vorteil der Lösung ist die Möglichkeit, Suchanfragen zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Dadurch werden nicht nur aktuelle Anfragen schneller beantwortet, sondern auch zukünftige Support-Prozesse optimiert.
Die Erfolge durch die KI-Unterstützung
Die Ergebnisse der Einführung sprechen für sich:
- Schnellere Suchprozesse: Die Zeit, die für die Recherche nach relevanten Informationen benötigt wurde, konnte teilweise um bis zu 80%, im Schnitt um bis zu 40% reduziert werden. Während Support-Mitarbeitende zuvor teils mehrere Minuten für eine Recherche aufwenden mussten, liefert die neue Lösung innerhalb von Sekunden präzise Ergebnisse.
- Konkrete Problemlösung: Gegenüber generischen Internetsuchen ist die Suche über amberSearch bedeutend präziser. Der Bezug auf konkretes, fallspezifisches Unternehmenswissen (inklusive Quellverweis) hilft auch neu auftretende Probleme und Fragen schnell und treffsicher zu lösen.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Gerade bei Standardanfragen können schneller standardisierte Antworten über die KI gegeben werden. Dies führt dazu, dass deutlich mehr Zeit für komplexere Anfragen aufgebracht werden kann, was wiederum Arbeitsqualität und Kundenzufriedenheit steigen lässt.
- Gesteigerte Mitarbeitendenzufriedenheit: Mitarbeitende, welche sich vorher lange damit beschäftigten, wichtige Informationen in bestimmten Dokumenten kleinteilig nachzulesen, können sich nun stärker auf ihre eigentliche, mehrwertbringende Arbeit fokussieren.
Fazit
Durch die erfolgreiche Einführung der Enterprise Search Lösung konnten die RSM Ebner Stolz Management Consultants nicht nur die Effizienz im Support, sondern auch die Qualität von Onboarding und Schulungen weiter steigern. Die Implementierung dieser innovativen Suchtechnologie zeigt, wie moderne Unternehmen ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig den Anforderungen ihrer Kunden gerecht werden können.
Dank der intelligenten Verknüpfung verschiedener Datenquellen über den eigenen Upload-Bereich, der gezielten Einrichtung von Chatbots und der kontinuierlichen Verbesserung durch Analysen der Support Anfragen und Antworten ist es gelungen, ein leistungsfähiges und zukunftssicheres System zu schaffen. Diese Erfolgsgeschichte verdeutlicht, wie eine Enterprise Search Lösung nicht nur interne
Prozesse optimieren, sondern auch einen echten Mehrwert für Unternehmen und ihre Herausforderungen bieten kann.
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Fotoquelle: RSM Ebner Stolz