Wer sich für die Einführung einer unternehmensinternen Suchmaschine entschieden hat, muss anschließend noch die richtige Enterprise Search auswählen. Dabei gibt es jedoch einige Anforderungen, die zu beachten sind, denn: Die Einführung einer Enterprise Search Bedarf muss nicht mehr wie früher ein großes und umfassendes Projekt sein, sondern kann heutzutage deutlich schlanker sein. Um hinterher nicht ungewollt komplexe Einführungen oder technologisch nicht mehr zeitgemäße Lösungen zu haben, bedarf es einer vorsichtigen Auswahl der richtigen Anbieter. Um die Anforderungen übersichtlich darzulegen, haben wir eine kleine Liste zusammengestellt, die bei der Auswahl einer Enterprise Search helfen soll.
Welche technischen Anforderungen sich in Ihrem Fall an die Suchmaschine ergeben und worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten, sollte sich insbesondere aus den von Ihren Nutzern genannten Pain Points und Bedürfnissen ergeben. Zusätzliche Anforderungen bzw. Einschränkungen bei der Anbieterauswahl ergeben sich aus der gewählten Hostingvariante.
Zusätzlich gibt es einige weitere allgemeine Faktoren, die Sie bei der technischen Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten.
Technische Anforderungen an eine Enterprise Search
Wenn Sie eine Enterprise Search auswählen, dann gibt es Anforderungen in verschiedene Richtungen, die Sie im besten Fall berücksichtigen sollten. Daher haben wir im Anhang
- Benutzerfreundlichkeit:
Die Benutzeroberfläche sollte einfach zu bedienen und intuitiv sein, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten. Setzen Sie auf eine Suchmaschine mit einem modernen Layout, welches Mitarbeitern bekannt vorkommt und wo sie sich „zu Hause“ fühlen. Eine Nutzeroberfläche mit diversen Filtermöglichkeiten zählt in heutigen Zeiten nicht mehr dazu.
2. Verwendung von KI:
Künstliche Intelligenz sollte niemals verwendet, um „KI zu verwenden“. Dennoch ist der Anwendungsfall bei einer Enterprise Search durchaus sinnvoll: Ob es um das Verständnis von Worten im richtigen Kontext, die Analyse von Bildern oder Videos oder das durchforsten großer Datenmengen geht, hier hilft die künstliche Intelligenz, dem Nutzer einfach eine zukunftsorientierte Nutzererfahrung zu bieten. Eine KI kann zum Beispiel komplett auf Tags verzichten und ist somit nicht auf 100% sauber gepflegte Daten angewiesen.
Tipp: Die Möglichkeit, nach Synonymen zu suchen ist kein Beweis einer integrierten KI. Zwar kann eine KI dies auch durchführen, zumeist wird der Einfachheit halber jedoch ein Thesaurusmodul genommen. Um zu überprüfen, ob wirklich eine Intelligenz vorhanden ist, sollte die Enterprise Search bspw. in der Lage sein, Fragen zu beantworten. Heutzutage hat nur eine KI genug Verständnis vom Text, um die Informationen entsprechend zu beantworten.
3. Verfügbarkeit:
Ein aus Nutzersicht weiterer elementarer Erfolgsfaktor ist die Erreichbarkeit innerhalb ihrer bestehenden IT-Landschaft. Investieren Sie in eine Standalone Lösung oder investieren Sie in eine responsive Oberfläche, die sich nahtlos in den SharePoint, die TeamsApp, das Intranet oder per App steuern lässt?
4. Skalierbarkeit:
Eventuell überlegen Sie, die Enterprise Search zunächst in einer Abteilung oder in einem Standort einzuführen. Wie skaliert die Technologie? Ältere Suchmethoden stoßen schnell an Ihre Grenzen bei großen Datenmengen, KI-gestützte Lösungen sind in der Lage viele Dokumente „at Scale“ zu verarbeiten.
5. Geschwindigkeit:
Eine schnelle Suche ist entscheidend für die Benutzerzufriedenheit. Die Lösung sollte in der Lage sein, schnell relevante Ergebnisse zurückzugeben, auch wenn es sich um große Datenmengen handelt.
6. Suchindexierung:
Die Lösung sollte in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellen bzw. verschiedenen Dateiformaten zu indexieren, sowie verschiedener Datenformate wie Text, Bilder und Videos. Hintergrund ist, dass Sie mit einer „Federated Search“ oder wie auch immer der jeweilige Anbieter es nennt, die Ursprungssuche nie schlagen werden. Eine Federated Search bedeutet, dass die Suche nur die Suchen anderer Systeme ansteuert und daher nur die von den bestehenden Suchen erhaltenen Ergebnisse anzeigt. Dabei hat der Anbieter keine Möglichkeit, den Anbieter selbst zu schlagen, da er komplett auf die bestehende Suchlogik zurückgreift.
Dieser Blogbeitrag ist Teil unseres White Papers „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:
7. Sicherheit/Zugriffsrechte:
Die Lösung muss sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können, insbesondere bei der Suche nach sensiblen Informationen. Dazu sollte kein zweites Nutzermanagement notwendig sein, sondern die Enterprise Search sollte dies einfach aus den bestehenden rechten übernehmen. Es besteht heutzutage keine Notwendigkeit mehr, die Suche auf nur „öffentliche“ Inhalte zu begrenzen.
8. Integrationsfähigkeit:
Die Lösung sollte Out-of-the-Box in der Lage sein, nahtlos mit anderen Systemen wie Content-Management-Systemen (CMS), Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) und anderen Unternehmensanwendungen zu integrieren. Aufwendige Set Ups mit mittleren 5-stelligen Beträgen für die Anbindung von Standardsoftware sind keinesfalls üblich.
9. Personalisierung:
Eine gute Enterprise Search-Lösung sollte personalisierte Suchergebnisse bereitstellen können, die auf den Benutzerpräferenzen und dem Verhalten basieren.
Weitere Anforderungen
Je nach Unternehmensgröße gibt es natürlich weitere Anforderungen, bspw. im Bereich Administrierbarkeit, Support & Co, die weniger technischer, sondern eher organisatorischer Natur sind.
Eine Enterprise Search auswählen
Die meisten Anbieter bieten an, dass man zunächst mit einem kleineren Projekt oder in einer bestimmten Abteilung starten kann. Dies hat den Vorteil, dass man insbesondere bei größeren Unternehmen nicht direkt von Null auf 100 gehen muss, sondern während der gemeinsamen Zusammenarbeit Learnings machen kann, die man für den weiteren Roll Out berücksichtigen kann.
Wie so oft gilt bei Software: Besser lieber schnell ausprobieren, bevor man die Katze im Sack kauft. Aus diesem Grund haben wir eine Onlinedemo eingeführt, über die jeder amberSearch kostenlos ausprobieren kann.
Du findest unseren Content spannend?
Dann bleib jetzt über unseren Newsletter mit uns in Kontakt: