KI für Ingenieure – Die amberSearch Casestudy der SSP AG

In dieser Fallstudie befassen wir uns mit den Vorteilen des Einsatzes von KI für Ingenieure.

Die SSP AG ist eines der national führenden integralen Planungsbüros mit derzeit rund 220 Mitarbeiter:innen an den Standorten Bochum, Karlsruhe, Aachen und Berlin. Der Schwerpunkt der Architektur- und Ingenieurleistungen liegt im Bereich „Bauen im Bestand“. Dabei wird nach den Prämissen des 2019 von SSP geschaffenen Labels GreytoGreen® geplant, das neben der Umsetzung der drei Nachhaltigkeitsprinzipien Effizienz, Suffizienz und Konsistenz den Fokus auf Ökologie und Klimaresilienz setzt. Die verschiedenen Anforderungen und Wechselbeziehungen der damit einhergehenden Themen werden konstruktiv und intelligent verknüpft. Darüber hinaus umfasst das Leistungsspektrum Städtebau/Gebietsentwicklung, Projektsteuerung, Gutachten, Life-Cycle-Beratung und Gebäudemanagement.

SSP versteht einen Planungsprozess integral. Flexible Teams aus Architekt:innen, Stadtplaner:innen, Haustechnikingenieur:innen, Sachverständigen und Immobilienökonom:innen arbeiten daher bei jedem Projekt von Beginn an zusammen. Diese Arbeitsweise spart nicht nur Zeit und Kosten: sie macht den Weg frei für eine durchdachte und zukunftsorientierte Planung. Dadurch hat die SSP AG sich als zuverlässiger Partner für seine Kund:innen etabliert.

Als Architektur- und Ingenieurbüro arbeitet SSP stark projektbasiert. In den letzten 47 Jahren ist dadurch viel Fachwissen entstanden, welches von SSP in vielen aktuellen Projekten „recycelt“ werden kann.

SSP Team, Fotograf: Beckdesign Bochum

Herausforderungen durch die erfolgreiche Digitalisierung

Die Digitalisierung der SSP AG hat viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich gebracht. Die Menge an Daten, die im Unternehmen generiert werden, wächst rasant. Dies macht es trotz guter Struktur immer herausfordernder, den Überblick über das interne Wissen zu behalten und die relevanten Informationen schnell zu finden. Mit einem vorhandenen breit gefächerten und über viele Jahre gewachsenen Wissensmanagement ist SSP bereits sehr gut aufgestellt. Dies sollte aber noch schneller zugänglich und präsenter sein sowie gezielt an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen und angewendet werden können.

Konkrete Fragestellungen, die sich im Alltag zum Beispiel ergeben sind die folgenden:

• Architektur- und Ingenieurstätigkeiten sowie Projektmanagement:
  • Welcher Wert muss nach einer bestimmten Norm für eine Berechnung genutzt werden
  • Welche Materialien wurden in einem bestimmten Projekt verwendet und welche Zulieferende wurden beauftragt?
  • In welchen Protokollen wurden die Inhalte zu den bestimmten Themen festgelegt?
• Nachvollziehbarkeit von Informationen:
  • Warum wurde in einem Projekt eine Entscheidung so getroffen, wie sie getroffen wurde?
  • Gibt es Erfahrungsberichte oder Bewertungen von Materialien, die für neue Projekte berücksichtigt werden sollten?
  • In welchen Projekten wurden diese Inhalte ebenfalls geplant?
• Klassisches Wissensmanagement:
  • Welche Mitarbeitende haben in ähnlichen Projekten ihre Schwerpunkte und könnten als ExpertInnen befragt werden?
  • Welche Best Practices und Lessons Learned wurden aus früheren Projekten dokumentiert?

Dazu zählen aber auch Anwendungsfälle wie zum Beispiel Fragen nach bestimmten Klauseln in den umfangreichen Verträgen oder Fragen zu klassischem Prozesswissen im Unternehmen – zum Beispiel: Wie kann ich meine E-Mailsignatur anpassen?

Wissen zugänglich machen mit KI

2023 wurde die SSP AG über eine Messe auf das Aachener Unternehmen amberSearch und seine künstliche Intelligenz aufmerksam. Zunächst startete man die Zusammenarbeit mit einem ausgewählten Team, um den Match der Lösung zu den definierten Anwendungsfällen überprüfen zu können.

„Für uns war bereits 2023 klar: Wir wollen Erfahrungen mit KI sammeln und brauchen dafür eine Anwendung, die unsere gute Struktur nur besser nutzbar macht. Wir wollen keine KI-Lösung einführen, für die wir zunächst noch einen Anwendungsfall suchen müssen. Als wir amberSearch auf der DigitalX in Köln kennenlernten, hat es direkt gepasst.“

Sebastian Krewerth, IT-Leiter SSP AG

Obwohl amberSearch bei SSP mit einer hybriden IT-Infrastruktur zu tun hatte, war die technische Einführung schnell und einfach erledigt. Der rein technische Aufwand betrug ca. einen halben Tag, hinzu kamen typische Projektmanagementaufwände. Nachdem die Daten der SSP AG indiziert waren, konnten die ersten TestnutzerInnen bereits wenige Tage nach der technischen Einführung auf die Lösung zugreifen und erste Erfahrungen sammeln.

„Mich hat die Umsetzungsgeschwindigkeit beeindruckt, mit der SSP die Einführung von KI angenommen hat. Einerseits ist das Projektteam sehr schnell in der Einführung gewesen, andererseits haben auch die Testnutzer ein breites Interesse gezeigt und die Mehrwerte der Technologie realisieren können.“

Moritz Nikula, Customer Success Manager, amberSearch

Im Anschluss zum Onboarding der ersten Nutzenden war SSP in der Lage, intelligent durch die verschiedenen vorhandenen Datenbasen zu suchen. Weitere intelligente Funktionen durch amberSearch wie zum Beispiel amberAI ermöglichen den Anwendenden das Chatten mit Dokumenten oder dem gesamten Know-how. So hat die SSP nun nicht nur eine intelligente Suchfunktion, sondern kann auch mit dem internen Know-How chatten – ähnlich wie man es von ChatGPT mit Daten aus dem Internet kennt.

Damit jeder Interessierte amberSearch einmal ausprobieren kann, haben wir in unserer Onlinedemo eine mittlere sechsstellige Anzahl an Dokumenten auf über 10 Systeme verteilt:

Berücksichtigung der DSGVO und Zugriffsrechte

Eine besondere Herausforderung im Einsatz im Unternehmen war die Berücksichtigung der DSGVO und der Zugriffsrechte. Einerseits darf natürlich nicht jeder alles im Unternehmen sehen, andererseits müssen die Daten mit entsprechenden IT-Sicherheitsstandards verarbeitet werden.

Zugriffsrechte

Um bestehende Zugriffsrechte zu berücksichtigen, nutzt amberSearch den vorhandenen Single Sign On, welcher mit dem Active Directory gekoppelt ist. Somit ist keine doppelte Zugriffsrechtemanagementpflege notwendig. Die Zugriffsrechte werden in den Kernsystemen gepflegt und von amberSearch einfach übernommen.

DSGVO und Datensicherheit

Da in den Daten auch wichtige Kund:Innendaten hinterlegt sind, lag ein besonderer Fokus auf der Datensicherheit und der Einhaltung der DSGVO. Hier setzt auch amberSearch auf den Partner Telekom – die Lösung wird auf der Open Telekom Cloud gehostet – einer souveränen, in Deutschland gehosteten Cloud.

Blue Office Bochum, Hauptstandort SSP AG, Fotograf: Jörg Hempel

Roll Out & Support

Während der ersten Phase mit einer sehr kleinen Testgruppe überzeugte nicht nur die Funktion der Software, sondern auch der hervorragende Kund:Innensupport:

„Der erstklassige Support von amberSearch stellt sicher, dass unsere Nutzer jederzeit gut betreut und nie alleine gelassen werden. Die Hingabe und Expertise des Teams geben uns das Vertrauen, dass wir stets optimal unterstützt werden.“

Sebastian Krewerth, IT-Leiter SSP AG

Daher wurde im nächsten Schritt gemeinsam mit dem Digitalisierungspartner Deutsche Telekom entschieden, die Lösung auf einen erweiterten Personenkreis auszurollen. Ab Sommer 2024 haben nun weitere Testnutzende Zugriff auf amberSearch und können die Mehrwerte der modernen Technologie realisieren.

Mehrwerte und Erfahrungsberichte

Einer der Nutzer:Innen schrieb in einen Teams-Chat wenige Stunden nach der ersten Nutzung von amberSearch: „ALLEINE DIE SUCHFUNKTION OHNE DIE GENERATIVE KI IST SCHON DER HAMMER“. Weitere Nutzende waren ähnlich begeistert und stellten fest:

„Obwohl ich mich selbst vorher nie groß mit KI beschäftigt habe, fällt es mir super leicht, die Software zu nutzen, da sie sich stark an mir bekannten Suchmaschinen wie Google orientiert.“

eine Nutzerin von amberSearch

Auch im Projektgeschäft der SSP fällt es Mitarbeitenden deutlich leichter, sehr schnell an Informationen heranzukommen. Einerseits reduzieren sich interne Rückfragen massiv und andererseits wird man weniger häufig im Alltag aus seinen Tätigkeiten abgelenkt, was wiederum bei der Optimierung hin zu qualitativ besseren Ergebnissen hilft. Ein weiterer Effekt: Mitarbeiter:inen, die neu im Unternehmen sind, fällt es deutlich leichter, an vorangegangene Informationen zu kommen, was zu einer schnelleren Produktivitätssteigerung führt.

Wir freuen uns, KundInnen im Mittelstand wie der SSP AG mit unserer Lösung nun langfristig zu helfen, die Herausforderungen durch wachsende Datenmengen lösen zu können.

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