Die SharePoint Suche sorgt bei vielen Mitarbeitenden oft für Frust, da es mit ihr schwerfällt, die richtigen Informationen schnell und einfach zu finden. Dabei ist das Auffinden relevanter Informationen ein entscheidender Faktor für die Produktivität und Effizienz in der täglichen Arbeit. In diesem Blogbeitrag erfährst du, warum die SharePoint Suche so wichtig ist und wie man die Sharepoint Suche optimieren kann, um schneller und zielgerichteter an die benötigten Informationen zu gelangen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die SharePoint Suche?
Die SharePoint Suche ermöglicht es, Inhalte, Dokumente und Daten in SharePoint-Umgebungen schnell zu finden. Durch den Einsatz von Suchalgorithmen und konfigurierbarer Suchparameter bietet SharePoint eine leistungsstarke Plattform, die es Nutzern erleichtert, relevante Informationen in großen Datenmengen zu entdecken. Insbesondere in Unternehmen, in denen täglich hunderte von Dokumenten erstellt und geteilt werden, ist eine gut funktionierende Suche unerlässlich. Dennoch tut sich die SharePoint Suche schwer, wenn über Jahre gewachsene Datenmengen effizient und zielgerichtet zu durchsuchen sind.
Warum sollte die SharePoint Suche optimiert werden?
Auch wenn die SharePoint Suche bereits viele Funktionen bietet, können Unternehmen oft von einer gezielten Optimierung profitieren. Eine optimierte Sharepointsuche führt zu:
- Schnelleren Suchergebnissen: Durch angepasste Suchparameter und Indexierungstechniken werden Suchvorgänge beschleunigt.
- Höherer Relevanz: Mit der richtigen Konfiguration werden die Suchergebnisse besser auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.
- Verbesserter Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitiver Suchprozess spart Zeit und steigert die Zufriedenheit der Anwender.
- Effizienterer Informationszugriff: Mitarbeiter können zielgerichtet und effektiv auf benötigte Daten zugreifen, was den Arbeitsalltag erleichtert.
All das führt dann wiederum zu einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit, weniger Fehlern im Alltag und somit zu einer qualitativ hochwertigeren Arbeit.
Tipps zur Optimierung der SharePoint Suche
Um deine SharePoint Suche nachhaltig zu verbessern, können folgende Strategien und Best Practices angewendet werden:
1. Suchschema anpassen
Passe das Suchschema an die speziellen Anforderungen deines Unternehmens an. Durch die Definition benutzerdefinierter Managed Properties und Crawling-Richtlinien kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Inhalte erfasst und korrekt indexiert werden.
2. Benutzerdefinierte Suchabfragen erstellen
Nutze die Möglichkeit, benutzerdefinierte Suchabfragen zu erstellen, um die Suche genauer auf bestimmte Inhalte zu fokussieren. Durch die Verwendung von Filteroptionen und Suchparametern können präzisere Ergebnisse erzielt werden, wobei die Definition dieser Parameter nicht ganz intuitiv gestaltet ist.
3. Relevanz der Suchergebnisse erhöhen
Konfiguriere die Gewichtung einzelner Inhalte, um sicherzustellen, dass die wichtigsten und aktuellen Dokumente ganz oben in den Suchergebnissen erscheinen. Dabei können auch Benutzerfeedback und Nutzungsstatistiken helfen, die Relevanz kontinuierlich zu verbessern.
4. Metadaten und Tags nutzen
Eine strukturierte Ablage und die Verwendung von Metadaten erleichtern nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern auch die SharePoint Suche. Durch gezieltes Tagging und Kategorisieren von Inhalten erhöhst du die Auffindbarkeit und verbesserst so die Effizienz der Suche. Hierzu sind allerdings definierte und gepflegte Tags notwendig.
5. Regelmäßige Wartung und Analyse
Führe regelmäßige Wartungen und Analysen der Suchprotokolle durch, um Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Passe dabei deine Strategien an veränderte Arbeitsabläufe und Datenmengen an.
KI-Suche in SharePoint integrieren – so funktioniert‘s
Wer die vorherigen Tipps gelesen hat, wird feststellen, dass es durchaus dedizierter Ressourcen bedarf, um die SharePointsuche kontinuierlich zu überwachen, zu analysieren und zu betreuen. Für viele Unternehmen macht der Einsatz dieser Ressourcen jedoch wenig Sinn, da die Suche oftmals nur Nebenprodukt und kein Hauptfokusthema einer IT-Abteilung ist. Diese konzentriert sich stärker auf Infrastruktur und Prozessthemen. Dennoch gibt es für einen SharePoint z. B. KI-Suchen, die solche Herausforderungen automatisiert übernehmen können.
Eine Lösung bietet eine Enterprise Search Lösung wie z. B amberSearch. amberSearch ermöglicht es Mitarbeitenden, im SharePoint Informationen schnell und einfach auf Basis von semantischer Relevanz zu finden. Dabei werden Inhalte nicht nur Schlagworten durchsucht, sondern mit Hilfe von KI auch inhaltlich analysiert. Das sind die größten Unterschiede von amberSearch zur klassischen SharePoint Suche:
- Semantische Analyse statt reiner Schlagworte: Die KI von amberSearch baut einen eigenen Index auf, der alle Inhalte in SharePoint semantisch verknüpft. So werden Dokumente gefunden, die inhaltlich passen, auch wenn die exakten Suchbegriffe nicht verwendet wurden.
- Interaktive Suchergebnisse: Mitarbeitende können mit den Suchergebnissen interagieren – ähnlich wie bei einem Chat. So lassen sich Zusammenfassungen oder automatische Antworten basierend auf dem internen Wissen generieren. Diese Funktion erleichtert nicht nur das schnelle Auffinden relevanter Informationen, sondern unterstützt auch die effiziente Weiterverarbeitung der Daten.
- Integration mehrerer Datenquellen: amberSearch geht über die reine SharePoint Suche hinaus. Es werden auch Inhalte aus anderen Systemen wie Outlook, Teams oder internen Laufwerken mit einbezogen. Dadurch entsteht eine einheitliche, zentrale Informationslandschaft, die den Zugriff auf unternehmensrelevante Daten deutlich vereinfacht.
- Automatisierte Überwachung und Pflege: Die KI übernimmt kontinuierlich die Analyse des Suchindexes und passt diesen an veränderte Datenmengen und -strukturen an. Dies reduziert den manuellen Pflegeaufwand und stellt sicher, dass die Suchergebnisse stets aktuell und relevant bleiben.
Du willst wissen, wie eine KI-Suche nicht nur in SharePoint, sondern sogar systemübergreifend funktioniert? Dann sieh dir dieses Video jetzt an:
Fazit
Die Optimierung der SharePoint Suche kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz und Relevanz von Suchergebnissen zu verbessern. Allerdings erfordert dies kontinuierliche Anpassungen, Wartungen und Konfigurationen, die mit erheblichem Ressourcenaufwand verbunden sind. Statt die SharePoint Suche fortlaufend zu optimieren, kann der Einsatz moderner KI-gestützter Enterprise Search Lösungen wie amberSearch eine deutlich bessere Alternative sein. Dank semantischer Analyse, interaktiver Suchergebnisse und der Integration verschiedener Datenquellen ermöglicht amberSearch eine intuitivere, präzisere und effizientere Suche – ganz ohne den hohen manuellen Pflegeaufwand. Unternehmen profitieren so von einem schnelleren und intelligenteren Informationszugriff, der die Produktivität nachhaltig steigert. Falls du tiefe in einer KI-gestützte SharePoint Suche einsteigen möchtest, dann nimm gerne den Kontakt mit uns auf: