Jeder Mitarbeiter kennt es. Die frustrierende Recherche nach einer Information in der internen IT-Infrastruktur. Der Gedanke: „Da war doch mal was.“ Die Intuition: „Ich glaube, das liegt im SharePoint. Oder war es doch das Laufwerk? Mhmm, vllt war es auch ein Anhang in einer E-Mail. Wieder nicht. Dann frage ich mal lieber meine KollegIn – der/die wird es ja sicherlich noch wissen.“ Und dann steht diese Person vor dem gleichen Problem…
Inhaltsverzeichnis
Hast du dich wiedererkannt?
So oder so ähnlich laufen Suchprozesse im Unternehmen hundertfach ab. Und es ist einfach frustrierend. Laut einer Umfrage von uns aus dem Jahr 2022 suchen MitarbeiterInnen täglich zwischen 25 und 30 Minuten täglich nach unternehmensinternen Informationen täglich.
Laut einer Studie vom Büro Kaizen ist die digitale Suchzeit zudem in den letzten Jahren um 77% gestiegen. Diese Zahl wird in den nächsten Jahren bei dem aktuell exponentiellen Wachstum der Datenmengen weiter steigen.
Wie viel Zeit verbringen MitarbeiterInnen mit der unternehmensinternen Suche?
Einer Studie von SearchYourCloud zur Folge, dauert bei einem Drittel der MitarbeiterInnen die Suche nach einer Information zwischen 5 und 25 Minuten und nur eine von fünf Suchen findet das Ergebnis im ersten Versuch. Insgesamt benötigen die MitarbeiterInnen im Schnitt bis zu 8 Suchen, um die richtigen Informationen zu finden.
Für uns waren diese Zahlen Motivation genug, eine eigene Studie in einem Unternehmen mit 400 Mitarbeitern durchzuführen. Das sind die Ergebnisse von einer Auswahl der Fragen:
Wie schnell hast du nach deinem Onboarding zielstrebig Informationen in unserer Unternehmensstruktur finden können?
Abbildung 1: Prozentuale Verteilung der Antworten auf die Frage, wie schnell Mitarbeitende Informationen im Unternehmen selbstständig fanden.
Erkenntnis:
48% der befragten MitarbeiterInnen konnten nicht die richtigen Informationen finden, sondern mussten stattdessen Ihre KollegInnen von der Arbeit abhalten und diese nach den richtigen Informationen zu Fragen.
Des Weiteren gab nur eine der Personen an, die Informationen sofort gefunden zu haben
Problem:
Es wird nicht nur die eigene Arbeitszeit verschwendet, sondern zusätzlich auch noch Kollegen aus Ihren Aufgaben gerissen und abgelenkt, die sich anschließend wieder in Ihre vorherigen Aufgaben reindenken müssen.
Wie viel Zeit verbringst du täglich durchschnittlich damit, Informationen zu suchen, die für die Arbeit benötigt werden?
Abbildung 2: Wie viele Zeit verbringen Mitarbeiter nach eigener Aussage täglich mit der internen Suche
Erkenntnis:
70% der MitarbeiterInnen benötigen zwischen 5 und 30 Minuten pro Tag, um nach Informationen zu recherchieren, der Durchschnitt liegt bei 30 Minuten.
Problem:
Es handelt sich hierbei nur um verschwendete Arbeitszeit ohne wirklichen Mehrwert für den Kunden. Auch die MitarbeiterInnen wissen, dass Sie so Schwierigkeiten haben, Ihre Jahresziele zu erreichen.
Beschreibe bitte kurz eine Situation, in der du ein Dokument nicht gefunden hast: Um welches Dateisystem handelte es sich? Wie lange hast du gesucht? Was hast du gesucht?
Abbildung 3: Beschreibung einige alltäglicher Situationen, in denen MitarbeiterInnen einen Haufen Zeit verschwenden
- Nicht nur die Suche in einzelnen (verschiedenen) Systemen ist schwach, sondern eine Suche über verschiedene Systeme hinweg ist nicht vorhanden. Dies ist insbesondere schwierig, wenn mit der Zeit Ablagesysteme/Speicherorte geändert wurden.
- Es gibt nicht den einen Anwendungsfall. Es gibt verschiedenste Situationen, in denen MitarbeiterInnen frustriert sind, wenn Sie die Informationen mal wieder nicht selbstständig finden können. Daher werden hochspezialisierte Suchen ggü. allgemeingültigen Suchen immer das Nachsehen haben
- Es wurden regelmäßig Suchzeiten von 5-10 Minuten pro Information, teilweise auch länger genannt. Dies passiert teilweise mehrmals täglich
Welche Konsequenzen hat es für dich bzw. dein Unternehmen, wenn Dokumente bzw. Informationen nicht zuverlässig zu finden sind?
Abbildung 4: Frust und Zeitverschwendungen sind aus Sicht der Mitarbeiter die Hauptprobleme bei einer schlechten Informationsrecherche
- Den MitarbeiterInnen ist bewusst, dass Sie durch eine schlechte Informationsbereitstellung enorm viel Zeit verschwenden.
- Es führt zu viel Frust, welcher wiederum zu Fluktuation und MitarbeiterInnenunzufriedenheit führt
- MitarbeiterInnen wissen, dass Sie ineffizienter sind und so Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu erreichen.
Du möchtest alle Ergebnisse der Umfrage haben? Dann lade dir jetzt unser White Paper mit allen Ergebnissen der Studie herunter:
Übrigens kannst du die Umfrage auch in deinem Unternehmen durchführen. Einen mittlerweile überarbeiteten Fragebogen haben wir hier für dich erarbeitet. Diesen kannst du direkt nehmen, um die Werte für dein eigenes Unternehmen zu erarbeiten.
Was kostet es Unternehmen, nicht zu reagieren?
Aus der vorgestellten Umfrage geht sehr klar hervor, dass den MitarbeiterInnen sehr wohl bewusst ist, wie viel Zeit mit der unternehmensinternen Recherche verschwendet wird – sowohl für das Unternehmen als auch für den MitarbeiterInnen.
Aus dieser Problematik ergeben sich drei große Kernprobleme:
| Problematik | Konsequenz |
| Frustrierte MitarbeiterInnen | Anstatt Mit/Für/Am Kunden zu arbeiten, beschäftigen MitarbeiterInnen sich mit sich selbst und erreichen so ihre Ziele nicht. |
| Zeitverschwendung | Anstatt mehrwertbringenden Tätigkeiten nachzugehen, wird die Zeit mit Doppelarbeit verbracht. |
| Schlechte Entscheidungen | Wer nicht die richtigen Informationen findet hat eine schlechte Entscheidungsgrundlage und trifft somit schlechte oder sogar falsche Entscheidungen. |
Der Frust, der bei den MitarbeiterInnen aufkommt, ist durch die Umfrage klar zu sehen. In Zeiten von Fachkräftemangel sind frustrierte MitarbeiterInnen unnötige Gründe, um die MitarbeiterInnen zu verlieren.
Der „Eh-Da-Bias“
Viele Entscheider unterliegen einem “Eh-Da-Bias”. Ihnen ist bewusst, dass die MitarbeiterInnen da sind und einen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen verbringen. Da der MitarbeiterInnen aber „eh da“ ist, wird das Suchen fälschlicherweise als vernachlässigbar angesehen. Wenn jeder MitarbeiterInnen jeden Tag ein paar Minuten nach Informationen sucht, dann summiert sich die Zeit sehr schnell auf. Als weiterer Einfluss, der die genannte Verzerrung unterstützt ist, dass kein MitarbeiterInnen zum Vorgesetzten kommt und offenbart, dass er oder sie drei Stunden der Arbeitszeit jede Woche sucht, da das Risiko, dass ihm dies als persönliche Schwäche ausgelegt wird, viel zu groß erscheint.
Um die „gefühlte Wahrheit“ nicht nur auf die subjektiven Themen runterzubrechen, lässt sich aus den vorgestellten Daten ebenfalls ein Business Case rechnen. Dieser sieht folgendermaßen aus:
Tabelle 1: Berechnung der jährlichen Kosten durch hohe Suchzeiten im Unternehmen
Wie in der Tabelle zu sehen ist, haben wir die mittlere Zeit der Intervalle mit der absoluten Verteilung multipliziert, um die verschwendete Zeit an Stunden pro Tag bei 400 MitarbeiterInnen zu kalkulieren. Diese Zeit haben wir dann auf das Jahr hochgerechnet und mit einem kalkulatorischen Stundensatz von 65€ multipliziert. Dem Fakt, dass MitarbeiterInnen aufgrund von Krankentagen, Urlaub, Messebesuchen etc nicht ständig am Computer sind, haben wir mit einem Abschlag von 40% Rechnung getragen.
Somit verschwendet ein Unternehmen mit 400 MitarbeiterInnen ca. 1.400.000 € jedes Jahr, weil MitarbeiterInnen einen schlechten Zugriff auf Informationen haben. Als zusätzliche Kosten kommt die Unzufriedenheit, die MitarbeiterInnen erleben hinzu.
Im Folgenden ist – unter Annahme der gleichen Verteilung – die Kalkulation für andere Anzahlen von MitarbeiterInnen gezeigt:
| Betroffene MitarbeiterInnen [MA] | Monatlicher verschwendeter Aufwand |
| 50 | 14.375 € / Monat |
| 100 | 28.750 € / Monat |
| 200 | 57.500 € / Monat |
| 300 | 86.250 € / Monat |
| 500 | 143.750 € / Monat |
| 750 | 215.625 € / Monat |
Das geht mit amberSearch doch besser!
Als wir amberSearch gegründet haben, hatten wir primär ein subjektives Gefühl der bisher vorgestellten Zahlen. Doch mittlerweile haben wir diese mit Fakten unterlegen können.
Wie viel Potenzial steckt also in einer Lösung wie amberSearch?
amberSearch besteht aus 2 Komponenten:
- Der Suche (amberSearch) – damit sind MitarbeiterInnen in der Lage, Informationen „Google-like“ in ihren internen Systemen zu finden.
- Dem Chat (amberAI) – Damit können Mitarbeiter sich unternehmensinterne Informationen „ChatGPT-like“ aufbereiten lassen.
Bei unseren bisherigen Kunden schaffen wir es mit unserer Lösung, die interne Suchzeit um bis zu 40% zu reduzieren. Das ist natürlich der rein finanzielle Aspekt. Werte wie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, eine Weiterentwicklung der unternehmensinternen Prozesse hin zu zum Beispiel New Work unter der Berücksichtigung von KI oder qualitativ besseren Entscheidungen sind hier noch nicht berücksichtigt. Visualisiert man die Werte, die wir von unseren Kunden gespiegelt bekommen, dann kann man alleine durch die Suchzeit folgende Werte erreichen:
Abbildung 5: Zeigt die möglichen Einsparungen nur durch die Enterprise Search bei 400 Mitarbeitern
In Abbildung 5 ist sehr gut zu sehen, dass ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitern das Potenzial hat, 1.000.000 € einzusparen, wenn die Enterprise Search von Anfang an vollumfänglich eingesetzt wird.
Es gibt keinen Grund, noch zu warten.
Um die Anwendungsfälle von amberSearch noch greifbarer zu machen, werden wir in den nächsten Wochen verstärkt Inhalte auf unserem YouTubekanal hochladen.
Was wir feststellen, ist das gerade durch generative KI die Anwendungsfälle in Unternehmen so flexibel werden, dass man sich nicht mehr auf einen ganz spezifischen bzw. ausschließlichen Anwendungsfall fokussieren kann. Um die eigenen Anwendungsfälle herauszufinden, können wir nur empfehlen, sich einmal unsere Demo anzusehen oder gemeinsam mit uns zu analysieren, wo in deinem Unternehmen die Potenziale liegen. Gerne helfen wir dabei, diese Potenziale zu erkennen.
Damit jeder amberSearch einmal ausprobieren kann, haben wir in unserer Onlinedemo eine mittlere sechsstellige Anzahl an Dokumenten auf über 10 Systeme verteilt:
Alternativ kannst du dir hier direkt einen Termin buchen, dann schauen wir uns die Situation in deinem Unternehmen gemeinsam mit dir an: