Netzwerklaufwerke effizient durchsuchen – So optimierst du die Laufwerksuche

Viele Unternehmen speichern große Mengen an Dateien und Dokumenten auf Netzwerklaufwerken. Die Herausforderung: Die Laufwerksuche gestaltet sich oft mühsam und zeitaufwendig. Netzwerklaufwerke sind zwar hervorragend zum Speichern von Daten geeignet, aber nicht immer optimal, um diese wiederzufinden. In diesem Blogbeitrag erfährst du, warum die Netzlaufwerksuche oft ineffizient ist und wie du sie verbessern kannst – und welche Rolle KI-gestützte Suchlösungen spielen.

Was ist die Laufwerksuche?

Die Laufwerksuche bezeichnet die gezielte Suche nach Dateien und Dokumenten innerhalb eines Netzwerklaufwerks. Dabei können verschiedene Suchparameter helfen, relevante Inhalte schneller zu finden. In vielen Unternehmen erfolgt die Netzlaufwerksuche entweder über Betriebssystem-Funktionen oder spezielle Drittanbieter-Software. Eine optimierte Laufwerksuche sollte schnell, zuverlässig und effizient sein, um die Produktivität zu steigern.

Warum ist die Netzlaufwerksuche so herausfordernd?

Netzwerklaufwerke bieten eine zentrale Ablage für Dateien, sind aber oft nicht optimal organisiert. Über die Jahre wurden bei den meisten Unternehmen immer mehr Informationen auf Laufwerken abgelegt. Über die Jahre haben sich dutzende Duplikate und veraltete Informationen angesammelt – die von Mitarbeitenden dennoch oft benötigt werden. Dadurch entstehen im Alltag für die Mitarbeitenden verschiedene Herausforderungen, wie zum Beispiel:

• Unstrukturierte Datenmengen: Über Jahre hinweg entstehen unzählige Dokumente ohne klare Struktur. Typischerweise baut jede Abteilung seine eigenen „Ablagelogiken“ auf.
• Mangelnde Indexierung: Viele Netzwerklaufwerke verfügen nicht über eine leistungsfähige Suchfunktion, die Dateien effizient indexiert und durchsucht. Das macht die Suche gerade bei über Jahre gewachsenen Datenmengen sehr langwierig.
• Langsame Suchgeschwindigkeit: Ohne optimierte Indizes kann eine einfache Suchanfrage lange dauern.
• Fehlende semantische Suche: Klassische Suchfunktionen basieren auf exakten Begriffen und berücksichtigen nicht den inhaltlichen Kontext. Das macht die Qualität der Suche für den Endnutzer nicht zufriedenstellend.
• Unterschiedliche Dateiformate: Dokumente liegen in verschiedenen Formaten vor (PDF, Word, Excel, E-Mails), was die Suche weiter erschwert.
• Keine Vorschaufunktion: Werden Treffer gefunden, muss man zunächst das ganze Dokument öffnen und dann im Dokument mit „Strg + F“suchen anstatt schnell und einfach eine Vorschau zu öffnen.

All das macht es für Mitarbeitende sehr herausfordernd, schnell an die relevanten Informationen zu kommen. In der Konsequenz führt das zu schlechten Wissensständen bei den Mitarbeitenden und schlechten Entscheidungen, da sie oft nicht die notwendigen Informationen zur Verfügung haben.

Wie kannst du die Laufwerksuche verbessern?

Aus den bisher genannten Herausforderungen, in denen sich viele Unternehmen sicherlich wiederfinden können, ergeben sich einige Tipps und Tricks, wie man die Netzlaufwerksuche optimieren kann. Dazu zählen zum Beispiel:

1. Bessere Datenstruktur schaffen

Einheitliche Namenskonventionen und klare Ordnerstrukturen helfen, die Laufwerksuche zu verbessern. Metadaten können genutzt werden, um Dokumente leichter auffindbar zu machen.

