Durch immer komplexer werdende Prozesse und Projekte in Unternehmen wird Wissensmanagement immer relevanter. Der Vorteil moderner Lösungen wird für Unternehmen, die diese einsetzen immer größer. Darum erklären wir in diesem Blogartikel die besten Wissensmanagementtools für Unternehmen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Wissensmanagementtool?
Ein Wissensmanagement-Tool ist eine Software oder Plattform, die Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt, Wissen systematisch zu erfassen, zu organisieren, zu teilen und effizient zu nutzen. Ziel ist es, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, den Wissenstransfer zu erleichtern und die Produktivität zu steigern.
Eine Herausforderung von Wissen ist, dass „Wissen“ als solches und der direkte Impact bzw. ROI schwierig zu messen ist. Jahrelang wurde Wissensmanagement in vielen Unternehmen vernachlässigt und mittlerweile spüren viele Unternehmen die Nachteile – viel „Rumgesuche“, Gefrage oder Rücksprache halten mit KollegInnen, was wiederum zu schlechteren Entscheidungen und Effizienzen führt.
Mehrwerte von Wissensmanagementtools
Trotz der Herausforderungen und des teilweise schwer zu kalkulierenden ROI’s haben wir in diesem Blogartikel den Business Case einmal berechnet. Neben den klassischen Maßstäben wie der Zeiteinsparung sind unter anderem diese Mehrwerte – natürlich unter Berücksichtigung des Anwendungsfalls – sehr wichtig:
- Zeitersparnis: Blitzschneller Zugriff auf Infos.
- Teamwork: Gemeinsames Wissen, weniger Missverständnisse.
- Wissenssicherung: Keine Angst vor Mitarbeiterwechsel!
- Bessere Entscheidungen: Datenbasiert zum Ziel.
- Innovation: Kreativität dank gebündeltem Wissen.
- Skalierbarkeit: Wächst mit deinem Unternehmen.
- Sicherheit: Compliance und Risikominimierung.
Unterschiedliche Arten des Wissensmanagements
In diesem Blogartikel haben wir bereits die unterschiedlichen Arten des Wissensmanagements näher erklärt – diese hängen nämlich primär von der Struktur der Informationen ab.
- Unstrukturierte Daten
Unstrukturierte Daten umfassen alle Informationen, die nicht in Tabellenform gespeichert sind, wie Dokumente, E-Mails oder Intraneteinträge Dokumentenmanagementsysteme (DMS) versuchen, bestimmte Dokumente wie Rechnungen durch eine strukturiertere Ablage zu ordnen. Daten, die mit Tags versehen sind, werden als semistrukturierte Daten bezeichnet. - Strukturierte Daten
Strukturierte Daten sind in Tabellenform organisiert und werden in Systemen wie ERP- oder PLM-Anwendungen gespeichert. Diese Systeme erfassen und verwalten Kennwerte oder Eigenschaften von Produkten, Produktionsprozessen oder anderen Geschäftsdaten. - Implizites Expertenwissen
Ein bedeutender Teil des Wissens in Unternehmen ist oft noch nicht digitalisiert und daher schwer zugänglich. Besonders betroffen ist das Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeitender, das in keiner Datenbank erfasst ist und häufig nur durch persönliche Weitergabe erhalten bleibt.
Letztendlich ist klar – jedes System und jede Datenbank enthält Wissen und ist zumindest im theoretischen Sinne ein Wissensmanagementtool. Dennoch gehen wir im nächsten Schritt genauer auf die verschiedenen Artden der Wissensmanagementtools ein.
Unterschiedliche Arten von Wissensmanagementtools
Um die verschiedenen Arten des Wissens adequat abbilden zu können, haben sich verschiedene Toolkategorien rund um das Wissensmanagement gebildet. Diese werden im Folgenden ausführlicher erklärt.
Wissensdatenbanken
Wissensdatenbanken sind zentrale Speicherorte für Informationen, die strukturiert und leicht abrufbar sind. Sie dienen dazu, Wissen innerhalb einer Organisation zu sammeln, zu kategorisieren und verfügbar zu machen. Häufig enthalten sie Dokumentationen, FAQs und Anleitungen, die Mitarbeitenden helfen, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen. Bekannte Beispiele sind Confluence oder SharePoint. Eine Herausforderung ist die Wiederauffindbarkeit und die Strukturierung von Wissen – gerade bei immer größer werdenden Datenmengen.
Kundenmanagementsysteme
Kundenmanagementsysteme (Customer Relationship Management, CRM) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Kundeninformationen und -interaktionen. Sie helfen dabei, Kundenhistorien zu speichern, Anfragen nachzuverfolgen und personalisierte Angebote zu erstellen. Solche Systeme wie Salesforce oder HubSpot fördern den Wissensaustausch zwischen Vertrieb, Marketing und Support.
Expertenwissen digitalisieren
Tools zur Digitalisierung von Expertenwissen erfassen das Know-how erfahrener Mitarbeitender, um es langfristig für das Unternehmen zu bewahren. Dies geschieht durch Wissensplattformen, Video-Tutorials oder kollaborative Dokumentation. Solche Lösungen reduzieren das Risiko von Wissensverlust bei Personalwechseln und ermöglichen eine effizientere Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Content-Management-Systeme
Content-Management-Systeme (CMS) wie WordPress oder TYPO3 ermöglichen die strukturierte Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Inhalten. Sie sind besonders für Webseiten, Blogs oder interne Wissensplattformen relevant und helfen Unternehmen, Inhalte für verschiedene Zielgruppen effizient zu organisieren und zu aktualisieren.
Learning-Management-Systeme
Learning-Management-Systeme (LMS) unterstützen das digitale Lernen innerhalb von Organisationen. Sie bieten Schulungen, Kurse und Weiterbildungsmaßnahmen in einer strukturierten Umgebung an und ermöglichen Mitarbeitenden, Wissen selbstgesteuert oder in organisierten Programmen zu erwerben.
Enterprise-Search-Lösungen
Enterprise-Search-Lösungen erleichtern die Suche nach relevanten Informationen innerhalb großer Datenbestände eines Unternehmens. Sie nutzen Algorithmen und KI-Technologien, um Dokumente, E-Mails, Datenbanken oder Intranets effizient zu durchsuchen und relevante Ergebnisse zu liefern. Sie sind vor allen Dingen interessant, um dezentrale Informationen zugänglich zu machen. Ein Beispiel für solche Lösungen ist amberSearch.
Die besten Wissensmanagementtools für Unternehmen
Im Folgenden lernst du die aus unserer Sicht besten Wissensmanagementlösungen kennen. Grundsätzlich könntest du Elemente solcher Lösungen auch selbst entwickeln, anstatt diese zuzukaufen. Wenn du dir nicht sicher bist, wann es Sinn ergibt, eine Lösung zuzukaufen und wann die Eigenentwicklung Sinn ergibt, dann lies dir diesen Blogartikel durch.
1. amberSearch
amberSearch ist ein Wissensmanagementtool, welches sich darauf fokussiert hat, internes Know-How schnell und einfach zugänglich zu machen. Da Informationen in den meisten Unternehmen dezentral verteilt sind, hat amberSearch es sich zur Aufgabe gemacht, die Informationen mit einer Art „Unternehmensgoogle“ so zusammen zu führen, dass das interne Know-How schnell und einfach durchsuchbar ist. Darüber hinaus gibt es mit amberAI die Funktion eines DSGVO-konformen FirmenGPT’s, um das interne Wissen auch über Chat zugänglich zu machen.
Typische Anwendungsfälle von amberSearch liegen somit im täglichen „Doing“ zur Steigerung der unternehmensweiten Effizienz – insb. zum Onboarding von Mitarbeitenden, im Projektgeschäft oder der Produktentwicklung zum Beispiel. Eine komplette Übersicht der Anwendungsfälle ist hier einsehbar.
Dieses Video erklärt, wie amberSearch funktioniert:
amberSearch stellt zudem eine kostenlos Demo bereit, in der über 10 verschiedene Systeme angebunden sind. Die Demo kann hier kostenlos ausprobiert werden:
2. Platform3L
Quelle: Platform 3L
Eine große Herausforderung für viele Unternehmen ist das Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden, welches auch über verschiedene digitale Tools nicht zugänglich ist. Plattform3L bietet die Möglichkeit für Mitarbeitende Interviews zu führen. Anschließend nutzt die Plattform diese Informationen um daraus Tests und Schulungsunterlagen mit Hilfe von KI automatisiert für weitere Mitarbeitende zu erstellen. Ziel ist es, Innovationen anzuregen und der stagnierenden Innovationskraft in Deutschland entgegenzuwirken.
Klassische Anwendungsfälle liegen im On- und Offboarding von Mitarbeitenden sowie in verschiedenen Qualifizierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen, um das lebenslange Lernen zu unterbinden.
3. Confluence
Quelle: Confluence
Confluence ist eine Plattform für Wissensmanagement und Zusammenarbeit, die Unternehmen dabei hilft, Informationen an einem zentralen Ort zu speichern und zu teilen. Mit Confluence lassen sich Inhalte in Form von Dokumentationen, Anleitungen oder Best Practices festhalten. Das Intranet bietet Funktionen zur Organisation und Kategorisierung von Wissen, erfordert jedoch, dass Mitarbeitende aktiv Inhalte erstellen und pflegen. Automatisierungen und Integrationen können die Nutzung erleichtern, ersetzen aber nicht die Notwendigkeit eines durchdachten Wissensmanagements.
Einsatzmöglichkeiten finden sich etwa beim Onboarding neuer Mitarbeitender, bei der Dokumentation von Arbeitsprozessen oder in Weiterbildungsmaßnahmen. Wie gut sich Confluence in bestehende Strukturen einfügt, hängt von der individuellen Nutzung und der Akzeptanz im Unternehmen ab.
4. WordPress
Quelle: WordPress
WordPress ist ein Content-Management-System, das in erster Linie für Websites und Blogs genutzt wird, sich aber auch für Wissensmanagement einsetzen lässt. Unternehmen, die Informationen zentral sammeln und zugänglich machen möchten, können WordPress als Basis für ein internes Wissensportal verwenden. Ob es sich dafür eignet, hängt von den individuellen Anforderungen und der technischen Umsetzung ab. Mit den richtigen Plugins und einer durchdachten Struktur lassen sich Dokumentationen, Anleitungen oder interne Wikis ganz nach eigenen Vorstellungen erstellen. Die Flexibilität von WordPress ermöglicht Anpassungen (wozu Entwickler benötigt werden), setzt aber voraus, dass Inhalte regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden. Automatisierungen sind möglich, erfordern jedoch zusätzliche Konfigurationen.
Typische Anwendungsfälle sind die Bereitstellung von FAQ-Bereichen, internen Leitfäden oder einer zentralen Wissensdatenbank. Ob WordPress als Wissensmanagement-Tool funktioniert, hängt von der Organisation der Inhalte und der Nutzung durch das Team ab.
5. Pipedrive
Quelle: Pipedrive/UIFeed
Pipedrive ist in erster Linie ein CRM-System für den Vertrieb, kann aber auch für Wissensmanagement genutzt werden. Unternehmen, die vertriebsrelevantes Wissen zentral dokumentieren und zugänglich machen möchten, können Pipedrive für diesen Zweck anpassen. Ob das praktikabel ist, hängt von der internen Struktur und den spezifischen Anforderungen ab. Die Software ermöglicht es, Informationen zu Kunden, Verkaufsprozessen und Best Practices zu hinterlegen. Notizen, Dateien und weitere Funktionen helfen dabei, Wissen strukturiert abzulegen und über die Nutzeroberfläche zugänglich zu machen. Allerdings ist Pipedrive nicht speziell für Wissensmanagement im Allgemeinen konzipiert, sondern fokussiert sich primär auf Wissen innerhalb von Vertriebsorganisationen.
Mögliche Anwendungsfälle sind die Dokumentation von Verkaufsstrategien, interne Leitfäden für den Vertrieb oder das Teilen von Marktanalysen.
6. Quanos
Quelle: Quanos
Quanos bietet Softwarelösungen für technisches Informationsmanagement und kann für Wissensmanagement eingesetzt werden. Unternehmen, die technische Dokumentationen zentral verwalten und zugänglich machen möchten, finden in Quanos verschiedene Funktionen zur Strukturierung und Bereitstellung von Informationen. Die Software ermöglicht es, technische Inhalte zu erfassen, zu organisieren und in verschiedenen Formaten (zum Beispiel auch Unternehmensweit) bereitzustellen. Versionierung, modulare Inhalte und Suchfunktionen erleichtern den Zugriff auf relevantes Wissen. Allerdings erfordert die Nutzung eine klare inhaltliche Struktur und regelmäßige Pflege der Daten.
Typische Anwendungsfälle sind die Verwaltung von Betriebsanleitungen, Wartungsdokumentationen oder internen Wissensdatenbanken für Service- und Supportteams.
7. Miro
Quelle: Miro
Miro ist ein kollaboratives Online-Whiteboard-Wissensmanagementtool, welches für visuelle Zusammenarbeit genutzt wird. In Unternehmen kann Miro auch für Wissensmanagement eingesetzt werden, indem Informationen erfasst und für Teams zugänglich gemacht werden. Die Plattform ermöglicht es, Wissen in Form von Mindmaps, Diagrammen oder interaktiven Boards zu organisieren. Teams können Inhalte gemeinsam bearbeiten, kommentieren und weiterentwickeln. Allerdings ist Miro eher auf visuelle Darstellungen als auf klassische Dokumentationen ausgerichtet, was je nach Anwendungsfall Vor- oder Nachteile mit sich bringt.
Typische Einsatzbereiche im Wissensmanagement sind die Strukturierung von Ideen, Workshops zur Wissensvermittlung oder die Visualisierung von Prozessen.
8. Notion
Quelle: Notion
Notion ist ein flexibles Wissensmanagementtool zur Organisation von Informationen und ist eine bessere Version von Microsoft’s OneNote. Unternehmen setzen Notion ein, um Dokumentationen, interne Leitfäden oder Prozessbeschreibungen zentral zu verwalten. Mit Notion lassen sich Inhalte in Form von Seiten, Datenbanken und verknüpften Elementen strukturieren. Die Plattform bietet Möglichkeiten zur Kollaboration, zur Verschlagwortung und zur Verknüpfung von Wissen. Allerdings erfordert die Nutzung eine durchdachte Struktur, da die Flexibilität auch dazu führen kann, dass Inhalte unübersichtlich werden.
Typische Anwendungsfälle im Wissensmanagement sind die Verwaltung interner Wikis, die Dokumentation von Best Practices oder das Speichern und Teilen von Ressourcen.
9. Zendesk
Quelle: Zendesk
Zendesk ist primär eine Plattform für den Kundensupport, kann aber auch als Wissensmanagementtool genutzt werden. Unternehmen setzen es ein, um FAQs, interne Anleitungen oder Support-Dokumentationen bereitzustellen. Die Software bietet eine Wissensdatenbank-Funktion, mit der Informationen in Artikeln strukturiert und zugänglich gemacht werden. Such- und Kategorisierungsfunktionen erleichtern das Auffinden relevanter Inhalte.
Typische Einsatzbereiche sind Self-Service-Portale, interne Support-Dokumentationen oder die Bereitstellung von Anleitungen für Mitarbeitende.
10. Scribe
Quelle: Scribe
Scribe ist ein Tool zur Dokumentation von Arbeitsprozessen und kann somit auch fürs Wissensmanagement genutzt werden. Unternehmen setzen es ein, um Schritt-für-Schritt-Anleitungen automatisch zu erstellen und zu teilen. Damit ist Scribe vermutlich kein Wissensmanagementtool, welche alle Funktionen vollumfänglich abdeckt, ist jedoch gerade in den Schritt-für-Schritt Anleitungen sehr gut einsetzbar. Die Software erfasst Arbeitsabläufe und wandelt sie in strukturierte Anleitungen um. Diese lassen sich mit Screenshots und Erklärungen ergänzen. Das erleichtert vor allen Dingen die Dokumentation wiederkehrender Prozesse.
Typische Anwendungsfälle sind die Erstellung von Schulungsmaterialien, die Dokumentation von internen Abläufen oder die Bereitstellung von Anleitungen für neue Mitarbeitende.
Das unterscheidet KI-basierte Wissensmanagementtools von normalen Wissensmanagementtools
KI-basierte Wissensmanagementtools sollen Informationen nicht nur speichern, sondern auch analysieren, strukturieren und nutzbar machen. Sie erkennen Muster in Daten, kategorisieren Inhalte automatisch und schlagen relevante Informationen vor. Dadurch lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie die Verschlagwortung oder das Erstellen von Zusammenfassungen automatisieren. In der Praxis hängt der Mehrwert solcher Systeme jedoch stark von der Datenqualität und der Integration in bestehende Arbeitsabläufe ab.
Vorteile der Nutzung von Wissensmanagementtools
Wissensmanagementtools bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Sie ermöglichen eine strukturierte und zentrale Speicherung von Wissen, sodass Informationen jederzeit und für alle relevanten Mitarbeitenden zugänglich sind. Dadurch wird die Effizienz gesteigert, da weniger Zeit für die Suche nach Informationen aufgewendet wird. Zudem fördern diese Tools den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, wodurch Innovationen beschleunigt werden. Ein weiterer Vorteil ist die Reduktion von Wissensverlust, insbesondere wenn erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
Herausforderungen bei der Nutzung von Wissensmanagementtools
Trotz ihrer Vorteile bringen Wissensmanagementtools auch Herausforderungen mit sich. Eine der größten Schwierigkeiten ist die Akzeptanz und aktive Nutzung durch Mitarbeitende, da eine strukturierte und kontinuierliche Pflege des Wissens erforderlich ist. Enterprise Search Lösungen haben hier jedoch den Vorteil, dass sie auf andere Systeme aufbauen und somit das Wissen nicht extra in diesen Lösungen gepflegt werden muss. Zudem kann die Implementierung eines solchen Systems zeit- und kostenintensiv sein, insbesondere wenn bestehende Prozesse umgestellt werden müssen. Auch Datenschutz und Sicherheit sind wichtige Aspekte, da sensible Unternehmensinformationen geschützt werden müssen. Schließlich kann eine schlecht organisierte oder unübersichtliche Wissensdatenbank dazu führen, dass Informationen schwer auffindbar sind, was die Effizienz verringert.
Auswahl des besten Wissensmanagementtools
Die Wahl des richtigen Wissensmanagementtools hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst sollte das Unternehmen seine spezifischen Anforderungen definieren, beispielsweise ob der Fokus auf der Speicherung von Dokumenten, der Schulung von Mitarbeitenden oder der Vernetzung von Expertenwissen liegt. Ein Beispiel für die Auswahl einer Enterprise Search Lösung haben wir in diesem Blogartikel beschrieben. Die Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen sind ebenfalls entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Zudem sollten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien beachtet werden. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit des Tools, um zukünftige Anforderungen abzudecken.
Welche Fehler sollte man bei der Einführung eines Wissensmanagement-Tools vermeiden?
Ein häufiger Fehler ist die unklare Zielsetzung – ohne eine definierte Strategie wird das Tool oft nicht effektiv genutzt. Zudem kann eine schlechte Benutzerfreundlichkeit dazu führen, dass Mitarbeitende das System meiden. Ein weiterer Fehler ist das Fehlen einer regelmäßigen Pflege und Aktualisierung der Inhalte, was dazu führt, dass veraltete oder unvollständige Informationen die Qualität des Wissensmanagements beeinträchtigen.
Ebenso problematisch ist eine unzureichende Schulung der Mitarbeitenden – wenn das Team nicht weiß, wie das Tool effektiv genutzt wird, bleibt das volle Potenzial ungenutzt. Auch eine fehlende Integration mit bestehenden Systemen kann die Akzeptanz erschweren, da Mitarbeitende zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Schließlich sollte das Unternehmen sicherstellen, dass das Tool mit dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen skalierbar ist, um langfristig einen echten Mehrwert zu bieten.
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Wie implementiert man ein Wissensmanagement-Tool erfolgreich?
Die erfolgreiche Implementierung eines Wissensmanagement-Tools beginnt mit einer klaren Zielsetzung: Welche Probleme sollen gelöst werden? Danach folgt die Auswahl eines geeigneten Tools, das sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt. Entscheidend ist zudem die Schulung der Mitarbeitenden, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten. Langfristig sollte das System regelmäßig aktualisiert und optimiert werden, um seine Effektivität sicherzustellen. Um den Rahmen dieses Blogartikel nicht zu sprengen, haben wir hier die Best Practices zur organisatorischen Einführung sowie hier eine Checkliste zur Einführung einer Wissensmanagementlösung (im Beispiel einer Enterprise Search Lösung) ausführlicher ausgearbeitet.
Wissensmanagementtools in der Zukunft
Die Zukunft der Wissensmanagementtools wird stark durch Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung geprägt sein – Stichwort KI-Agenten. KI-gestützte Systeme können Inhalte automatisch analysieren, strukturieren und relevante Informationen schneller bereitstellen. Zudem werden Chatbots und virtuelle Assistenten verstärkt eingesetzt, um Mitarbeitenden den Zugriff auf benötigtes Wissen zu erleichtern. Cloud-Technologien ermöglichen zudem einen flexiblen und standortunabhängigen Zugang zu Wissen. Auch die Integration von Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) könnte das Wissensmanagement revolutionieren, indem komplexe Informationen visuell aufbereitet und interaktiv vermittelt werden.
Gerne unterstützen wir beim Einsatz von KI-basierten Wissensmanagementtools – stelle hier eine Kontaktanfrage an uns: