Die digitale Transformation hat das Informationsmanagement in Unternehmen revolutioniert. IT-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, eine effektive IT-Infrastruktur bereitzustellen, um das Informationsmanagement zu vereinfachen. In diesem Blogbeitrag teilen wir unsere Erkenntnisse aus verschiedenen Informationsmanagement-Projekten, die IT-Abteilungen dabei unterstützen sollen, schnellere Fortschritte zu erzielen.
Phase 1: Der digitale Wandel des Informationsmanagements
In den Anfängen der IT-Lösungen in Unternehmen wurden oft grundlegende Tools wie Laufwerke und Outlook-Server eingesetzt. Im Laufe der Jahre hat sich dies stark weiterentwickelt, von Microsoft 365 über Intranetlösungen bis hin zu Projektmanagement-Tools. Doch trotz dieser Fortschritte ist die Komplexität des Informationsmanagements stetig gestiegen.
Statistiken zeigen, dass Mitarbeiter mittlerweile durchschnittlich 5 bis 6 verschiedene Datenquellen nutzen, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Hierbei sind die zahlreichen Add-Ons und kleine Helferlein, die überall eingebunden sind, noch nicht einmal berücksichtigt. Eine Erkenntnis, die sich immer deutlicher zeigt: Nicht alle Nutzer verwenden jede Anwendung in gleichem Maße, und nicht alle Systeme werden von allen Mitarbeitern gleich genutzt. Es entstehen Power-Nutzer, die Tools intensiv nutzen, sowie Gelegenheitsnutzer, die nur selten darauf zugreifen. Die Vielfalt der Anwendungen, die in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich konfiguriert wurden, führt zu weiteren Komplikationen. Einige Mitarbeiter sind bereits komplett auf die Digitalisierung eingestellt, während andere noch hauptsächlich in alten Datensilos arbeiten.
Besonders für Gelegenheitsnutzer gestaltet sich die Orientierung in dieser komplexen Umgebung schwierig. Aufgrund begrenzter Ressourcen können nicht alle Nutzer in allen Anwendungen bis ins Detail geschult werden. Überraschenderweise führt die zunehmende Digitalisierung nicht zwangsläufig zu gesteigerter Effizienz, sondern vielmehr zu erhöhter Komplexität, wenn es darum geht, die richtigen Informationen zu finden.
Phase 2: Frustration breitet sich aus
Die anfänglichen Annahmen, dass die Digitalisierung das Informationsmanagement erleichtern würde, werden von der Realität überholt. Die Erkenntnis, dass es nicht DIE eine Lösung geben wird, mag zwar nicht überraschend sein, doch die Schwierigkeit, mit der die Mitarbeiter in der wachsenden Anzahl von Systemen zurechtkommen, ist oft unterschätzt. Zusätzliche Schritte, wie interne Umfragen, werden unternommen, um die Gründe für Unzufriedenheit zu erfassen. Dabei wird deutlich, dass Mitarbeiter sich darüber beklagen, dass der Zugriff auf interne Informationen und die Verantwortlichkeiten für verschiedene Bereiche der Systeme unklar sind.
Ein Problem kristallisiert sich heraus: Die Informationen sind zwar in den Systemen vorhanden, aber das Auffinden gestaltet sich schwierig. Die Suche ist oft ein Nebenprodukt und in jeder Anwendung anders gestaltet, was zu Frustration auf Seiten der Nutzer führt. Stunden werden aufgewendet, um in den verschiedenen Datensilos zu suchen, Kollegen zu befragen oder bereits erarbeitetes Wissen erneut zu generieren.
Die Frage nach einer besseren Strukturierung der Daten in den Systemen wird aufgeworfen. In aufwändigen Workshops werden Ansätze erarbeitet, wie Dateien besser gekennzeichnet und organisiert werden können. Schulungsunterlagen werden erstellt, um die Mitarbeiter mit den neuen Strukturen vertraut zu machen.
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Phase 3: Wachsender Unmut über das Informationsmanagement
Der Unmut über das Informationsmanagement nimmt zu. Mitarbeiter weisen auf die Herausforderungen hin, denen sie sich gegenübersehen. IT-Abteilungen haben jedoch Schwierigkeiten, das Ausmaß des Problems richtig einzuschätzen. Dies liegt zum Teil an der schweigenden Mehrheit, aber auch daran, dass nicht alle Mitarbeiter über die technischen Möglichkeiten informiert sind.
Schließlich steigt der Bedarf nach Lösungen, insbesondere durch den Trend hin zur künstlichen Intelligenz (KI). Anwendungsfälle müssen definiert werden, die den schnellen Zugriff auf Informationen in der dynamischen Geschäftswelt ermöglichen. Mitarbeiter in Support und Callcentern benötigen raschen Zugriff auf Kundendaten, Marketingabteilungen brauchen aktuelle Studien für Kampagnen und Produktinformationen, und generell müssen Mitarbeiter sich schnell in neue Themen einarbeiten können.
Phase 4: Künstliche Intelligenz revolutioniert das Informationsmanagement
Die Suche nach Lösungen führt zu verschiedenen Ansätzen, um die beschriebenen Herausforderungen zu meistern. Hier kommen Enterprise Search und generative KI ins Spiel.
Enterprise Search ermöglicht den Zugriff auf dezentrale Systeme von einem zentralen Punkt aus. Dabei werden Zugriffsrechte berücksichtigt. Ein Beispiel hierfür ist „amberSearch„. Die Herausforderung der schlechten Auffindbarkeit von Informationen wird durch die Kombination von Enterprise Search und generativer KI, hier „amberAI„, gelöst. Dies ermöglicht das Auffinden von Dokumenten unabhängig von den Suchfunktionen der verschiedenen Systeme. Die bisher mühsam gepflegten Tags sind nicht mehr notwendig.
Phase 5: Die Lösung im Informationsmanagement ist amberSearch
Eine Kombination aus Enterprise Search und generativer KI, wie bei „amberSearch“, kann viele der beschriebenen Herausforderungen meistern. Dezentrale Systeme werden zugänglich gemacht, die Auffindbarkeit von Informationen wird drastisch verbessert. Das System ermöglicht eine One-Klick-Integration pro System und eine nutzerfreundliche Oberfläche ähnlich wie Google.
Hätten IT-Verantwortliche früher Zugang zu solchen Lösungen gehabt, könnten sie ihr Informationsmanagement deutlich effizienter gestalten und kostspielige Fehler vermeiden. In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist ein effizientes Informationsmanagement von entscheidender Bedeutung. Die Kombination aus Enterprise Search und KI-gestützter Suche kann hierbei IT-Verantwortlichen helfen, das Informationschaos zu beherrschen und den Mitarbeitern schnellen Zugriff auf relevante Daten zu ermöglichen.