Zuletzt aktualisiert: 26. Februar 2026
Wer eine Enterprise Search auswählen möchte, steht vor einer strategisch wichtigen Entscheidung. Moderne Lösungen sind deutlich schlanker als frühere On-Prem-Projekte, dennoch unterscheiden sich Anbieter stark in Architektur, Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit.
Um Fehlentscheidungen und unnötig komplexe Einführungen zu vermeiden, findest du in diesem Artikel eine konkrete Checkliste zur Auswahl einer Enterprise Search, inklusive Evaluierungskriterien und Fragen für Anbieter.
Für einen Überblick über Enterprise Search Lösungen siehe:
Enterprise Search Lösungen: Der komplette Guide für 2026
Inhaltsverzeichnis
Welche technischen Anforderungen sich in deinem Fall an die Suchmaschine ergeben und worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest, sollte sich insbesondere aus den von deinen Nutzern genannten Pain Points und Bedürfnissen ergeben. Zusätzliche Anforderungen bzw. Einschränkungen bei der Anbieterauswahl ergeben sich aus der gewählten Hostingvariante.
Zusätzlich gibt es einige weitere allgemeine Faktoren, die du bei der technischen Auswahl eines Anbieters berücksichtigen solltest.
Enterprise Search auswählen: Checkliste mit technischen Anforderungen
Wenn du eine Enterprise Search auswählst, solltest du systematisch prüfen, ob die Lösung deine technischen Anforderungen erfüllt.
Nutze die folgende Checkliste:
1. Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche sollte einfach zu bedienen und intuitiv sein, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten. Setze auf eine Suchmaschine mit einem modernen Layout, welches Mitarbeitern bekannt vorkommt und wo sie sich „zu Hause“ fühlen. Eine Nutzeroberfläche mit diversen Filtermöglichkeiten zählt in heutigen Zeiten nicht mehr dazu.
Prüffragen:
- Ist die Oberfläche intuitiv nutzbar (ohne Schulung)?
- Fühlt sich die Suche wie eine moderne Web-Suche an?
- Gibt es ein einheitliches zentrales Suchfeld?
- Sind Filter logisch und nicht überladen?
2. Verwendung von KI (Substanz statt Buzzword)
Künstliche Intelligenz sollte niemals verwendet werden, um „KI zu verwenden“. Dennoch ist der Anwendungsfall bei einer Enterprise Search durchaus sinnvoll: Ob es um das Verständnis von Worten im richtigen Kontext, die Analyse von Bildern oder Videos oder das durchforsten großer Datenmengen geht, hier hilft die künstliche Intelligenz, dem Nutzer einfach eine zukunftsorientierte Nutzererfahrung zu bieten. Eine KI kann zum Beispiel komplett auf Tags verzichten und ist somit nicht auf 100% sauber gepflegte Daten angewiesen.
Nicht jede Lösung mit „KI“ im Marketing nutzt tatsächlich semantische Intelligenz.
Prüffragen:
- Kann die Lösung natürliche Fragen beantworten?
- Erkennt sie Zusammenhänge im Text?
- Funktioniert sie auch ohne perfekt gepflegte Tags?
- Wie unterscheidet sich die KI-Funktion von einer reinen Synonym-Suche?
Tipp: Die Möglichkeit, nach Synonymen zu suchen ist kein Beweis einer integrierten KI. Zwar kann eine KI dies auch durchführen, zumeist wird der Einfachheit halber jedoch ein Thesaurusmodul genommen. Um zu überprüfen, ob wirklich eine Intelligenz vorhanden ist, sollte die Enterprise Search bspw. in der Lage sein, Fragen zu beantworten. Heutzutage hat nur eine KI genug Verständnis vom Text, um die Informationen entsprechend zu beantworten.
Lass dir live zeigen, wie eine komplexe Fragestellung beantwortet wird.
3. Integrationsfähigkeit
Eine Enterprise Search muss sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft deines Unternehmens integrieren lassen.
Prüffragen:
- Gibt es Standard-Konnektoren für deine Kernsysteme?
- Ist eine API dokumentiert?
- Wie hoch ist der Integrationsaufwand für Standardsoftware?
- Wird eine echte Indexierung durchgeführt oder nur eine „Federated Search“?
Hinweis: Eine reine Federated Search greift nur auf bestehende Suchergebnisse zurück, ohne eigene Relevanzlogik.
Für einen Überblick über die verfügbaren Integrationen bei amberSearch siehe unsere Integrationen.
4. Sicherheit und Berechtigungen
Die Lösung muss bestehende Zugriffsrechte übernehmen.
Prüffragen:
- Werden AD- oder SSO-Strukturen automatisch synchronisiert?
- Ist ein zusätzliches Benutzer-Management notwendig?
- Können sensible Inhalte sicher verarbeitet werden?
- Wie wird mit Berechtigungsänderungen umgegangen?
5. Skalierbarkeit
Eventuell überlegst du, die Enterprise Search zunächst in einer Abteilung oder in einem Standort einzuführen. Wie skaliert die Technologie? Ältere Suchmethoden stoßen schnell an ihre Grenzen bei großen Datenmengen, KI-gestützte Lösungen sind in der Lage viele Dokumente „at Scale“ zu verarbeiten.
Prüffragen:
- Wie verhält sich die Lösung bei steigender Datenmenge?
- Gibt es Referenzen mit ähnlicher Unternehmensgröße?
- Ist die Architektur cloud-native oder historisch gewachsen?
6. Geschwindigkeit und Performance
Eine schnelle Suche ist entscheidend für die Benutzerzufriedenheit. Die Lösung sollte in der Lage sein, schnell relevante Ergebnisse zurückzugeben, auch wenn es sich um große Datenmengen handelt.
Prüffragen:
- Wie hoch ist die durchschnittliche Antwortzeit?
- Gibt es garantierte SLAs?
- Wie wird bei großen Datenmengen indexiert (inkrementell vs. Full-Crawl)?
7. Verfügbarkeit und Platzierung im Arbeitsalltag
Eine gute Suchlösung muss dort verfügbar sein, wo Mitarbeitende arbeiten.
Prüffragen:
- Integration in Teams?
- SharePoint?
- Browser-Extension?
- Mobile Nutzung möglich?
Dieser Blogbeitrag ist Teil unseres White Papers „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:
Organisatorischen Evaluierungskriterien
Je nach Unternehmensgröße gibt es natürlich weitere Anforderungen, bspw. im Bereich Administrierbarkeit, Support & Co, die weniger technischer, sondern eher organisatorischer Natur sind.
Berücksichtige folgende organisatorische Kriterien, um eine geeignete Enterprise Search auszuwählen:
- Support-Modell (dedizierter Ansprechpartner?)
- Weiterentwicklungsgeschwindigkeit
- Roadmap-Transparenz
- Hosting-Standort (z. B. Deutschland / EU)
- Datenschutz und Compliance
Gerade bei Enterprise Search handelt es sich um eine langfristige Architekturentscheidung, nicht um ein isoliertes Tool.
Fragenkatalog: Enterprise Search richtig auswählen
Die meisten Anbieter bieten an, dass man zunächst mit einem kleineren Projekt oder in einer bestimmten Abteilung starten kann. Dies hat den Vorteil, dass man insbesondere bei größeren Unternehmen nicht direkt von Null auf 100 gehen muss, sondern während der gemeinsamen Zusammenarbeit Learnings machen kann, die man für den weiteren Roll Out berücksichtigen kann.
Konkrete Fragen für Anbieter-Gespräche
Diese Fragen helfen, Marketingversprechen von technischer Realität zu unterscheiden:
- Wie genau erfolgt die Rechteübernahme?
- Welche Systeme sind standardmäßig angebunden?
- Wie wird Dubletten-Erkennung umgesetzt?
- Wie lange dauert eine typische Implementierung?
- Gibt es Referenzprojekte mit ähnlicher IT-Landschaft?
- Wie transparent ist die Architektur?
- Welche KPIs werden nach Go-Live gemessen?
Wie so oft gilt bei Software: Besser lieber schnell ausprobieren, bevor man die Katze im Sack kauft. Aus diesem Grund haben wir eine Onlinedemo eingeführt, über die jeder amberSearch kostenlos ausprobieren kann.
Fazit: Enterprise Search auswählen mit Struktur statt Bauchgefühl
Eine Enterprise Search auszuwählen sollte kein reines Funktions-Vergleichen sein. Entscheidend ist, ob die Lösung technisch sauber ist, organisatorisch tragfähig ist und langfristig skalieren kann.
Wer eine Enterprise Search auswählen möchte, sollte strukturiert vorgehen und eine klare Checkliste als Entscheidungsgrundlage nutzen. Vergleiche verschiedene Anbieter objektiv, statt dich ausschließlich auf Demos zu verlassen.
Wer sich zusätzlich einen strategischen Überblick über Enterprise Search Lösungen und verschiedene Anbieter verschaffen möchte, findet hier eine entsprechende Übersicht: Enterprise Search Lösungen – kompletter Guide.