Die R-Biopharm AG ist eines der führenden Biotechnologieunternehmen Deutschlands. Die Produktpalette der R-Biopharm AG reicht von Analysegeräten in der klinischen Diagnostik über Nutrition Care Produkte bis hin zur Lebensmittel- & Futteranalytik. Mit technisch anspruchsvollen Produkten hat sich der einstige Hidden Champion aus Darmstadt mit weltweit über 1.400 Mitarbeitern zu einem der relevantesten Player in diesem Markt entwickelt. Um sich bis auf dieses Niveau entwickeln zu können, bedarf es jedoch einer Menge spezifischen Know-hows. R-Biopharm konnte dies in den letzten Jahren nicht nur erfolgreich aufbauen, sondern auch zunehmend digitalisieren.
Eine der Challenges, die die Mitarbeiter jeden Tag – insbesondere im Vertrieb und in der Wartung der Geräte – erlebten, war der einfache Zugriff auf das Know-how, welches in verschiedenen Systemen verteilt abgespeichert war.
Dazu zählt zum Beispiel der Zugriff auf die richtige Dokumentation wie Zertifikate oder Richtlinien, um diese dem Kunden zur Verfügung stellen zu können. Ein anderes Beispiel sind Informationen, die in Kollaborationstools wie Teams und Outlook gespeichert und dort nur sehr schlecht auffindbar sind.
In der Konsequenz bedeutete dies für die Mitarbeiter neben einem gewissen Frustpotenzial hohe interne Rechercheaufwände, um auf das richtige Know-how zugreifen zu können. So konnte die Recherche schon mal im den zweistelligen Minutenbereich und teilweise noch länger dauern.
Die Zusammenarbeit zwischen R-Biopharm und amberSearch
Das technische Set Up und das Onboarding
Als besonders aufwendig empfanden einzelne Teams des Unternehmensbereichs Lebensmittel- und Futtermittelanalytik (Food & Feed) sowie des Bereich SAS (Systementwicklung, Applikation und Service) die Recherche nach internen Informationen. Nachdem das Problem erkannt war, wurde sich für eine Zusammenarbeit mit amberSearch entschieden. In einer ersten Phase wurde amberSearch für einzelne Teams des F&F-Vertriebs, der R-Biopharm-IT, sowie des Bereich SAS (Systementwicklung, Applikation und Service) live geschaltet. Direkt von Beginn an wurden verschiedene Datenquellen wie Teams, Outlook (persönliche und geteilte Postfächer) und Netzwerklaufwerke angebunden. Die technische Anbindung an die internen IT-Systeme erfolgte in Abstimmung mit der IT-Abteilung von R-Biopharm innerhalb eines halben Tages.
Die Anbindung von amberSearch war tatsächlich so leicht, wie ursprünglich besprochen und ermöglichte es uns so, die Lösung schnell für die Nutzer freizuschalten. Nach dem schnellen Set Up waren wir besonders beeindruckt von der Entwicklungsgeschwindigkeit, in der das Feedback der Nutzer in die Software von amberSearch eingearbeitet wurde. Man merkt, dass das Team mit Herzblut dabei ist und Kundenwünsche ernst nimmt.
Nader el Azabi, IT-Leiter R-Biopharm
Trotz des frühen Stadiums der Software von amberSearch zum Zeitpunkt der Einführung, konnte man schnell die Mehrwerte realisieren und auch das Potenzial bei entsprechender Weiterentwicklung sehen. Zusätzlich baute das Team von amberSearch das Feedback von R-Biopharm in die Weiterentwicklung der Software ein. Die schnelle Umsetzung des Feedbacks stellte einen weiteren Vorteil der Zusammenarbeit mit amberSearch dar.
Mehrwerte
amberSearch wurde bei uns sehr schnell angenommen. Für mich war es spannend zu sehen, dass sich bald in unseren internen Meetings eine gewisse Sprache etabliert hatte. Wenn es um die Informationsbeschaffung ging, hieß es irgendwann nur noch: ,Hast du schon mal auf amberSearch geschaut?´
James Szimeth, Sales Director für den Asien-Pazifik Raum
Ein Beispiel aus der Praxis: Für einen Kunden benötigte James Szimeth ein Dokument von vor ein paar Jahren. Er wusste grob, was drin stand, aber nicht, wo genau es abgespeichert war.
„Früher hätte ich mich hier durch diverse Systeme und Ordner klicken müssen und hätte vermutlich auch noch ein bis zwei Kollegen um Hilfe gebeten, sodass mich der Suchprozess nur für dieses eine Dokument 45 Minuten gekostet hätte. Heute nutze ich dafür einfach amberSearch und kann das Dokument so innerhalb von einer Minute finden“, berichtet Szimeth. „Diesen Aha-Effekt hatten wir bei uns mehrfach, weshalb wir uns nach einer ersten Phase der Zusammenarbeit für eine langfristige Nutzung von amberSearch entschieden haben. Zusätzlich erfolgte im Rahmen der Verlängerung auch ein Roll-Out auf alle Mitarbeiter der involvierten Abteilungen.“
Einschätzung der Zusammenarbeit durch amberSearch
„Mich hat besonders die Offenheit des R-Biopharm-Teams gegenüber neuen Lösungen gefreut, was sicherlich nicht selbstverständlich ist“, so Bastian Maiworm, Co-Founder von amberSearch. Diese Offenheit war die Grundlage für die gute Zusammenarbeit und ermöglichte eine offene Feedbackkultur.
Eine weitere Challenge, die dem Team von amberSearch beim Roll-Out nicht von Anfang an bewusst war, war die Komplexität des Roll-Outs im Vertriebsteam über Kontinentgrenzen hinweg, da hier natürlich einerseits weitere Sprachen, andererseits verschiedene Subzugriffsrechtemanagementsysteme gemanagt werden mussten.
„Für uns war die Skalierung von amberSearch der nächste logische Schritt. Wir freuen uns, dass wir diesen mit R-Biopharm, unserem zum damaligen Zeitpunkt einzigen internationalen Kunden, erfolgreich bestreiten konnten“, so Philipp Reißel, ebenfalls Co-Founder von amberSearch.
Was haben wir aus dem Projekt gelernt?
Eines der größten Learnings für das amberSearch-Team war die Wichtigkeit des Onboardings sowie die Integration von amberSearch innerhalb der bestehenden IT-Landschaft, um den Change für die Mitarbeiter zu erleichtern. Daher hat amberSearch in den letzten Monaten verstärkt in diese Bereiche investiert und so u. A. eine komplette Hilfeseite sowie eine TeamsApp entwickelt. In Zukunft soll auch in diesen Bereichen weiter verstärkt investiert werden.
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Allgemeine Beschreibung amberSearch
Eine Menge Zeit wird heutzutage mit der Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Information verbracht. Nicht nur, dass man selbst viel Zeit mit der Suche verschwendet, oftmals werden auch noch Kollegen von der Arbeit abgehalten, was zusätzlich als störend und für den Suchenden selbst als frustrierend empfunden wird.
In der Konsequenz verlieren Mitarbeiter Zeit für mehrwertbringende Arbeit, Entscheidungen werden auf schlechten Entscheidungsgrundlagen getroffen und die Employee Experience hat nicht die gewünscht Qualität.
Mit amberSearch wurde eine intelligente, übergreifende Suchmaschine entwickelt, die unternehmensinterne Daten mit der UX durchsucht, die der Nutzer aus dem Web gewohnt kennt. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich mit diversen Klicks auf dutzende Filter die Informationen selbst zurecht klicken musste!
Fotoquelle: R-Biopharm AG
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