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Wieso das Auffinden von Wissen in Unternehmen ein unterschätzter Kostenfaktor ist.
In modernen Unternehmen werden immer mehr Informationen digitalisiert und abgespeichert, was dazu führt, dass es schwieriger wird, die benötigten Informationen zu finden. Dies ist u. A. auf folgende Faktoren zurück zu führen:
- Unterschiedliche Datenquellen: Informationen werden oft in verschiedenen Systemen und auf verschiedenen Plattformen gespeichert, was die Suche erschweren kann.
- Unstrukturierte Daten: Oft sind die gespeicherten Informationen nicht ausreichend strukturiert oder sind in unstrukturierten Formen wie Word-Dokumenten oder E-Mails gespeichert, was die Suche erschweren kann.
- Mangelnde Zugänglichkeit: In manchen Fällen haben nicht alle Mitarbeiter Zugang zu allen relevanten Informationen, was die Suche erschweren kann.
- Veränderungen im Unternehmen: Mitarbeiterwechsel, die Einführung neuer Systeme und Veränderungen in der Organisationsstruktur können dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder nicht mehr zugänglich sind.
Eine unternehmensinterne Suchmaschine ist daher eine wertvolle Lösung, um Mitarbeitern das richtige Wissen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Ineffizienzen, die durch die Nutzung verschiedener Datenquellen entstehen, können reduziert werden, indem alle Informationen an einem zentralen Ort gesammelt und durchsuchbar gemacht werden. Dies kann nicht nur die Suche nach Informationen beschleunigen, sondern auch dazu beitragen, Projekte in besserer Qualität abzuschließen, Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. Ein weiterer Vorteil einer unternehmensinternen Suchmaschine ist, dass sie dazu beitragen kann, das vorhandene Wissen im Unternehmen zu erhalten und zu teilen. Durch den Generationswechsel und die verkürzten Mitarbeiterverweilzeiten wird es immer wichtiger, das vorhandene Know-How zugänglich zu machen. Eine Suchmaschine kann dazu beitragen, dass dieses Wissen nicht verloren geht und von allen Mitarbeitern genutzt werden kann.
Der Business Case hinter einer Enterprise Search liegt darin, dass sie dazu beitragen kann, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie die Suche nach Informationen beschleunigt und die Mitarbeiterproduktivität erhöht.
Ein kleines Rechenbeispiel sieht wie folgt aus:
- Angenommen, ein Mitarbeiter verbringt täglich ca. 30 Minuten damit, nach Informationen zu suchen.
- Angenommen, das Unternehmen hat 100 Mitarbeiter.
- Angenommen, die Implementierung einer Enterprise Search reduziert die Suchzeit um 50%.
Dann würde die Enterprise Search dazu beitragen, dass die Mitarbeiter insgesamt 15.000 Minuten pro Woche einsparen, was 250 Stunden entspricht. Wenn man annimmt, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt 25 Euro pro Stunde (ein anzusetzender Stundensatz wäre entsprechend höher) verdient, würde die Enterprise Search dem Unternehmen Einsparungen von 6.250 Euro pro Woche oder 325.000 Euro pro Jahr bringen.
Eine Enterprise Search kann nicht nur dazu beitragen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie die Suche nach Informationen beschleunigt und die Mitarbeiterproduktivität erhöht, sondern auch durch weichere Faktoren einen positiven Einfluss haben. Sie kann zum Beispiel die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen, indem sie Informationen schnell und effektiv findet, wodurch ihre Arbeitsleistung verbessert wird.
Außerdem wird die Employee Experience mit den IT-Systemen im Unternehmen verbessert, da die Nutzung der verschiedenen Systeme vereinfacht und verbessert wird. Wenn Mitarbeiter schneller und einfacher die benötigten Informationen finden können, sind sie weniger frustriert und die IT-Systeme des Unternehmens werden insgesamt positiver bewertet.
Schließlich trägt eine Enterprise Search dazu bei, dass Entscheidungen aufgrund von besseren Entscheidungsgrundlagen getroffen werden. Wenn alle relevanten Informationen schnell und einfach zugänglich sind, haben Mitarbeiter eine bessere Basis, um Entscheidungen zu treffen. Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren und sich weniger Gedanken darüber machen, ob sie alle relevanten Informationen haben oder nicht. Dies kann dazu beitragen, dass Entscheidungen qualitativ besser sind und dass das Unternehmen insgesamt erfolgreicher ist.
Natürlich hängt die tatsächliche Einsparung einer unternehmensinternen Suchmaschine von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der tatsächlichen Suchzeit der Mitarbeiter und der Wirksamkeit der Enterprise Search. Trotzdem zeigt dieses Beispiel, dass die Implementierung einer Enterprise Search durchaus eine lohnende Investition sein kann, wenn sie dazu beitragen kann, die Suche nach Informationen im Unternehmen zu beschleunigen und die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.