Weshalb Wissensmanagement immer relevanter wird in jedem Unternehmen
In Unternehmen sitzen immer mehr Mitarbeiter am Computer und werden sogenannte Knowledge Worker. Das sind Mitarbeiter, die Mehrwert nicht durch physische Arbeit, sondern durch geistige Arbeit erwirken. Für diese Mitarbeiter ist es elementar, schnell und effizient auf das Know-How des Unternehmens zugreifen zu können, um entsprechende Mehrwerte zu generieren.
Beim Informationsmanagement geht es darum, den Mitarbeitern eines Unternehmens Informationen möglichst effizient zur Verfügung zu stellen, um so die gesamte Effizienz des Unternehmens zu erhöhen.
Wissensmanagement als Problem
Warum tun sich Unternehmen schwer damit, Informationen effizient für Mitarbeiter bereit zu stellen?
Dies liegt an verschiedenen Dingen, hat aber insbesondere mit der Historie und den technologischen Entwicklungen der letzten Jahrzehnte zu tun.
Als Unternehmen zunächst mit der Digitalisierung angefangen haben, gab es nur wenige Dateiformate, die zentral auf einem Server in der Firma gespeichert wurden. Mit der Zeit haben sich die Dateiformate erweitert und immer neue Softwarelösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle wurden entwickelt. Erst in den letzten Jahren haben sich die Systeme von On-Premise hin zu Cloud Lösungen verändert. Somit ändern sich auch die zugrundeliegenden Logiken der Dateiablage über die Zeit und die Art, wie Systeme automatisiert miteinander sprechen.
Was sind die Challenges für gutes Informationsmanagement im Unternehmen?
1. Historische Daten & Systeme
Eine der größten Herausforderungen ist die Historie von Unternehmen, die es schwierig macht, schnell und unkompliziert auf Informationen zuzugreifen. Oft sind die Informationen in verschiedenen Systemen und Formaten gespeichert, was es schwierig macht, sie schnell zu finden und zu nutzen. Dies kann zu Verzögerungen bei Projekten und Entscheidungen führen und die Effizienz und die Leistung des Unternehmens beeinträchtigen. Begründet ist dies auch durch den Wandel, wie Informationen über die Zeit abgelegt wurden (beispielsweise mit/ohne Tags, …)
2. Datensilos
Ein weiterer Faktor, der das Informationsmanagement erschwert, sind Datensilos, die wenig miteinander sprechen und schlecht durchsuchbar sind. Diese Silos können dazu führen, dass wichtige Informationen nicht geteilt werden und Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, an Informationen von Kollegen heranzukommen. Dies kann zu Missverständnissen und ineffektiven Arbeitsprozessen führen.
3. Fluktuation von Mitarbeitern
Fluktuation von Mitarbeitern kann ebenfalls zu Problemen beim Informationsmanagement führen. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gehen wichtige Kenntnisse und Informationen mit ihnen verloren. Das kann dazu führen, dass neue Mitarbeiter länger brauchen, um sich einzuarbeiten und wichtige Prozesse und Entscheidungen verzögert werden.
4. Kommunikation
Aufgrund von Home Office und Remote Work ändert sich die Art der Kommunikation in Unternehmen von einer synchronen zu einer asynchronen Art der Kommunikation. Dies führt zu neuen Challenges im Informationsmanagement, weil man nicht mehr „mal eben“ den Kollegen nach entsprechenden Informationen fragen kann. Zusätzlich ist es für Mitarbeiter extrem störend, wenn sie sich in eine Aufgabe eingearbeitet haben und dann aus dieser herausgerissen werden.
5. Steigende Datenmengen
Seit Jahren steigen die Datenmengen unaufhörlich. In den meisten Unternehmen sind die Daten seit Jahren schon nicht mehr für einen Mitarbeiter überblickbar. Das Problem: Viele ältere Systeme und Server können nicht entsprechend mitskalieren und verlieren massiv an Leistung über die Zeit.
Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter mit der Suche nach unternehmensinternen Informationen?
Um diese Frage zu beantworten, haben wir eine Studie durchgeführt: „Die Sicht der Mitarbeiter auf das Finden von unternehmensinternen Informationen.“ Laden Sie sich jetzt die gesamten Studienergebnisse herunter:
Wie kann eine effiziente Informationsmanagementlösung aussehen?
Als Beispiel für eine Informationsmanagmentlösung wird eine Enterprise Search Lösung betrachtet. Im Allgemeinen gibt es verschiedene Ansätze, diese Challenges zu lösen, die im Allgemeinen im Bereich Enterprise Content Management zu verorten sind.
Enterprise Search ist ein Konzept im Informationsmanagement, das es Unternehmen ermöglicht, von einem Ort der IT-Landschaft schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen, die in verschiedenen Systemen und Anwendungen gespeichert sind. Das Enterprise Search-System durchsucht alle verfügbaren Datenquellen, um relevante Ergebnisse zu liefern, die den Anfragen der Benutzer entsprechen. Dabei nutzen moderne Search Systeme Deep-Learning Algorithmen und sind somit in der Lage, die Suchanfragen von Mitarbeitern zu interpretieren. Das System kann natürlich wiederum in verschiedene Systeme integriert werden, um von möglichsten vielen Orten aus ansteuerbar zu sein.
Um Enterprise Search in eine bestehende IT-Landschaft zu integrieren, müssen zunächst alle Datenquellen identifiziert und gesammelt werden, die durchsucht werden sollen. Diese Datenquellen können Datenbanken, Dateispeicher, Dokumentenmanagement-Systeme und andere Anwendungen sein.
Einmal eingerichtet, können Mitarbeiter das Enterprise Search-System nutzen, um nach Informationen zu suchen, indem sie bestimmte Schlüsselwörter, Phrasen oder Fragen eingeben. Das System durchsucht dann alle verfügbaren Datenquellen und liefert relevante Ergebnisse, die den Anfragen entsprechen.
Vorteile eines besseren Informationsmanagements im Unternehmen?
Ein besseres Informationsmanagement kann jedoch eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Insbesondere soll unterm Strich natürlich eine gesteigerte Profitabilität des Unternehmens stehen.
1. Employee Experience
Zunächst kann es die Employee Experience im Alltag deutlich verbessern, da Mitarbeiter weniger Zeit damit verschwenden, nach Informationen zu suchen und sie schneller und einfacher finden können. Dies führt auch zu weniger frustrierten Mitarbeitern, da sie weniger von Kollegen nach Informationen gefragt werden und sich auf die wirklich mehrwertbringende Arbeit fokussieren können.
2. Effizientere Arbeitsprozesse
Effizientere Arbeitsprozesse sind ebenfalls ein wichtiger Vorteil von einem besseren Informationsmanagement. Mit einem zentralisierten Ort für Informationen und einer besseren Durchsuchbarkeit können Mitarbeiter schneller auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, und ihre Arbeitsprozesse beschleunigen. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen insgesamt effizienter arbeitet und Projekte schneller abgeschlossen werden.
3. Bessere Entscheidungen
Bessere Entscheidungen aufgrund von besseren Entscheidungsgrundlagen sind ein weiterer Vorteil von einem besseren Informationsmanagement. Mit Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten können Mitarbeiter bessere Entscheidungen treffen und sicher sein, dass sie auf alle Faktoren eingehen. Dies führt zu einer besseren Qualität von Entscheidungen und kann das Unternehmen insgesamt stärken.
4. Mitarbeiterzufriedenheit mit IT-Systemen
Insbesondere in einem Arbeitnehmermarkt ist es wichtig, die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Wenn Mitarbeiter leicht auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, und sich nicht mit ineffektiven oder schlecht durchsuchbaren Systemen herumschlagen müssen, werden sie zufriedener sein. So wird sich die Fluktuation im Unternehmen reduzieren. Ein moderner und nutzerfreundlicher IT-Stack zählt insbesondere bei technisch affinen Leuten heutzutage mit als Entscheidungskriterium für einen neuen Job.
5. Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes hin zu New Work
Ein besseres Informationsmanagement trägt dazu bei, das Unternehmen in Richtung New Work zu entwickeln. New Work bezieht sich auf die Verwendung von neuen Technologien und Arbeitsmethoden (Agil, unabhängigeres Arbeiten, Remote), um die Zusammenarbeit und die Leistung von Mitarbeitern zu verbessern. Mit einem besseren Informationsmanagement und der Verwendung von modernen Tools und Technologien kann das Unternehmen die Vorteile von New Work nutzen und damit seine Leistung verbessern.
Fazit zum Wissensmanagement
Insgesamt wird Informationsmanagement im Unternehmen immer wichtiger, da es eine Vielzahl von Herausforderungen und Veränderungen gibt, die das Unternehmen und die Mitarbeiter dazu zwingen, schnell und effektiv auf Informationen zuzugreifen und diese zu nutzen. So steigt einerseits die Mitarbeiterzufriedenheit, andererseits aber auch die Effizienz des Unternehmens. Da Unternehmen in Zukunft immer mehr Softwarelösungen einsetzen werden, wird das Informationsmanagement immer relevanter.
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Dieser Artikel erschien zunächst auf MoreThanDigital.Info und kann hier nachgelesen werden.