Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung von amber
Stand: 30. Juli 2025

General Terms and Conditions (GTC) for the use of amber

As of: 30. Juli 2025

In case of ambiguity, the German version shall prevail.

1.                 Geltungsbereich

Diese AGB regeln die Rechtsbeziehungen zwischen der amber Tech GmbH, Jülicher Str. 72 a, 52070 Aachen (im Folgenden „Anbieter“) und den Nutzern („Nutzer“) der KI‑gestützten Software‑Plattform amber – einschließlich aller zugehörigen Produkte wie amberSearch, amberAI oder amberAgents. Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Abweichende Bedingungen finden nur Anwendung, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zustimmt. Mit Registrierung oder Nutzung von amber erklärt der Nutzer sein Einverständnis mit diesen AGB.

1. Scope

These General Terms and Conditions govern the legal relationship between amber Tech GmbH, Jülicher Str. 72 a, 52070 Aachen (hereinafter referred to as the “Provider”) and the users (“Users”) of the AI-supported software platform amber – including all associated products such as amberSearch, amberAI, or amberAgents. They apply exclusively to entrepreneurs within the meaning of § 14 BGB (German Civil Code) and legal entities under public law. Deviating terms and conditions shall only apply if the Provider expressly agrees to their validity in writing. By registering or using amber, the User declares their agreement with these GTC.

2.                  Leistungsbeschreibung

2.1               SaaS‑Dienst und Funktionsumfang

amber wird als Software‑as‑a‑Service bereitgestellt und ermöglicht berechtigten Mitarbeitenden einen schnellen, DSGVO‑konformen Zugriff auf verschiedene KI-Funktionen, welche auch auf sämtliche unternehmensinterne Daten erweitert werden können.

2.2               Datenquellen und Zugriffsrechte

Werden interne Systeme angebunden, dann können E‑Mails, Dokumente, Intranet‑Inhalte, Chat‑Verläufe und andere Datenquellen zentral durchsucht werden. Dabei werden bestehende Berechtigungen strikt gewahrt, vollständige Kopien der Datenbestände nicht angelegt; es werden lediglich Suchindizes erzeugt.

2.3               KI‑Funktionen

Über klassische Stichwortsuche hinaus nutzt amber semantische Modelle sowie generative KI und liefert Antworten in natürlichsprachlicher Form samt Quellenangaben.

2.4               Nutzungswege

Der Dienst kann je nach gebuchtem Paket über Web‑Browser, Desktop‑App, Microsoft‑Teams‑App, Outlook‑Plug‑in, iFrame‑ oder Widget‑Einbettung und mobile Endgeräte verwendet werden.

2.5               Betriebsmodelle und Hosting‑Varianten

2.5.1 Cloud‑Service (Standard):

Mandantenfähiger Cloud‑Dienst in der Infrastruktur des Anbieters.

2.5.2 Self‑Hosted‑Betrieb:

Bereitstellung von Container‑Images zur Ausführung in der Infrastruktur des Kunden; Weitergabe der Images oder Zugangsdaten an Dritte ist untersagt.

2.5.3 Pflichten nach Vertragsende (Self‑Hosted):

Der Kunde hat binnen vierzehn (14) Kalendertagen nach Vertragsende die Nutzung einzustellen, sämtliche Images und Sicherungskopien zu löschen und die Löschung schriftlich zu bestätigen. Der Anbieter stellt fortlaufend Updates bereit und strebt eine hohe Verfügbarkeit an, garantiert jedoch keine Unterbrechungsfreiheit (vgl. Ziff. 6).

2.     Service description

2.1   SaaS service and range of functions

amber is provided as Software as a Service and enables authorized employees to quickly access various AI functions in compliance with the GDPR, which can also be extended to all internal company data.

2.2   Data sources and access rights

If internal systems are connected, emails, documents, intranet content, chat histories, and other data sources can be searched centrally. Existing permissions are strictly maintained, and complete copies of the data sets are not created; only search indexes are generated.

2.3   AI functions

Beyond classic keyword searches, amber uses semantic models and generative AI to provide answers in natural language, including source references.

2.4   Ways of use

Depending on the package booked, the service can be used via web browser, desktop app, Microsoft Teams app, Outlook plug-in, iFrame or widget embedding, and mobile devices.

2.5   Operating models and hosting variants

2.5.1  Cloud service (standard):

Multi-tenant cloud service in the provider’s infrastructure.

2.5.2    Self-hosted operation:

Provision of container images for execution in the customer’s infrastructure; transfer of images or access data to third parties is prohibited.

2.5.3    Obligations after termination of contract (self-hosted):

The customer must cease use within fourteen (14) calendar days after termination of the contract, delete all images and backup copies, and confirm the deletion in writing. The provider provides ongoing updates and strives for high availability, but does not guarantee uninterrupted service (see Section 6).

3         Vertragsabschluss und Nutzerregistrierung

Ein Nutzungsvertrag kommt entweder durch individuelle Vereinbarung oder durch Online‑Registrierung zustande. Der Nutzer hat vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen und sorgt für die Sicherheit seiner Zugangsdaten. Bei Team‑ oder Mehrbenutzerkonten ist der Hauptnutzer verantwortlich, dass alle eingeladenen Personen diese AGB einhalten. Der Anbieter kann eine Registrierung oder einen Vertragsabschluss aus wichtigen Gründen ablehnen.

3.                 Contract conclusion and user registration

A user agreement is concluded either through individual agreement or through online registration. The user must provide complete and truthful information and ensure the security of their access data. In the case of team or multi-user accounts, the main user is responsible for ensuring that all invited persons comply with these terms and conditions. The provider may refuse registration or contract conclusion for important reasons.

4         Nutzungsrechte, Pflichten und Grenzen

4.1   Nutzungsrechte an der Software

Der Anbieter räumt dem Nutzer ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, amber während der Vertragslaufzeit für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Eine Dekompilation, Veränderung oder Weitergabe ist unzulässig.

4.2   Rechte an Nutzerinhalten

Alle vom Nutzer eingebrachten Daten bleiben in dessen Eigentum bzw. unter dessen Kontrolle. Der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich, um die vertraglich vereinbarten Funktionen bereitzustellen.

4.3   Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich zur gesetzes‑ und vertragskonformen Nutzung, wahrt Rechte Dritter, übernutzt den Dienst nicht, beeinträchtigt nicht dessen Integrität, erfüllt Bedingungen angebundener Drittanbieter und wirkt bei Einrichtung und Fehlerbehebung mit.

4.4   Unzulässige Automatisierungen und regulatorische Grenzen

Der Einsatz von Scraping, Bots, Makros oder ähnlicher Verfahren außerhalb des vertraglichen Zwecks ist verboten. Ebenso untersagt sind Aktivitäten, die Stabilität oder Sicherheit des Dienstes gefährden, sowie eine Nutzung als Hochrisiko‑KI‑Systeme eingestuften Anwendungen ohne schriftliche Zustimmung des Anbieters.

4.5   Fair‑Usage‑Regelung

Für promptbasierte oder andere rechenintensive Funktionen gelten Kontingente gemäß der jeweils aktuellen Fair‑Usage‑Policy. Bei Überschreitungen kann der Anbieter Funktionen einschränken oder ein Upgrade anbieten; wiederholte Überschreitungen gelten als Vertragsverletzung.

4.6   Freistellung

Der Kunde stellt den Anbieter und dessen Erfüllungsgehilfen von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung der Plattform oder den vom Kunden eingebrachten Inhalten resultieren, sofern kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Anbieters zugrunde liegt. Die Freistellung umfasst notwendige Rechtsverfolgungskosten.

4.                 Rights of use, obligations, and limitations

4.1   Rights of use for the software

The provider grants the user a simple, non-transferable right to use amber for their own business purposes during the term of the contract. Decompilation, modification, or transfer is not permitted.

4.2   Rights to user content

All data entered by the user remains the property of and under the control of the user. The provider processes it exclusively for the purpose of providing the contractually agreed functions.

4.3   User obligations

The user undertakes to use the service in accordance with the law and the contract, to respect the rights of third parties, not to overuse the service, not to impair its integrity, to fulfill the conditions of affiliated third-party providers, and to cooperate in setup and troubleshooting.

4.4   Prohibited automation and regulatory limits

The use of scraping, bots, macros, or similar methods outside the contractual purpose is prohibited. Activities that jeopardize the stability or security of the service are also prohibited, as is the use of applications classified as high-risk AI systems without the written consent of the provider.

4.5     Fair Usage Policy

Quotas apply to prompt-based or other computationally intensive functions in accordance with the current Fair Usage Policy. If these quotas are exceeded, the Provider may restrict functions or offer an upgrade; repeated exceedances shall be deemed a breach of contract.

