In den letzten Jahren hat sich durch einen Wandel der Technologie viel geändert. Die Einführung einer Enterprise Search ist – vorausgesetzt, man nutzt Standardsoftware – kein Riesenprojekt. Im Folgenden wird daher auf verschiedene Ressourcen eingegangen und wo möglich eine realistische Einschätzung der benötigten Ressourcen gegeben.
Hardware
Cloud, On-Premise oder Private Cloud? Drei Hostingmöglichkeiten, die nicht von jedem Anbieter angeboten werden. amberSearch kann jede Form des Hostings unterstützen.
- Cloud Hosting
Am einfachsten und ressourcenschonendsten ist das Cloud-Hosting. Da die meisten Unternehmen mit M365 und anderen Applikationen bereits in der Cloud unterwegs sind, macht ein Cloudhosting für >90% der Unternehmen Sinn. Eine direkte Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von Cloud und On-Pemise Hosting finden Sie in diesem Artikel.
Kosten:
Je nach Anbietermodell müssen Sie für Cloudressourcen oder nach Anzahl der Dokumente extra bezahlen. Bei amberSearch ist dies im Nutzerpreis inkludiert und wird nicht separat berechnet.
- Private Cloud Hosting:
Größere Unternehmen haben Instanzen bei AWS, Azure & Co nur für sich reserviert. Auch hier kann eine Enterprise Search gehostet werden.
Kosten:
Die Kosten für das Hosting liegen beim Auftragnehmer, es müssen jedoch keine neuen Server angeschafft werden. Zusätzlich ist ein Mehraufwand bei der Installation zu erwarten, da Anbieter und Auftraggeber sich eng absprechen müssen, um individuelle Einstellungen auf Auftraggeberseite zu berücksichtigen. Die individuelle Auslegung der Server sowie die Kosten hängen insbesondere von der Menge der zu durchsuchenden Daten sowie der Anzahl an Mitarbeiter, die auf das System sollen, ab.
- On Premise Hosting:
Bei Unternehmen aus dem CRITIS-Bereich ist manchmal ein On-Premise Hosting notwendig, da die Daten komplett auf der eigenen Infrastruktur gehostet werden müssen.
Kosten:
In diesem Fall muss der Auftraggeber sowohl die Anschaffung der Server als auch die Administration und das damit eingehende notwendige Know-How bezahlen. Die individuelle Auslegung der Server sowie die Kosten hängen insbesondere von der Menge der zu durchsuchenden Daten sowie der Anzahl an Mitarbeiter, die auf das System sollen, ab.
Software
Einige Unternehmen, insbesondere größere Unternehmen, stehen bei der Einführung einer Enterprise Search vor einer Make or Buy Entscheidung. Betrachtet man die Komplexität einer Enterprise Search, dann entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine Buy-Lösung. Es gibt zwar Open-Source Module, die man als Grundlage benutzen kann, jedoch fehlen den meisten Unternehmen das notwendige Know-How bzw. die Ressourcen, um auf Basis der Open-Source Module eigene Lösungen entwickeln zu können. Zusätzlich muss eine eigene Lösung administriert werden (Schnittstellen ändern sich) und die hohen Ansprüche der Nutzer müssen erfüllt werden.
amberSearch bietet eine Standardlösung mit offener Schnittstelle, über die individuelle Systeme – falls gewünscht – angebunden werden können. So hat man einen guten Kompromiss zwischen Standardsoftware und möglicher Individualisierung, falls Bedarf vorhanden ist.
Dieser Blogbeitrag ist Teil unseres White Papers „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:
Personal
Auf Auftraggeberseite sind zwei Hauptressourcen benötigt: IT-Abteilung sowie Projektleiter. Im folgenden erklären wir kurz warum:
- IT-Abteilung
Die IT-Abteilung verantwortet die technische Umsetzung sowie die Integration in die verschiedenen Systeme.
- Projektleitung
Die Projektleitung ist vor allen Dingen für die People und das Change-Management verantwortlich. Obwohl wir darauf achten, alles mit einer größtmöglichen UX zu entwickeln, benötigen die Mitarbeiter bei einer Anpassung der IT-Infrastruktur einen Ansprechpartner, der die Einführung verantwortet und sich um das Change Management kümmert. Eine Übersicht über Materialien haben wir hier zusammengestellt.
Nur das Zusammenspiel beider Abteilungen führt zu der erfolgreichen Einführung einer Unternehmenssuchmaschine.
Budget
Das einzuplanende Budget hängt maßgeblich von der Hostingvariante und der Größe des Unternehmens ab.
Folgende Kostenstellen gibt es:
- Externe Set Up Kosten: Was benötigt der Auftragnehmer, um die Software erfolgreich zu installieren
- Interne Set Up Kosten: Wie viele Ressourcen benötigt der Auftraggeber intern, um sich entsprechend abzustimmen?
- Laufende Fees/Wartung: Je nach Hostingvariante werden laufende Fees (auf Basis von Nutzern, Datenmenge, Datensystemen, …) fällig.
Wie hoch die Kosten sein werden, hängt vom individuellen Case ab und können natürlich nicht pauschal über ein Blogartikel beantwortet werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Berechnung des Business Cases! Sprechen Sie uns dazu gerne an oder nutzen Sie diesen Blogartikel, um ein erstes Gefühl zu bekommen.
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