Über mittlerweile mehrere Jahre haben wir Know-How im Bereich Enterprise Search aufgebaut und über die verschiedenen Projekte wiederkehrende Muster erkannt. Um Unternehmen, die die eine Enterprise Search einführen unsere Best Practices zu teilen, haben wir diesen Blogartikel geschrieben. Unsere Learnings stammen größtenteils aus Onboarding mit mittelständischen Unternehmen und können je Unternehmen/Branche natürlich unterschiedlich sein. Auch wenn unsere Best Practices nicht allgemeingültig sind, sind Sie doch ein guter Anhaltspunkt, welche Dinge zu berücksichtigen sind. Dieser Blogbeitrag ist eine Fortführung zu diesem Artikel, in dem es darum geht, wie eine Enterprise Search aus technischer Sicht eingeführt wird.

Phasen des Nutzeronboardings

Die Einführung einer Enterprise kann auch aus Nutzersicht in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Wir gehen bei unseren Kunden nach folgendem Schema vor:

• Key User Workshop
• Onboarding
• Erste Erfahrungen
• Etablierung

Stakeholder

Neben den verschiedenen Phasen gibt es verschiedene Stakeholder, die es zu berücksichtigen gilt:

Zusätzlich haben wir in unseren Enterprise Search Einführungen zumeist folgende Personengruppen:

• IT-Administratoren: Verantworten das technische Set Up sowie die Integration in bestehende Systeme
• Projektleiter: Verantworten alle organisatorischen Aspekte, sind insbesondere am Anfang der erste Ansprechpartner für Rückfragen im Bezug auf amberSearch
• Multiplier: Führungskräfte und digital affine Personen, die als Opinionleader fungieren und das restliche Team enablen, das Meiste aus amberSearch rauszuholen
• Power User: Kollegen, die amberSearch im Arbeitsalltag extrem viel nutzen und so quasi alle Facetten der Software kennen und zu internen Experten mutieren
• Normale Nutzer: Nutzer die die Software im Arbeitsalltag im durchschnittlichen Umfang einsetzen

Phase 3.1: Key User Workshop & Indizierung

Die erste Phase des Onboardings für die Key User beginnt eigentlich bereits in Phase 2: Indizierung & Key User Workshop (für weitere Informationen s. Blogartikel). Die Key User werden für erste Tests auf das System gelassen und erstes Feedback kann gesammelt werden.

Phase 3.2: Onboarding

Grundsätzlich empfehlen wir, Nutzer schrittweise auf die Software zu lassen, um entsprechende Learnings machen zu können und um bei Bedarf nachschärfen zu können.

In Onboarding (30 Minuten online) selbst erklären wir unseren Nutzern bzw. den Multiplikatoren kurz die Funktionsweise von amberSearch und ermöglichen es Ihnen, amberSearch einmal zu testen und Fragen zu stellen. Im Anschluss erhalten alle Mitarbeiter noch eine Onboardingmail mit den wichtigsten Informationen und weiteren Hinweisen. In dieser Phase ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich mit der Software bewusst auseinandersetzen und die „Suchlogik“ der Software verstehen. Dazu zählen insbesondere:

• Software im eigenen Arbeitsalltag und IT-Set Up sichtbar machen
• Verständnis über die verschiedenen Funktionen aufbauen
• Die Suche nachschärfen und Filtermöglichkeiten anwenden

Dies wird einigen Leuten leichter fallen als anderen. Wichtig ist es, dass es Austauschmöglichkeiten gibt, in denen die Erfahrungen und Learnings sichtbar gemacht werden.

Außerdem hat es sich als förderlich erwiesen, in den ersten Wochen einen regelmäßigen Jour Fixe zwischen dem Projektleiter und dem Kundensupport von amberSearch einzustellen, um eventuelle Rückfragen oder kundenspezifische Probleme direkt beheben zu können.

Tipp: Nach dem Onboarding einen Teamschannel für Fragen rund um amberSearch zur Verfügung stellen. Außerdem in Jour Fixes in kleineren Teams die Kollegen von Ihren Success Stories berichten lassen, um bei zunächst skeptischen Nutzern weitere Interesse zu wecken. Dies ist insbesondere Aufgabe der Multiplikatoren.

Dieser Blogbeitrag ist Teil unseres White Papers „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:

Phase 3.3: Erste Erfahrungen

Relativ schnell werden sich neben dem Projektmanager einige Powernutzer herauskristallisieren, die schnell ein tiefes Know-How über amberSearch aufbauen werden. Das Know-How dieser Power User kann genutzt werden, um Fragen anderer Nutzer in dem Teamschannel schnell und effizient zu beantworten.

Tipp: Nutzer ermutigen, in internen Channels über Challenges und Erfolge zu sprechen, um diese auch für andere Nutzer sichtbar zu machen. Außerdem Aufbau von Expertise bei den Power Usern fördern.

Phase 3.4: Etablierung im Arbeitsalltag

Was wir bei unseren bisherigen Kunden sehen ist, dass bei einer guten Integration in den Arbeitsalltag auch öfters im Alltag und Meetings über amberSearch gesprochen wird. Dies trägt zur weiteren Festigung im Alltag bei und ist ein guter Indikator dafür, dass amberSearch erfolgreich etabliert ist.

Sollte amberSearch nicht von Anfang an komplett ausgerollt sein, kann es gut sein, dass auch andere Abteilungen auf amberSearch aufmerksam werden und Interesse an einem Einsatz beurkunden.

Best Practices

Bei fast allen Softwareeinführungen ist ein großer Teil des Erfolgs, Erfolgserlebnisse sichtbar zu machen. Folgende Best Practices (ggf. anpassbar abhängig von Unternehmensgröße) haben sich herauskristallisiert, die zum Erfolg bei der Einführung einer Enterprise Search führen:

• Alle Nutzergruppen und Stakeholder berücksichtigen

Verschiedene Abteilungen haben verschiedene Bedürfnisse. Diese sollten berücksichtigt werden und durch die Learnings, die man aus den ersten Phasen der Einführung zieht, berücksichtigt werden

• Klein anfangen

Wir empfehlen zunächst mit einigen wenigen Abteilungen von 50-100 Personen anzufangen, bevor Sie den Roll-Out auf die ganze Firma machen.

• Einführung intern vermarkten

Vermarkten Sie die Einführung intern und machen Sie die Leute „heiß“, damit diese sich auf die bevorstehende Änderung mental einstellen können.

• Landesgesellschaften einbeziehen

Sollten Sie international tätig sein, dann beziehen sie auch die anderen Landesgesellschaften ein. Die dortigen Manager werden die Situation am besten kennen und Ihnen nochmal Tipps geben können. Außerdem sind diese Ihre Multiplier, die Sie auf jeden Fall mit an Board haben sollten.

Kritische Erfolgsfaktoren

Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es einige Maßnahmen gibt, die signifikant zum Erfolg von amberSearch beitragen. Ihre Aufgabe als Projektleiter oder Multiplikator ist es, den normalen Nutzer in die Lage zu versetzen, amberSearch oder die ausgewählte Enteprise Search optimal zu nutzen. Das sind unsere Learnings:

• Mache amberSearch im Arbeitsalltag sichtbar und integriere es in bestehende Systeme, um die Umstellung des Arbeitsalltages zu erleichtern. (s.oben: Phase 3.1)
• Aktive Beschäftigung der Nutzer mit der Lösung und entdecken von Anwendungsfällen (s. oben: Phase 3.2)
• Sprich offen über amberSearch und mache Erfolge sowie Learnings sichtbar. (s. oben: Phase 3.3)

Erstelle eine interne Community

Wer die Personas der internen Community sind, wurde im Kapitel Phasen des Nutzeronboardings erklärt. Was ist also der Vorteil einer internen Community?

• Fragen, die teilweise spezifisch für die Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen sind, können von Ihnen und anderen Kollegen beantwortet werden.
• Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die bereits gestellten Fragen wieder aufzufinden, damit diese nicht nochmal gestellt werden müssen.
• Außerdem können die Kollegen sich in einem vertrauten Umfeld austauschen und müssen nicht direkt die „Hürde“ nehmen, mit jemand Externen bzw. Unbekannten Kontakt aufzunehmen.
• Außerdem werden Best Practices und Positive Erfahrungen sichtbar und motivieren auch andere Kollegen, die Software stärker in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Eine interne Community führt dazu, dass Ihr Team mit Enterprise Search noch erfolgreicher wird und gewünschte Nutzung erzielt wird.

Du findest unseren Content spannend?

Dann bleib jetzt über unseren Newsletter mit uns in Kontakt: