Möglicherweise waren Sie schon einmal in dieser Situation – Sie suchen nach einer bestimmten Information in Ihrem Unternehmen. Sie wissen, dass es sie gibt, denn Sie – oder Ihr Kollege – haben diese Informationen erst vor ein paar Monaten erstellt. Aber Sie wissen einfach nicht, wo genau Sie sie gespeichert haben.
Eine andere Situation ist, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen mit seinem gesamten Wissen verlässt. Ein neuer Mitarbeiter hat keine Chance, sich schnell einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Informationen in einem Unternehmen bereits vorhanden sind.
Solche Situationen kommen in Unternehmen heutzutage hunderte Male vor.
Wenn Sie diese Situationen kennen, dann wissen Sie, dass es nichts Frustrierenderes gibt, als zu suchen und nicht zu finden.
Die richtige Software zum Managen des Unternehmenswissens zu haben, um alles zu speichern, ist eine Sache. Dieses Wissen dann auch zum gewünschten Zeitpunkt zu finden, ist eine andere.
Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist Wissen in den meisten Unternehmen das wichtigste Gut. Und ein großer Teil davon ist in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter gespeichert. Eine der größten Prioritäten der Unternehmen besteht heutzutage darin, das von den einzelnen Mitarbeitern generierte Wissen für alle zugänglich zu machen. Daher werden große Anstrengungen unternommen, das Wissen zu digitalisieren und in Wikis, Intranets oder anderen Formaten zu speichern. Die Herausforderung für die Unternehmen besteht zum einen darin, ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, ihr Wissen, ihr Feedback, ihre Erfahrungen usw. auf diesen Plattformen zu speichern. Zweitens muss dieses Wissen für alle anderen im Unternehmen auffindbar sein.
An dieser Stelle kommt ein gutes Wissensmanagementsystem ins Spiel.
Eine Linie zwischen Vergangenheit und Zukunft ziehen
Eine Wissensmanagement-Software ist eine Software, in der Ihr gesamtes Wissen erfasst wird. Wissensmanagement wurde erstmals 1987 von McKinsey in einer internen Studie erwähnt. Also kurz, nachdem das Internet aufgekommen war. Bei der Einführung einer Wissensmanagement-Software ist eine der zentralsten Fragen, wie Sie Ihr Wissen strukturieren wollen – die Priorität muss sein, dass Sie es später wiederfinden können. Folglich müssen Sie die Wichtigkeit und die Eigenschaften jeder einzelnen Information bestimmen. Das bedeutet in der Regel auch die Festlegung von Attributen wie Kategorien, Tags usw.
Nach der Charakterisierung der Informationen wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie diese Software mit ihrem Wissen füllen (in Form von Berichten, Verfahren, Handbüchern, Protokollen usw.). Die Hoffnung ist, dass jemand in der Lage ist, diese Informationen später zu finden und wiederzuverwenden, wenn sie gebraucht werden.
Wenn man darüber nachdenkt, ist das ein seltsamer Ansatz. Wenn man ein solches System einrichtet und Inhalte strukturiert, muss man heute darüber nachdenken, wie man dieses Wissen morgen, in einem oder in fünf Jahren abrufen kann. Aber vielleicht verfolgen die Unternehmen diesen Ansatz, denn bisher gab es nur Systeme, mit denen man Wissen auf einer zentralen Plattform speichern und strukturieren konnte. Diesen Plattformen fehlt jedoch ein befriedigender und intelligenter Ansatz, um dieses Wissen abzurufen. Wenn man nicht weiß, wo die Informationen gespeichert sind, kann es immer noch sehr schwierig sein, diese mit den meist primitiven, in diese Wissensmanagementsysteme integrierten Suchmaschinen zu finden.
Wenn man einmal davon absieht, die Informationen zu finden, wie bestimmt man dann, was in Zukunft von Bedeutung und Relevanz ist? Können Sie vorhersagen, was in Zukunft relevant sein wird? Wie ziehen Sie die Grenze zwischen dem Wissen der Vergangenheit und dem Wissen der Zukunft?
Ein weiterer Irrtum des traditionellen Wissensmanagements ist die Annahme, dass die Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, ihr Wissen, ihre Erkenntnisse, ihre Erfahrungen und die gewählte Lösung klar verständlich in diese Wissensmanagementsysteme einzubringen. Dies liegt daran, dass sie entweder nicht die Zeit haben oder nicht die Zeit investieren wollen, die notwendig ist, um solche Systeme auf dem neuesten Stand zu halten. Der Hauptgrund ist, dass sie von diesem Aufwand relativ wenig profitieren, vor allem auf kurze Sicht.
Das Problem mit Wissensmanagement-Software ist die Annahme, dass die Mitarbeiter bereit UND in der Lage sind, Dokumente und andere Informationen der richtigen Kategorie, dem richtigen Tag, dem richtigen Ordner usw. zuzuordnen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass dies selten der Fall ist.
Den Zugang zu Ihrem Unternehmenswissen zu einem Kinderspiel machen
Für Unternehmen, die Wissensmanagement-Software anbieten, ist es am wichtigsten, dass sie eine Möglichkeit bieten, ihr Wissen zu strukturieren und zu speichern. Diese Software verfügt oft über Suchfunktionen, die jedoch nicht den Kern der Software darstellen.
Da die Technologie, insbesondere im Bereich der Suchtechnologie für Unternehmen, schnell voranschreitet, werden die Ansätze oft innerhalb weniger Jahre überholt. Daher stecken die Entwickler von Wissensmanagement-Software nur wenig Aufwand in ihre Suchfunktion und beschränken diese auf ein Minimum. Am Anfang sind ihre Kunden froh, eine Wissensmanagement-Plattform zu haben, doch nach einigen Jahren stellen sie fest, dass es schwierig ist, Informationen mit nur selten erweiterten Suchfunktionen zu finden. Schließlich wurde die Kaufentscheidung nicht aufgrund des Auffindens der Informationen getroffen, sondern aufgrund der Möglichkeit, sie zu speichern. Viele Unternehmen sind an einem Punkt angelangt, an dem sie dies erkennen und vor zwei Optionen stehen – entweder sie verlagern ihr gesamtes System zu einem neuen Anbieter (bei dem sie wiederum keine Möglichkeit haben, das Auffinden von Informationen vorher zu überprüfen) oder sie implementieren eine intelligente Suchmaschine, die in der Lage ist, die vorhandenen Systeme zu durchsuchen.
Lassen Sie uns noch einmal einen Schritt zurückgehen. Wie wichtig ist eine Wissensmanagement-Software? Warum brauchen Sie eine Wissensmanagement-Software?
Um all Ihr Wissen an einem zentralen Ort zu speichern. Aber ist das meiste Wissen nicht bereits in Form von Dokumenten, E-Mails, in CRM-Systemen usw. gespeichert? Zum Beispiel enthält eine E-Mail nach einem Kundengespräch alle besprochenen Fragen und möglichen Lösungen. Warum sollte man diese Informationen nicht nutzen? Warum nicht eine unternehmensweite Suchmaschine implementieren, die nicht nur meine Wissensmanagement-Software durchsucht, sondern auch mein Intranet, SharePoint und den Outlook-Posteingang und -ausgang? Warum nicht noch mehr Datenquellen zu einer zentralen Suchmaschine hinzufügen, die alle verfügbaren Daten durchsucht?
Auf diese Weise sparen sich Ihre Mitarbeiter die Eingabe aller Daten in Ihr Wissensmanagementsystem, was oft genug eine Herausforderung darstellt. Es wird wahrscheinlich immer noch Grenzfälle geben, in denen es von Vorteil ist, Zusammenfassungen auf Wissensmanagement-Plattformen zu speichern. Die Plattform wird jedoch nicht überlastet, Ihre Mitarbeiter müssen nicht regelmäßig Zeit für Dinge aufwenden, die sie nicht unbedingt benötigen, und vorhandene Informationen werden genutzt, anstatt in Wissensmanagementplattformen dupliziert zu werden.
Für uns kommt dies dem Ziel näher, Wissensmanagement zu einem No-Brainer zu machen, als all das Wissen gewissenhaft auf Wissensmanagement-Plattformen zu speichern.
Vorteile moderner Enterprise-Suche:
- Durchsucht bestehende Systeme (E-Mail, CRM, Intranet)
- Nutzt vorhandene Informationen ohne Doppelerfassung
- Reduziert Pflegeaufwand für Mitarbeiter
- Bietet intelligente Suchfunktionen
Die Zukunft des Wissensmanagements
Nun ist es so, dass man niemandem vorwerfen kann, eine Wissensmanagement-Software zu implementieren, anstatt andere Ansätze zu nutzen. Stattdessen muss man Unternehmen schätzen, die Wissensmanagement als Problem erkannt haben. Es ist das Beste, was der Markt in der Vergangenheit zu liefern vermochte. In den letzten Jahren haben jedoch immer mehr Unternehmen erkannt, dass es beim Wissensmanagement nicht nur darum geht, Wissen zu speichern und zu digitalisieren, sondern es auch für alle verfügbar zu machen. Die Bereitstellung von Wissen für alle Mitarbeiter erfolgt mithilfe einer Unternehmenssuchmaschine. Auch eine Unternehmenssuchmaschine ist an sich keine neue Sache. Den bestehenden Suchmaschinen mangelt es jedoch an Intelligenz und an der Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten.
Dennoch gab es in den letzten zwei bis drei Jahren technologische Durchbrüche, die es uns ermöglichten, eine Enterprise-Suchmaschine der nächsten Generation zu entwickeln. Mithilfe von fortgeschrittenen Sprachmodellen und Weiterentwicklungen der Serverspezifikationen eröffnen sich neue Möglichkeiten.
Neue Technologien wie die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglichen mehrsprachige Suchanwendungen und ein menschenähnliches Verständnis des Kontextes eines Absatzes. Eine Suchmaschine, die dem neuesten Standard entspricht, ist nun in der Lage, kontinuierlich zu lernen und ihr semantisches Verständnis zu nutzen, um wirklich zu verstehen, wonach der Benutzer sucht, anstatt nur eine Folge von Zeichenfolgen zu vergleichen. Und es wird noch mehr kommen!
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Suchmaschinen für Unternehmen funktionieren und wie sie sich in letzter Zeit verändert haben, können Sie uns gerne kontaktieren! Wir freuen uns darauf, Ihre Fragen zu beantworten.