Informationen sind immer dezentraler verteilt und es fällt Mitarbeitenden schwerer, das interne Know-How schnell und einfach aufzufinden. Um dezentrale Informationen schnell zugänglich zu machen, können Unternehmen eine Enterprise Search Software einsetzen.
Was ist eine Enterprise Search Software?
Eine Enterprise Search Software ist eine Anwendung, die es ermöglicht, unternehmensinterne Inhalte über verschiedene Datenquellen und Formate hinweg zu durchsuchen, um relevante Informationen schnell und effizient zu finden. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Datensilos aufzubrechen und Informationen zugänglich zu machen, was die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern kann.
Wann sollte man auf eine Enterprise Search Software setzen?
Die Probleme, die eine Enterprise Search Software löst, sind welche, die fast alle Unternehmen haben. Es gibt immer mehr Datensilos und über die Zeit hat sich in Unternehmen eine Menge Wissen angesammelt. Schon heute verbringen Mitarbeitende knapp 30 Minuten täglich mit der internen Recherche. Einige Studien gehen sogar von bis zu 1,8 Stunden täglich aus. Das ist ein Wert, der in den letzten Jahren um 77% gestiegen ist und bei dem exponentiellen Wachstum der Daten weiter steigen wird.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das nicht nur viel Zeitverschwendung bei der internen Recherche, sondern auch eine Menge Frust sowie schlechtere Entscheidungen, da Entscheidungen nicht auf einer vollkommen Entscheidungsgrundlage getroffen werden.
Eine typische Enterprise Search Software funktioniert primär auf unstrukturierten Daten, der Umgang mit strukturierten Daten ist oftmals nicht die Kernanwendung. Es geht also um das unstrukturierte Wissen, welches über diverse Dokumente und Datensilos verteilt ist.
Ein weiterer Aspekt, der nicht zu vernachlässigen ist, ist die Rolle einer solchen Software zur Abschwächung des Fachkräftemangels bzw. des demografischen Wandels. Die Babyboomergeneration geht gerade in Rente und dadurch wird es wichtiger, dass bereits digitalisierte interne Know-How für die nachfolgenden Mitarbeitenden zugänglich zu machen.
Mehrwerte einer Enterprise Search Software
Unternehmen, die eine Enterprise Search Software einsetzen können vor allen Dingen die Zeit, die Mitarbeitende für die interne Recherche verwenden, deutlich reduzieren. Unsere Kunden berichten uns, dass die Suchzeit um bis zu 40% reduziert werden kann.
Neben der reinen Zeit Einsparung kann eine Enterprise Search Software die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der eigenen IT-Infrastruktur signifikant erhöhen und den Frust reduzieren. Durch bessere Entscheidungen können Fehler im Unternehmen reduziert werden und die Effizienz erhöht werden.
Ein großer Punkt, der oft erst auf den zweiten Blick realisiert wird, ist das Potenzial einer Enterprise Search Software auf das Onboarding neuer Mitarbeitenden und die deutlich frühere Produktivitätserhöhung eben dieser KollegInnen.
Aufbau – Konnektoren
Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten, um eine Enterprise Search Software aufzubauen:
- Federated Search
Bei der Federated Search baut man eine Nutzeroberfläche und nutzt die Suchalgorithmen bestehende Datensilos. Es wird also einfach die Suche eines Nutzers an die angebundenen Datensilos gegeben. Die Ergebnisse, die die Enterprise Search Software zurückbekommt werden anhand verschiedener Faktoren bewertet und angezeigt.
- Keywordbasierte Suche
Bei einer Keywordbasierte Suche baut die Software einen eigenen Index auf. Bei einer Suchanfrage wird nach Schlagworten gesucht und die Relevanz anhand von Häufigkeiten und Positionierung der Worte im Text bewertet. Eine Keywordbasierte Suche wird oft um verschiedene Natural Language Processing Techniken erweitert, um die Qualität der Ergebnisse zu erhöhen.
- Semantische (LLM-basierte) Suche
Eine Semantische Suche basiert idealerweise auf einem Large Language Model und ermöglicht darüber das Suchen nach semantischen Zusammenhängen und berücksichtigt den Kontext einer Information. Dazu wird kein normaler Index, sondern ein Vektorindex gebaut. Mit einer LLM-basierten Suche erhält man die qualitativ besten Ergebnisse. Jedoch sind hier die Anforderungen an die Hardware auch am größten.
Weitere Informationen zu den verschiedenen Suchtechnologien sind hier zu finden.
Um die internen Systeme anbinden zu können, müssen jedoch Konnektoren zu den verschiedenen Systemen vorhanden sein. Diese können idealerweise nicht nur die internen Inhalte indizieren, sondern auch die Zugriffsrechte der verschiedenen Datensilos berücksichtigen.
Enterprise Search Software und generative KI
Viele Unternehmen fragen sich, wie Sie das interne Know-How nutzen können, um damit einen internen Chatbot aufzubauen. Gerade durch den Hype um generative KI, der seit dem 4. Quartal von 2022 durch die Techwelt schwappt, ist dies eine sehr relevante Frage. Eine Enterprise Search Software eignet sich als perfekte Grundlage für einen internen Chatbot, da Sie per Definition bereits die verschiedensten Datensilos anzapft und bestehende Zugriffsrechte berücksichtigt. Zur technischen Umsetzung ist idealerweise ein Retrieval Augmented Generation System zu berücksichtigen.
Bei amberSearch haben wir generative KI beispielsweise vollumfänglich und DSGVO-konform in unsere Enterprise Search Softwarelösung eingebunden. Die größten Unterscheidungsfaktoren unserer Lösung dabei sind, dass wir unsere Lösung einerseits über diverse Standardkonnektoren sowohl Frontend- als auch Backendseitig in eine bestehende und gewachsene IT-Infrastruktur integrieren können. Andererseits bieten wir eine deutsche Lösung an, die vollkommen unabhängig von Drittanbietern betrieben werden kann.
Damit jeder amberSearch einmal ausprobieren kann, haben wir in unserer Onlinedemo eine mittlere sechsstellige Anzahl an Dokumenten auf über 10 Systeme verteilt:
Intranet vs. Enterprise Search Software
Eine Diskussion, die bei der Überlegung, eine Enterprise Search Software einzuführen, aufkommt, ist die Diskussion zu einem Intranet. Man muss hierbei den Zweck der beiden Lösungen verstehen:
- Intranet
Ein Intranet dient als Ort, an dem Mitarbeitende sich austauschen können und in denen relevante Informationen (manchmal auch einfach „Wissen“) hochgeladen werden kann. Intranets werden meist redaktionell betreut, somit sind sie nie komplett up to date. Des Weiteren wird das operative Wissen weiterhin in Projektmanagementtools, E-Mails, etc. gespeichert. Dementsprechend sind Intranets ein weiteres Datensilo.
- Enterprise Search Software
Eine Enterprise Search ist konzipiert, um das interne Know-How schnell und einfach zugänglich zu machen – egal wo es liegt. Aus Sicht der IT-Architektur ist eine Enterprise Search keine eigenes Datensilos sondern ein Add-On, welches dem Mitarbeitenden einen Zentralen Überblick auf die Informationen in den verschiedenen Datensilos gibt. Man kann also keine Daten hochladen, sondern die Daten zieht sich die Enterprise Search aus den verschiedenen angebundenen Systemen. Somit ist eine Enterprise Search Software natürlich auch eine Lösung aus dem Bereich Wissensmanagement.
Abbildung 1: Eine Enterprise Search Software kann von Nutzern genutzt werden, um Informationen aus verschiedenen Datensilos zu finden. Ein Intranet wird genutzt, damit Mitarbeitende dort wichtige Informationen ablegen können.
Wie führt man eine Enterprise Search Software erfolgreich ein?
Die erfolgreiche Einführung einer Enterprise Search Software beruht darauf, dass interessierte Unternehmen sich den 3 wichtigsten Kernpunkt bewusst sind
Anforderungen
Unter dem Punkt Anforderungen verbirgt sich insbesondere der Anwendungsfalls und die sich daraus ergebenden technischen Anforderungen an eine solche Software.
Daten
Eine Enterprise Search Software wird den Mitarbeitenden nur helfen, wenn diese auch Zugriff auf die wichtigsten Daten haben. Dementsprechend sollte man sich vorher bewusst sein, welche Datensilos angebunden werden sollen, um das Maximum aus der Software rauszuholen.
Nutzer
Die Einführung einer Enterprise Search Software wird für die Mitarbeitenden gemacht. Es handelt sich hier bei nicht um eine Software, die eher „verdeckt“ agiert und Prozesse automatisiert, sondern die täglich von den Mitarbeitenden genutzt werden soll. Daher ist eine hohe Nutzerfreundlichkeit (UX) sowie eine gute Integration in bestehende IT-Systeme (wie bspw. Intranets, Teams, Desktop, …) ein Must-Have, um eine nachhaltige Integration in den Unternehmensalltag sicherzustellen.
Um alle Punkte zu berücksichtigen, haben wir eine umfangreiche Checkliste zur KI-Einführung erstellt, die hier eingesehen werden kann.
Wer wissen möchte, wie man eine Enterprise Search in Kombination mit generativer KI erfolgreich einführt, der sollte unser White Paper „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“ lesen. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:
Wie kann man eine Enterprise Search Software einkaufen?
Um eine Enterprise Search Software einzukaufen, gibt es verschiedene Möglichkeiten – die natürlich vor und Nachteile mit sich bringen.
Grundsätzlich ist zunächst eine Entscheidung zwischen Make or Buy zu treffen. Oftmals kann man erste kleine „MVP’s“ bzw. minimum viable products schnell selbst bauen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung, der Betrieb, Support etc sind jedoch nicht zu unterschätzen.
Mit amberSearch bauen wir zum Beispiel ein Produkt, welches als Standardsystem mit wenig Aufwand direkt in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. So brauchen sich Unternehmen keine Gedanken machen – die Integrationsaufwände haben wir soweit standardisiert, dass ein IT-Administrator unsere Lösung in wenigen Stunden mit den eigenen Systemen verbinden kann.
Alle relevanten Anforderungen zur Auswahl einer Enterprise Searchhaben wir hier niedergeschrieben.
Wer überlegt, eine solche Lösung selbst zu bauen, der kann natürlich auf bestehende Frameworks aufsetzen und diese als Grundlage verwenden. Der Nachteil ist, dass hier einiges an Know-How und Ressourcen notwendig ist.
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