In einem anderen Blogbeitrag sind wir bereits auf die theoretischeren Themen der Identifizierung und Priorisierung eines KI Anwendungsfalls eingegangen. In diesem Blogbeitrag möchten wir deutlich konkreter werden und anhand eines Beispiel Anwendungsfalls – jedoch on konkrete Zahlen – einen Case skizzieren, der zu amberSearch passen könnte. In unserem Fall ist das einer von mehreren Anwendungsfällen, die auch über verschiedene Abteilungen verteilt liegen können, die von uns gelöst werden können. Gerne helfen wir bei der Definition eines Anwendungsfalls!
Beispielhafter KI-Anwendungsfall
Es gibt Anwendungsfälle in Unternehmen, die auf den Euro genau durchgerechnet werden können und es gibt Anwendungsfälle, die etwas weicher sind, aber einen genau so hohen Impact haben. Da wir mit amberSearch bzw. amberAI zwei Lösungen haben, die im unstrukturierten Bereich bzw. im Informationsmanagement Bereich eines Unternehmens angesiedelt sind, zählt unsere Lösung eher zu zweiterem. Im Folgenden haben wir ein Beispielanwendungsfall für eine Abteilung definiert:
Problem Statement
Ein kurzer und prägnanter Satz, der den Pain Point des Nutzers auf den Punkt bringt und die Konsequenzen aufzeigt. Ein Beispiel:
- Unser Vertrieb verbringt aufgrund von zu vielen Datensilos zu viel Zeit mit der Informationsrecherche und zu wenig Zeit am Kunden, was zu Umsatzeinbußen führt..
Problembeschreibung
Dieser Teil sollte etwas ausführlicher sein. Hier geht es darum, eine Nutzer Story aufzubauen. Die könnte bspw. folgendermaßen aussehen:
- Franz ist noch ein recht neuer Mitarbeiter im Vertrieb. Über die Jahre wurden immer wieder neue Softwarelösungen und die Art der Ablage in den Systemen verändert. Um eine Information zu finden, muss er daher oft in verschiedenen Systemen nachschauen. Aktuelle Informationen liegen zum Beispiel im CRM. Informationen zu älteren Projekten liegen im Projektmanagementtool. Verträge & Co werden jedoch seit Einführung eines DMS im DMS gepflegt. Und um den Status quo zu überprüfen, muss Franz ins ERP schauen. Hinzu kommt, dass er bei der Einführung der verschiedenen Systeme noch nicht im Unternehmen war und daher nicht weiß, wann welches System von Laufwerken auf die spezialisierteren Systeme gewechselt wurde.
Konsequenzen
In diesem Teil geht es um die tatsächlichen negativen Impacts, die das Unternehmen bzw. die Mitarbeiter dadurch erfahren.
- Eine Umfrage unter den Mitarbeitern ergab, dass 40% der Vertriebsmitarbeiter mehr als 30 Minuten täglich nach Informationen suchen. Als besonders herausfordern galt dabei die Suche im Projektmanagementtool sowie in Laufwerken. Kritisiert wurde insbesondere, dass jede Abteilung Informationen nach unterschiedlichen Schemata ablegt und die Suchfunktion der Software nicht gut funktioniert. Ein weiterer Punkt ergab sich daraus, dass gerade neue Mitarbeiter viel Zeit mit der Formulierung der E-Mails verschwenden, da ihnen teilweise das richtige Wording fehlt. Die Mitarbeiter klagten insbesondere über hohen Frust, da die ständige Sucherei sie von der Erreichung der eigentlichen Ziele abhält. Es wird anerkannt, dass zwar jedes System seine Daseinsberechtigung hätte, aber die Datensilos dazu führen, das oft auf unvollständigen oder fehlerhaften Informationsgrundlagen gearbeitet wird. Teilweise wird vorher Rücksprache mit Kollegen gehalten, teilweise müssen falsch versendete Informationen im Nachgang aufwendig korrigiert werden, was zusätzlich keinen professionellen Eindruck macht.
Mehrwerte
In diesem Abschnitt geht es dann vor allen Dingen darum, die Mehrwerte bzw. den Business Case darzulegen.
- Durch die Einführung einer KI-basierten Informationsmanagement Software wie amberSearch versprechen wir uns, dass
- Wir eine Zeitersparnis von X Stunden/Woche/Mitarbeiter erreichen
- Neue Mitarbeiter schneller produktiver werden
- Reduktion von Korrekturaufwand gegenüber Kunden
- Optimierte Formulierung von E-mails und sonstigen Korrespondenzen durch KI gegenüber dem KundenDezentrale Systeme an einem Ort zugänglich werden
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
- Reduktion von Frust
- Eine Umfrage unter den Mitarbeitern ergab, dass inbesondere Abteilung X und Y das Vorhaben unterstützen und die Mehrwerte ebenfalls sehen.
Investment
In diesem Abschnitt kann näher darauf eingegangen werden, welche Ressourcen erforderlich sind, um den Anwendungsfall zu realisieren.
- Um diesen Anwendungsfall zu realisieren, werden folgende Ressourcen benötigt:
- Investment von X initial, Y langfristig
- Z Stunden für M von Ressource A,
- Z Stunden für N von Ressource B,
- ….
- Es müssen folgende Systeme angebunden werden:
- System A
- System B
- ….
- Betroffen sind folgende Mitarbeiter
- Abteilung A (X Personen)
- Abteilung B (Y Personen)
- ….
Weitere Faktoren
Weitere Faktoren, die in einen solche Anwendungsfall einfließen können, sind bspw. Zeitrahmen, technische Anforderungen, Schulungen für Mitarbeiter, Sicherheitsaspekte sowie die Definition der Ziele und Erfolgskriterien, nach denen solche Projekte bewertet werden sollten.
Wer überlegt, generativer KI in seinem Unternehmen einzuführen, der sollte sich unser 16-seitiges White Paper mit allen Insights zum Thema downloaden „So geht eine erfolgreiche Einführung von generativer KI“:
KI gibt Unternehmen aber auch die Möglichkeit, sich organisatorisch anders aufzustellen und ein anderes Mindset einzuführen:
Change-Management, New Work und KI
Seit vielen Jahren wird gepredigt, dass es immer mehr darauf ankommt, dass Mitarbeiter die richtigen Entscheidungen treffen und diese Umsetzen müssen. Es geht nicht mehr darum, dass ein Mitarbeiter mit maximal viel Know-How in ein Unternehmen kommt. Das Know-How ist entweder im Unternehmen vorhanden oder kann sich entsprechend schnell angeeignet werden. Es geht viel mehr darum, dass Wissen in einer Transferleistung besser einzusetzen und die gewonnene Zeit am, für oder mit dem Kunden zu verbringen. Dafür müssen sich einerseits die Qualitäten der gesuchten Mitarbeiter ändern, andererseits müssen die Tools dies unterstützen. Zum Mindsetwechsel haben wir bereits hier einen Blogartikel veröffentlicht. Mit amberSearch ermöglichen wir es Nutzern, genau diese Änderungen umzusetzen.
Damit jeder amberSearch einmal ausprobieren kann, haben wir in unserer Onlinedemo eine mittlere sechsstellige Anzahl an Dokumenten auf über 10 Systeme verteilt:
Es geht im Unternehmen schlicht nicht darum, die Erstbeste-Information zu nutzen, um eine Entscheidung zu treffen, sondern die Insgesamtbeste-Information. Dennoch läuft es oft wie folgt ab:
Der Mitarbeiter weiß, dass es irgendwo zum gesuchten Thema mal etwas gab… Er fängt an sich durch die verschiedenen Systeme zu klicken und landet bei etwas, was halbwegs passt. Da er nicht weiß, ob er überhaupt Chance auf Erfolg hat, wenn er weitersucht und dies auch lange dauern würde, gibt er sich damit zufrieden und erarbeitet den Rest neu. Die Alternative ist, dass überhaupt nicht gesucht wird, sondern direkt die Kollegen gefragt werden, die dann für den Fragenden auf die Suche gehen. In beiden Fällen erhält der Fragende nur die Erstbeste Information.
Mit einer intelligenten Suche in Verbindung mit generativer KI, wie wir es mit amberAI und amberSearch machen, wären Mitarbeiter in der Lage, sich die relevanten Informationen direkt selbst zu holen. So arbeiten sie deutlich unabhängiger und effizienter. Die Zeit, die vorher in das Rumgesuche gesteckt wird, frustriert nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Zeit für die wesentlichen Dinge fehlt: Wie kann ich das Unternehmen verbessern bzw. den Kunden zufriedener machen.
Wer also in eine Software wie unsere investiert, der sollte sich bewusst sein, dass er damit nicht nur ein Problem löst, sondern wenn er will, direkt die Grundlagen legen kann, um das Mindset eines Unternehmens auf ein zukunftsorientiertes zu stellen. Das ist zudem das, was die junge Generation an Mitarbeitern erwartet.
Last, but not least, in einigen anderen Beiträgen sind wir bereits darauf eingegangen, worauf bei der Auswahl eines Softwareanbieters geachtet werden sollte und welche Fragen man selbst beantworten können sollte.
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