Das global agierende Unternehmen Zentis ist in seiner 125-jährigen Geschichte auf mittlerweile über 2.000 Mitarbeiter mit 5 Produktionsstandorten gewachsen. Als eines der führenden Foodtech Unternehmen in seiner Branche ist Zentis innovativer Vorreiter sowie globaler Impulsgeber bei der Entwicklung von Rezepturen und sowie maßgeschneiderten Lösungen für diverse Marktplayer.
Damit das so bleibt, investiert Zentis in ein großes, internationales R&D Team welches stetig die neusten Erkenntnisse im Bereich Foodtech bis zur Marktreife entwickelt.
Um das entwickelte Know-How auf den dezentralen Strukturen für die Mitarbeiter besser zugänglich zu machen, plante das Zentis Team bereits im Jahr 2021 für das Jahr die Umsetzung des Projekts CREOS. In diesem Projekt geht es darum, dass das vorhandene Know-How für alle Mitarbeiter der R&D-Abteilung zugänglich gemacht werden sollte.
Die Challenge
Die Challenge, die bei Zentis gelöst werden sollte: Als internationales R&D Team ist das Know-How nicht nur in verschiedenen Sprachen, sondern auch an verschiedenen Standorten verteilt. Innerhalb dieser Standorte war das Wissen wiederum in verschiedenen Systemen wie zum Beispiel d.velop, MS365 oder Netzwerklaufwerken verteilt. Eine weitere Challenge: Bis zum Eintritt von amberSearch in das Projekt konnten die Kollegen auch nur auf Ihren eigenen Laufwerken und nicht länderübergreifend nach Informationen suchen.
Die Zusammenarbeit – Phase 1
Da die Zusammenarbeit über eine Aachener Empfehlung entstand, war der Plan zunächst, amberSearch im kleinen Rahmen auszuprobieren. In einer ersten Phase der Zusammenarbeit wurde amberSearch daher für die deutschen Systeme sowie eine Auswahl der Englischsprachigen Systeme aufgesetzt.
Als das System von technischer Seite – unter Berücksichtigung aller Zugriffsrechte – entsprechend aufgesetzt war, wurde eine ausgewähltes Team von Key Usern auf das System gelassen. Zu diesem Zeitpunkt wurde für die Key User zudem das neue R&D Portal in Zentis‘ SharePoint zur Verfügung gestellt. Obwohl es zu Beginn gar nicht so geplant war, ist amberSearch nun eines der, wenn nicht sogar der zentrale Part in dem R&D Portal und ermöglicht den R&D Mitarbeitern den zentralen Zugriff auf die diversen Informationssysteme – aus dem SharePoint heraus. Passenderweise erhielt amberSearch intern den Namen „Umbrella Search“ – die all übergreifende Suche.
„Hätte man mich vor einem Jahr gefragt, wie sich unser CREOS Projekt entwickeln würde, dann hätte ich ziemlich sicher nicht in diese Richtung getippt. Umso schöner, dass es jetzt dennoch so gekommen ist“
Dominik Heisterüber, Head of Zentis Research
Der große Vorteil für das Zentis-Team:
Wo die Mitarbeiter vorher jedes System einzeln ansteuern mussten und oftmals nicht wussten, wo genau die richtige Information liegt, kann dies nun über einen zentralen Ort abgerufen werden.
„Wir waren ja nicht ganz unbefleckt, was die Erfahrung mit Enterprise Search angeht.“, so Phillip König, Head of Business Process Optimization bei Zentis. „Das vorhandene System hatte allerdings noch deutliches Potential nach oben und haben daher amberSearch die Chance gegeben, einmal zu zeigen, was Sie können.“ Überzeugt habe vor allen Dingen die Qualität und Geschwindigkeit, mit der die Software die Ergebnisse anzeigt. Eine Besonderheit war dabei auch die UX, die der von Internetsuchmaschinen wirklich verblüffend ähnlich ist.
„Es werben ja doch einige mit dem Slogan „Wie Google“, aber andere Lösungen kommen nicht an die UX heran. In diesem Fall kann ich aber schon sagen, dass das amberSearch Engineering Team hier einen hervorragenden Job gemacht hat.“
Phillip König, Head of Business Process Optimization bei Zentis
Neben der Technologie habe zudem die Art der Zusammenarbeit sowie die Ehrlichkeit und Offenheit, mit der sich beide Seiten bis heute begegnen, überzeugt.
„Mit der Zusammenarbeit konnten wir beweisen, dass Start Ups & global agierende Unternehmen perfekt miteinander arbeiten können und der Weltenclash nicht immer so groß ist, wie zunächst angenommen. Insbesondere beeindruckt hat mich die Agilität, mit der das Projekt von beiden Seiten durchgeführt wurde.“, kommentiert Co-Founder Bastian Maiworm die Zusammenarbeit.
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Die Zusammenarbeit – Phase 2
In der zweiten Phase der Zusammenarbeit sollte das implementierte System nochmal erweitert werden. Dazu zählte einerseits der Rest der R&D Abteilung, andererseits aber auch das länderübergreifende Anbinden von beispielsweise Netzwerklaufwerken sowie internationalen DMS-Systemen. Eine weitere Hausaufgabe, die das amberSearch-Team bekam, war die Integration einer Übersetzungsfunktion. Aus der ersten Phase der Zusammenarbeit ergab sich, dass zwar alle im Team Englisch sprechen, aber nicht jeder Deutsch. Als deutsches Unternehmen verfügt Zentis jedoch über einen signifikanten Datensatz an deutschen Informationen – die bisher jedoch für den Großteil der Mitarbeiter vielleicht zugänglich, aber nicht verständlich war.
Um dies zu lösen integrierte amberSearch 2 Funktionen: Crosslingualität & die Übersetzung von gefundenen Ergebnissen. Mit dem erweiterten Funktionsumfang können Nutzer nun sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch suchen und sich aussuchen, aus welcher Sprache die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Wenn Ergebnisse aus einer Sprache angezeigt werden, die nicht der Urspungssprache der Suchanfrage entspricht, dann wird das Ergebnis übersetzt. So bekommt der Nutzer das Ergebnis in der für ihn verständlichen Sprache angezeigt.
Beide Seiten freuen sich zudem, dass auch aus anderen Abteilungen im Unternehmen schon Interesse geäußert wurde und die neue Umbrella Search entsprechend beäugt wird.
Technische Herausforderungen
Wie bereits beschrieben wurde das Projekt größer als ursprünglich geplant. Igli Manaj, CTO & Co-Founder von amberSearch: „Wir hatten zwar schon andere internationale Kunden, doch nicht in diesem Ausmaß und Komplexität. Rückblickend verlief die Arbeit sehr professionell und beide Seiten konnten viel Know-How aufbauen.“ Eine der technischen Herausforderungen war zum Beispiel die Beibehaltung der Zugriffsrechte über verschiedene Datenquellen hinweg. Außerdem können die Mitarbeiter über amberSearch auf die verschiedenen Netzwerklaufwerke zugreifen und benötigen so keine weitere VPN-Verbindung.
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