4.6     Indemnification

The customer indemnifies the provider and its vicarious agents against all third-party claims resulting from the use of the platform or the content provided by the customer, provided that there is no intentional or grossly negligent conduct on the part of the provider. The indemnification includes necessary legal costs.

5        Kosten und Zahlungsbedingungen

5.1   Preismodell

Die Nutzung von amber ist entgeltlich, es sei denn, es wurde ausdrücklich ein kostenloser Testzugang vereinbart. Preise ergeben sich aus der gültigen Preisliste oder aus individuellen Vereinbarungen und verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer.

5.2   Zahlungsbedingungen

Sofern nichts anderes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung jährlich im Voraus. Rechnungen sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen ohne Abzug zu begleichen.

5.3   Zahlungsverzug

Bei Verzug fallen gesetzliche Verzugszinsen an; der Anbieter kann nach Mahnung Leistungen sperren und bei Verzug von mehr als dreißig (30) Tagen den Vertrag außerordentlich kündigen.

5.4   Preisanpassungen

Der Anbieter kann Entgelte zum Ausgleich gestiegener Kosten anpassen. Änderungen werden mindestens sechs (6) Wochen vorher angekündigt; der Nutzer kann bis zum Wirksamwerden kündigen.

5.5   Preisänderungen und Sonderkündigungsrecht

Erhöht sich der Gesamtpreis um mehr als achtzehn Prozent (18 %) innerhalb eines Abrechnungsjahres, kann der Kunde den Vertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung außerordentlich kündigen.

5.6  Kostenloser Testzugang

Ein Testzugang dient ausschließlich der Erprobung, endet jederzeit ohne automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Vertrag und bietet nur eingeschränkten Support. Daten können nach Testende gelöscht werden.

5.                   Costs and payment terms

5.1     Pricing model

The use of amber is subject to a fee, unless a free trial access has been expressly agreed. Prices are based on the valid price list or individual agreements and are net plus sales tax.

5.2   Payment terms

Unless otherwise agreed, invoices are issued annually in advance. Invoices are payable within fourteen (14) days without deduction.

5.3     Default of payment

In the event of default, statutory default interest shall be charged; the provider may block services after issuing a reminder and, in the event of a default of more than thirty (30) days, terminate the contract for cause.

5.4     Price adjustments

The provider may adjust fees to compensate for increased costs. Changes will be announced at least six (6) weeks in advance; the user may terminate the contract before the changes take effect.

5.5     Price changes and special right of termination

If the total price increases by more than eighteen percent (18%) within a billing year, the customer may terminate the contract extraordinarily upon the increase taking effect.

5.6     Free trial access

A trial access is for testing purposes only, ends at any time without automatic conversion to a paid contract, and offers only limited support. Data may be deleted after the trial period ends.

6        Haftung und Gewährleistung

Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software, nicht ein bestimmtes Suchergebnis. Kurzzeitige Ausfallzeiten stellen keine Pflichtverletzung dar. Bei erheblichen Mängeln wird der Anbieter nachbessern oder eine Umgehungslösung anbieten; schlägt dies fehl, kann der Nutzer mindern oder außerordentlich kündigen. Der Anbieter haftet bei leichter Fahrlässigkeit nur für Kardinalpflichten und in Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens; bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit haftet er unbeschränkt. Eine Haftung für Datenverlust besteht nur, wenn der Nutzer übliche Datensicherungen unterlassen hat. Für Leistungen Dritter und höhere Gewalt haftet der Anbieter nicht.

6.                 Liability and warranty

The provider is responsible for providing the software, not for a specific search result. Short-term downtime does not constitute a breach of duty. In the event of significant defects, the provider will remedy the defect or offer a workaround; if this fails, the user may reduce the price or terminate the contract for cause. In cases of slight negligence, the provider is only liable for cardinal obligations and to the extent of typically foreseeable damage; in cases of intent, gross negligence, or injury to life, limb, or health, the provider is liable without limitation. Liability for data loss only exists if the user has failed to perform standard data backups. The provider is not liable for third-party services or force majeure.

7        Datenschutz und Datensicherheit

7.1   DSGVO

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung und hostet alle Kundendaten in ISO/IEC 27001‑zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU/Deutschland. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird auf Wunsch geschlossen. Datenschutzvorfälle werden unverzüglich gemeldet.

7.2   Einsatz von Subunternehmern („Sub‑Processors“)

7.2.1         Subunternehmer

Der Anbieter bedient sich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten sorgfältig ausgewählter und gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebundener Subunternehmer („Sub‑Processors“). Eine jeweils aktuelle Übersicht über Name, Anschrift, Leistungsumfang sowie den Hinweis, ob die Beauftragung verpflichtend oder optional ist, findet sich in Anlage 2 zu diesen AGB.

7.2.2         Anforderungsüberwachung Subprocessor

Der Anbieter gewährleistet, dass sämtliche Sub‑Processors denselben Datenschutz‑ und Sicherheitsanforderungen unterliegen wie der Anbieter selbst; insbesondere werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Anlage 6 umgesetzt.

7.2.3         Änderung Subprocessor

Beabsichtigt der Anbieter, einen zusätzlichen Sub‑Processor einzusetzen oder den Leistungsumfang eines bestehenden Sub‑Processors wesentlich zu ändern, informiert er den Kunden mindestens 30 Kalendertage im Voraus in Textform. Der Kunde kann dem Einsatz eines neuen Sub‑Processors binnen 14 Kalendertagen ab Zugang der Mitteilung aus wichtigem, datenschutzbezogenem Grund widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, gilt die Zustimmung als erteilt.

7.                 Data protection and data security

7.1 GDPR

The provider processes personal data as a processor in accordance with Art. 28 GDPR exclusively for the purpose of fulfilling the contract and hosts all customer data in ISO/IEC 27001-certified data centers within the EU/Germany. A data processing agreement will be concluded upon request. Data protection incidents will be reported immediately.

7.2   Use of subcontractors (“sub-processors”)

7.2.1         Subcontractors

The provider uses carefully selected subcontractors (“sub-processors”) who are contractually bound in accordance with Art. 28 GDPR to fulfill its contractual obligations. A current overview of the name, address, scope of services, and information on whether the subcontracting is mandatory or optional can be found in Appendix 2 to these GTC.

7.2.2    Requirement monitoring for sub-processors

The Provider shall ensure that all Sub-Processors are subject to the same data protection and security requirements as the Provider itself; in particular, appropriate technical and organizational measures (TOM) in accordance with Appendix 6 shall be implemented.

7.2.3    Change of subprocessor

If the provider intends to use an additional subprocessor or to significantly change the scope of services of an existing subprocessor, it shall inform the customer in writing at least 30 calendar days in advance. The customer may object to the use of a new subprocessor within 14 calendar days of receipt of the notification for important data protection reasons. If no objection is made, consent shall be deemed to have been given.

8                   Laufzeit und Kündigung

8.1               Mindestlaufzeit und Verlängerung

Ein zahlungspflichtiger Vertrag läuft grundsätzlich zwölf Monate und verl Abweichende Regeln können wir die Variante Ignite im Self-Service gelten.

8.2               Kündigungsform

Ordentliche Kündigungen bedürfen der Textform; der Zugang ist maßgeblich.

8.3               Außerordentliche Kündigung

Beide Parteien können aus wichtigem Grund fristlos kündigen, etwa bei schwerwiegenden Vertragsverstößen oder Zahlungsverzug des Nutzers über dreißig (30) Tage.

8.4               Wirkungen der Vertragsbeendigung

Nach Vertragsende wird der Zugang gesperrt. Personenbezogene Daten werden binnen dreißig 30 Tagen gelöscht oder – bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – gesperrt.

8.5               Löschpflicht bei Self‑Hosted‑Betrieb

Unterbleibt die Löschbestätigung nach 2.5.3, schuldet der Kunde eine Vertragsstrafe von ein Prozent 1 % der letzten monatlichen Servicegebühr je Kalendertag, maximal zehn Prozent 10 % der Jahresgebühr; weitergehende Ansprüche bleiben vorbehalten.

8.                 Term and termination

8.1    Minimum term and renewal

A contract subject to payment generally runs for twelve months and is automatically renewed for twelve (12) months unless terminated in writing three (3) months before the end of the term. Different rules may apply to the Ignite variant in Self-Service.

8.2    Form of termination

Ordinary terminations must be made in writing; receipt is decisive.

8.3    Extraordinary termination

Both parties may terminate the contract without notice for good cause, for example in the event of serious breaches of contract or payment arrears of more than thirty (30) days on the part of the user.

8.4    Effects of termination of contract

Access will be blocked after the end of the contract. Personal data will be deleted within thirty (30) days or – in the case of statutory retention obligations – blocked.

8.5    Deletion obligation for self-hosted operation

If the deletion confirmation pursuant to 2.5.3 is not provided, the customer shall owe a contractual penalty of one percent (1%) of the last monthly service fee per calendar day, up to a maximum of ten percent (10%) of the annual fee; further claims remain reserved.

9        Schlussbestimmungen

9.1   Anwendbares Recht

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN‑Kaufrechts.

9.2   Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand ist Aachen; der Anbieter kann seine Ansprüche auch am Sitz des Nutzers geltend machen.

9.3   Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle vertraulichen Informationen streng vertraulich; die Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

9.4   Rückgabe und Vernichtung vertraulicher Unterlagen

Nach Vertragsende oder auf Verlangen sind vertrauliche Unterlagen binnen vierzehn (14) Tagen zurückzugeben oder datenschutzkonform zu vernichten und auf Wunsch schriftlich zu bestätigen. Die Verpflichtung gilt fünf (5) Jahre nach Vertragsende fort.

9.5   Änderungen der AGB

Änderungen werden sechs (6) Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von vier (4) Wochen, gelten sie als angenommen. Bei fristgerechtem Widerspruch kann der Anbieter den Vertrag zum nächstmöglichen Termin kündigen.

9.6   Aufrechnung und Abtretung

Der Nutzer darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Eine Abtretung seiner Rechte bedarf der schriftlichen Zustimmung des Anbieters. Der Anbieter kann Rechte und Pflichten mit vierwöchiger Frist auf ein verbundenes Unternehmen übertragen; dem Nutzer steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zu.

9.7   Vorrang individueller Vereinbarungen

Individuell zwischen den Parteien schriftlich geschlossene Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AGB, soweit sie von deren Regelungen abweichen.

9.8   Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt; es gilt die gesetzliche Ersatzregelung.

9.9   Schriftformklausel und Kontakt

Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Ansprechpartner des Anbieters: amber Tech GmbH, Jülicher Str. 72 a, 52070 Aachen, E‑Mail: [email protected].

9.                 Final provisions

9.1 Applicable law

German law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

9.2 Place of jurisdiction

The exclusive place of jurisdiction is Aachen; the provider may also assert its claims at the user’s place of residence.

9.3    Confidentiality

Both parties shall treat all confidential information as strictly confidential; this obligation shall continue beyond the end of the contract.

9.4    Return and destruction of confidential documents

After the end of the contract or upon request, confidential documents must be returned within fourteen (14) days or destroyed in accordance with data protection regulations and, if requested, confirmed in writing. This obligation shall continue for five (5) years after the end of the contract.

9.5    Changes to the General Terms and Conditions

Changes shall be communicated six (6) weeks before they come into effect. If the user does not object within four (4) weeks, they shall be deemed accepted. If the user objects within the specified period, the provider may terminate the contract at the next possible date.

9.6    Offsetting and assignment

The user may only offset undisputed or legally established claims. Any assignment of their rights requires the written consent of the provider. The provider may transfer rights and obligations to an affiliated company with four weeks‘ notice; in this case, the user has a special right of termination.

9.7    Priority of individual agreements

Individual agreements concluded in writing between the parties shall take precedence over these General Terms and Conditions insofar as they deviate from their provisions.

9.8    Severability clause

Should individual provisions be invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected; the statutory substitute provision shall apply.

9.9    Written form clause and contact details

Any amendments or additions to this contract must be made in writing. Contact details of the provider: amber Tech GmbH, Jülicher Str. 72 a, 52070 Aachen, email: [email protected].

 1

Telekom Deutschland GmbH

Landgrabenweg 151, 53227 Bonn, Deutschland

 2

Microsoft Deutschland GmbH

Walter‑Gropius‑Str. 5, 80807 München, Deutschland

 3

Google Cloud EMEA Ltd

70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland

 4

Brave Software Inc.

580 Howard St, Unit 402, San Francisco CA 94105, USA

 5

The Rocket Science Group LLC / Mailchimp

675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta GA 30308, USA

 6

CORDNET OÜ / Featurebase

Kaluri tee 4‑32, 74001 Viimsi vald, Estland