Wann hilft eine Enterprise Search und was ist die zu Grunde liegende Problematik? Darüber klärt dieser Artikel auf.
Inhalt:
- Problemstellung
- Unbewusstsein über Problematik
- Definition Enterprise Search
- Wichtige Funktionen
- Zielsetzung & Mehrwerte von einer Enterprise Search
- Einsatzkombinationen von ChatGPT & Enterprise Search
Wann benötige ich eine Enterprise Search?
Die meisten Mitarbeiter kennen den Frust, wenn Sie eine Information in den unternehmensinternen Systemen suchen, aber keine Antwort finden. Die zugrunde liegenden Fragen, die sich ein Mitarbeiter stellt sind immer die gleichen:
- In welchem System suche ich am besten?
- Wonach suche ich am besten?
- Wen kann ich um Hilfe bitten?
In den letzten Jahren sind immer mehr IT-Systeme in Unternehmen eingeführt worden und die Daten wachsen exponentiell. Das führt zu heterogenen IT-Landschaften und führt zu oftmals mehreren „logisch richtigen“ Ablageorten von Dokumenten und Informationen in diversen Systemen.
Über die Zeit führt das zu einem gewissen Chaos – welches sich irgendwann auch nicht mehr mit einer Neustrukturierung der Datenquellen einfangen lässt.
Unbewusstsein über Problematik
Den Meisten Mitarbeitern ist bewusst, dass Sie viel Zeit mit der internen Recherche im Unternehmen verbringen – dem Management nicht so ganz. Zumindest wurde in den wenigsten Unternehmen die Suchzeit erfasst und sich dem Problem bewusst gemacht.
Umfragen unter unseren Kunden zu folge suchen kaufmännische Mitarbeiter im Schnitt 25-30 Minuten für die Recherche und Informationsbeschaffung täglich. In unserem Blogartikel „2 Frameworks zur Erfassung des Zeitaufwands bei der internen Informationsrecherche“ stellen wir 2 Methoden vor, wie diese Zahlen auch für das eigene Unternehmen erfasst werden können und wie man darauf aufbauend einen Business Case entwickeln kann.
So werden schon bei Unternehmen mit 200 Büroarbeitsplätzen sehr hohe sechsstellige Summen pro Jahr verschwendet, um an die richtigen Informationen zu kommen.
Definition Enterprise Search
Enterprise Search, auch als Unternehmenssuche bezeichnet, ist ein spezialisiertes System, das entwickelt wurde, um große Mengen an unternehmensinternen Daten effizient zu durchsuchen, zu organisieren und bereitzustellen. Dieses System ermöglicht es Mitarbeitern, auf Informationen zuzugreifen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind, unabhängig vom Speicherort oder Dateiformat der Daten.
Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und anderen fortschrittlichen Technologien wie NLP durchsucht eine Enterprise Search sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und präsentiert die Ergebnisse in einer relevanten und leicht verständlichen Weise. Das Ziel ist es, Benutzer dabei zu unterstützen, schneller zu den Informationen zu gelangen, die sie für ihre Aufgaben benötigen, und so die Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Wichtige Funktionen
Ein Punkt, den viele Personen im Kopf haben ist, dass die Einführung einer Enterprise Search ein großes Integrationsprojekt mit viel individuellem Aufwand ist. Das geht besser – bei uns innerhalb eines halben Tages, wie Nader el-Azabi, IT-Leiter der R-Biopharm AG bestätigt:
Die Anbindung von amberSearch war tatsächlich so leicht, wie ursprünglich besprochen und ermöglichte es uns so, die Lösung schnell für die Nutzer freizuschalten.
Eine weitere Eigenschaft von amberSearch ist, dass amberSearch die Userexperience, die der Nutzer aus dem Internet kennt, ins Unternehmen bringt. Das schaffen wir, da amberSearch State-of-the-Art KI einsetzt, mit der Mitarbeiter auch Fragen in natürlicher Sprache stellen können.
Außerdem sollte eine gute Enterprise Search bestehende Zugriffsrechte übernehmen. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Informationen sieht, auf die er Zugriff haben soll. In der Vergangenheit gab es einige Anbieter, die nur für alle Mitarbeiter verfügbare Informationen durchsucht haben, da sie nicht in der Lage waren, die Zugriffsrechte entsprechend zu übernehmen. Wir schaffen es durch eine Verbindung zum bestehenden Zugriffsrechtemanagementsystem alle Zugriffsrechte entsprechend zu übernehmen.
amberSearch selbst testen
Da es für viele Personen, die erstmal mit dem Begriff Enterprise Search in Kontakt kommen schwierig ist zu verstehen, was eine Enterprise Search ist, haben wir eine kostenlose Demo mit einem Demodatensatz aufgesetzt, über die jeder interessierte schauen kann, wie eine Enterprise Search potenziell aussehen kann. Erhalte jetzt Zugriff auf amberSearch:
Zielsetzung & Mehrwerte von einer Enterprise Search
Ziel der Einführung einer Enterprise Search ist die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit sowie Effizienz der Mitarbeiter. Insbesondere in Zeiten vom Fachkräftemangel ist es wichtig, dass die Mitarbeiter bei der nicht frustriert, sondern Freude an der Arbeit mit Ihren IT-Systemen verspüren. Ergänzend dazu ist eine Enterprise Search auch ein logischer Schritt auf dem Weg hin zum digitalen Arbeitsplatz. Welche weiteren weiche Faktoren es gibt, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Darüber hinaus spart die Einführung einer Enterprise Search eine Menge Suchzeit ein, wie Sie mit unserem ROI-Kalkulator selbst herausfinden können.
Einsatzkombinationen von ChatGPT & Enterprise Search
Um weitere Informationen über die Kombinationsmöglichkeiten von ChatGPT & einer Enterprise Search herauszufinden, lesen Sie gerne den folgenden Blogbeitrag: