Zuletzt aktualisiert: 26. Februar 2026
Viele Unternehmen kennen das Problem: Informationen sind da, aber niemand findet sie. Verträge liegen im Netzlaufwerk, Projektwissen in SharePoint, Kundendaten im CRM und E-Mails im Postfach. Und wenn man etwas sucht, beginnt die Reise durch mehrere verschiedene Systeme.
Genau hier setzt Enterprise Search an.
In diesem Artikel erklären wir dir die Enterprise Search Definition einfach und verständlich für Einsteiger.
Für einen umfassenden Guide mit Implementierugs-Tipps, ROI-Berechnung und Anbieter-Vergleich siehe:
Enterprise Search Lösungen: Der komplette Guide
Inhaltsverzeichnis
Enterprise Search Definition – einfach erklärt
Enterprise Search ist eine zentrale Suchtechnologie für Unternehmen.
Es ist ein spezialisiertes System, das entwickelt wurde, um große Mengen an unternehmensinternen Daten effizient zu durchsuchen, zu organisieren und bereitzustellen. Es durchsucht gleichzeitig Dokumente, E-Mails, CRM-Systeme, Projekttools und Netzlaufwerke.
Dieses System ermöglicht es Mitarbeitern, auf Informationen zuzugreifen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind, unabhängig vom Speicherort oder Dateiformat der Daten. Anders als eine normale Dateisuche durchsucht Enterprise Search nicht nur Ordner, sondern versteht auch Inhalte.
Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und anderen fortschrittlichen Technologien wie NLP durchsucht eine Enterprise Search sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und präsentiert die Ergebnisse in einer relevanten und leicht verständlichen Weise. Das Ziel ist es, Benutzer dabei zu unterstützen, schneller zu den Informationen zu gelangen, die sie für ihre Aufgaben benötigen, und so die Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Suche mit und ohne Enterprise Search
Ohne Enterprise Search:
Mitarbeitende durchsuchen nacheinander verschiedene Systeme. Oft wird bei der erstbesten Information gestoppt, auch wenn diese nicht die beste oder aktuellste ist.
Mit Enterprise Search:
Alle angebundenen Systeme werden gleichzeitig durchsucht. Die relevanteste Information erscheint zuerst. Du kannst es dir vorstellen wir einen zentralen Informationsschalter, der alle Türen gleichzeitig öffnet und dir das beste Ergebnis bringt.
Wichtige Funktionen einer Enterprise Search
Ein Punkt, den viele Personen im Kopf haben ist, dass die Einführung einer Enterprise Search ein großes Integrationsprojekt mit viel individuellem Aufwand ist. Das geht besser – bei uns innerhalb eines halben Tages, wie Nader el-Azabi, IT-Leiter der R-Biopharm AG bestätigt:
Die Anbindung von amberSearch war tatsächlich so leicht, wie ursprünglich besprochen und ermöglichte es uns so, die Lösung schnell für die Nutzer freizuschalten.
Eine weitere Eigenschaft von amberSearch ist, dass amberSearch die Userexperience, die der Nutzer aus dem Internet kennt, ins Unternehmen bringt. Das schaffen wir, da amberSearch State-of-the-Art KI einsetzt, mit der Mitarbeiter auch Fragen in natürlicher Sprache stellen können.
Außerdem sollte eine gute Enterprise Search bestehende Zugriffsrechte übernehmen. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Informationen sieht, auf die er Zugriff haben soll. In der Vergangenheit gab es einige Anbieter, die nur für alle Mitarbeiter verfügbare Informationen durchsucht haben, da sie nicht in der Lage waren, die Zugriffsrechte entsprechend zu übernehmen. Wir schaffen es durch eine Verbindung zum bestehenden Zugriffsrechtemanagementsystem alle Zugriffsrechte entsprechend zu übernehmen.
Wann benötige ich eine Enterprise Search?
Die meisten Mitarbeiter kennen den Frust, wenn Sie eine Information in den unternehmensinternen Systemen suchen, aber keine Antwort finden. Die zugrunde liegenden Fragen, die sich ein Mitarbeiter stellt sind immer die gleichen:
- In welchem System suche ich am besten?
- Wonach suche ich am besten?
- Wen kann ich um Hilfe bitten?
In den letzten Jahren sind immer mehr IT-Systeme in Unternehmen eingeführt worden und die Daten wachsen exponentiell. Das führt zu heterogenen IT-Landschaften und führt zu oftmals mehreren „logisch richtigen“ Ablageorten von Dokumenten und Informationen in diversen Systemen.
Über die Zeit führt das zu einem gewissen Chaos – welches sich irgendwann auch nicht mehr mit einer Neustrukturierung der Datenquellen einfangen lässt.
Wer wissen möchte, wie man eine Enterprise Search in Kombination mit generativer KI erfolgreich einführt, der sollte unser White Paper „So geht eine erfolgreiche Einführung von Enterprise Search in Kombination mit generativer KI“ lesen. Wer vollen Zugriff auf dieses White Paper haben möchte, der kann es sich hier herunterladen:
Unbewusstsein über die Problematik
Den meisten Mitarbeitern ist bewusst, dass sie viel Zeit mit der internen Recherche im Unternehmen verbringen – dem Management nicht so ganz. Zumindest wurde in den wenigsten Unternehmen die Suchzeit erfasst und sich dem Problem bewusst gemacht.
Umfragen unter unseren Kunden zu folge suchen kaufmännische Mitarbeiter im Schnitt 25-30 Minuten für die Recherche und Informationsbeschaffung täglich. In unserem Blogartikel „2 Frameworks zur Erfassung des Zeitaufwands bei der internen Informationsrecherche“ stellen wir 2 Methoden vor, wie diese Zahlen auch für das eigene Unternehmen erfasst werden können und wie man darauf aufbauend einen Business Case entwickeln kann.
So werden schon bei Unternehmen mit 200 Büroarbeitsplätzen sehr hohe sechsstellige Summen pro Jahr verschwendet, um an die richtigen Informationen zu kommen.
Technisches Grundverständnis aufbauen
Aus technischer Sicht hat sich in den letzten Jahren viel im Bereich digitale Suche getan und Suche bedeutet nicht gleich suche. Um das Verständnis der verschiedenen Technologien zu stärken, haben wir einen Blogbeitrag geschrieben, der die verschiedenen Technologien vergleicht. Wer das Ganze noch einen Schritt weiterdenken möchte und generative KI auf ein Enterprise Search setzen möchte, der sollte zudem diesen Blogbeitrag lesen.
Für Einsteiger reicht jedoch diese Definition: Eine Enterprise Search verbindet alle Wissensquellen und macht sie über ein zentrales Suchfeld nutzbar.
Wer nach der Enterprise Search Definition nun wissen möchte, wie die technische Umsetzung konkret abläuft, findet hier eine detaillierte Anleitung zur Enterprise Search Implementierung.
Zielsetzung und Mehrwerte einer Enterprise Search
Ziel der Einführung einer Enterprise Search ist die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit sowie Effizienz der Mitarbeiter. Insbesondere in Zeiten vom Fachkräftemangel ist es wichtig, dass die Mitarbeiter bei der nicht frustriert, sondern Freude an der Arbeit mit Ihren IT-Systemen verspüren. Ergänzend dazu ist eine Enterprise Search auch ein logischer Schritt auf dem Weg hin zum digitalen Arbeitsplatz. Welche weiteren weiche Faktoren es gibt, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Darüber hinaus spart die Einführung einer Enterprise Search eine Menge Suchzeit ein, wie Sie mit unserem ROI-Kalkulator selbst herausfinden können.
Zusammenfassung: Enterprise Search Definition
Enterprise Search bezeichnet eine zentrale Suchtechnologie für Unternehmen, die Informationen aus verschiedenen internen Systemen bündelt und schnell zugänglich macht. Oder noch einfacher: Eine Suchmaschine für das eigene Unternehmen.
Jetzt da du weißt, was Enterprise Search ist, möchtest du vielleicht mehr erfahren. Wenn du dich intensiver mit konkreten Lösungsansätzen beschäftigen möchtest, findest du weiterführende Informationen in unserer Übersicht zu Enterprise Search Lösungen.
Bei der Auswahl der richtigen Enterprise Search für dein Unternehmen hilft dir unsere Checkliste:
Enterprise Search auswählen.