2. Indexierung aktivieren und optimieren

Viele Betriebssysteme und Drittanbieter-Tools bieten die Möglichkeit, Netzwerklaufwerke effizient zu indizieren. Überprüfe, ob die Indexierung regelmäßig aktualisiert wird, um eine schnellere Laufwerksuche zu gewährleisten.

3. Filter und erweiterte Suchoperatoren nutzen

Metadaten wie Erstellungsdatum, Autor oder Dateityp helfen, die Netzlaufwerksuche gezielter zu gestalten.

Beispiel für die Anwendung von Filtern bei der Laufwerksuche

4. Suchanfragen gezielt formulieren

Lerne die erweiterten Suchoperatoren deines Systems kennen. Viele Suchfunktionen unterstützen beispielsweise Platzhalter (*), logische Operatoren (AND, OR) oder Filter (Datum, Dateityp).

Laufwerksuche optimieren mit einer KI-Suche

Auch wer die ganzen Tipps befolgt wird die Laufwerksuche nur im begrenzten Maße optimieren können – letztendlich sind die Suchalgorithmen nicht für die oftmals zu großen Datenmengen ausgelegt. Mittlerweile gibt es bessere, KI-basierte Lösungen wie z. B. amberSearch, die die Dokumente nicht nur intelligent durchsuchen, sondern auch Zusammenfassungen schreiben können oder es Mitarbeitenden ermöglichen, mit den Dokumenten zu chatten. Einige der Vorteile einer solchen Lösung sind zum Beispiel:

• Semantische Analyse statt reiner Schlagworte: Die KI von amberSearch baut einen eigenen Index auf, der alle Inhalte in SharePoint semantisch verknüpft. So werden Dokumente gefunden, die inhaltlich passen, auch wenn die exakten Suchbegriffe nicht verwendet wurden.
• Interaktive Suchergebnisse: Mitarbeitende können mit den Suchergebnissen interagieren – ähnlich wie bei einem Chat. So lassen sich Zusammenfassungen oder automatische Antworten basierend auf dem internen Wissen generieren. Diese Funktion erleichtert nicht nur das schnelle Auffinden relevanter Informationen, sondern unterstützt auch die effiziente Weiterverarbeitung der Daten.
• Integration mehrerer Datenquellen: amberSearch geht über die reine Netzlaufwerksuche hinaus. Es werden auch Inhalte aus anderen Systemen wie Outlook, Teams oder SharePoint mit einbezogen. Dadurch entsteht eine einheitliche, zentrale Informationslandschaft, die den Zugriff auf unternehmensrelevante Daten deutlich vereinfacht.
• Automatisierte Überwachung und Pflege: Die KI übernimmt kontinuierlich die Analyse des Suchindexes und passt diesen an veränderte Datenmengen und -strukturen an. Dies reduziert den manuellen Pflegeaufwand und stellt sicher, dass die Suchergebnisse stets aktuell und relevant bleiben.

Wer sich nun fragt, wie eine solche KI-Suche in der Praxis aussieht, der kann sich dieses Video als Erklärung ansehen. Darüber hinaus bieten wir Interessierten die Option, über unsere Onlinedemo amberSearch einmal selbst auszuprobieren, um ein Gefühl für die Technologie zu bekommen.

Fazit

Die klassische Netzlaufwerksuche ist oft zeitaufwendig und ineffizient. Durch eine bessere Datenstruktur, optimierte Indexierung und gezielte Suchoperatoren lässt sich die Laufwerksuche verbessern. Doch für wirklich effiziente Suchprozesse bietet eine KI-gestützte Lösung die beste Möglichkeit, die Netzlaufwerksuche zu optimieren. Unternehmen, die moderne Suchtechnologien nutzen, sparen Zeit und steigern ihre Produktivität erheblich. Wie viel das konkret ist, können interessierte mit unserem ROI-Rechner ausrechnen. Du möchtest mehr erfahren? Dann lasse uns jetzt eine Anfrage da und wir helfen dir gerne: